Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Как правильно написать электронное письмо». Также Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте.
Первое, на что обращает внимание читатель, его отношение с человеком, который отправил письмо. Насколько хорошо он знает его, чтобы правильно уловить тон сообщения. Проанализировав отправителя, он посмотрит на используемые слова, профессионализм сообщения, пунктуацию и форматирование.
Огромные письма чаще всего говорят о наличии большого кол-ва нерешенных вопросов. Возможно имеет смысл провести скайп-конференцию или личную встречу, чем писать очень длинное письмо. Чем больше текста, тем выше шансы, что письмо не дочитают до конца или не вникнут должным образом.
Если письмо должно содержать вложенные файлы, то сначала необходимо прикрепить сами файлы, а потом писать письмо. Отсутствие вложения – самая частая ошибка и пустая трата вашего времени и собеседника.
Использование быстрой функции Reply (Response) на ответ полученных ранее писем
Иначе непонятно, кому вообще адресовано письмо, и выглядит оно невежливым. Если получателей несколько, перечислите по именам всех, от кого ждете ответа или действий. Человек может посчитать, что письмо к нему не относится, если адресовано всем. Обращаясь по имени, мы снимаем эту проблему.
\r\n\r\n
Говорите по делу
\r\n\r\n
Рабочее письмо — короткий жанр.
Сделайте по одному отступу после каждого абзаца и по два — после приветствия и перед подписью. Не вставляйте ссылки в середину текста — размещайте их в конце абзаца или письма, списком. Каждую ссылку поясняйте: на какой документ она ведет и зачем получателю переходить по ней. Старайтесь не злоупотреблять жирным шрифтом, курсивом и цветом.
ЭП используется как для пересылки сообщений внутри одной организации, так и для передачи сообщений между различными организациями, имеющими соответствующие аппаратные и программные средства.
Каждый активный пользователь интернета обязательно пользуется электронной почтой, потому что это очень удобно, быстро и просто.
Новый текст располагается в начале письма. Предыдущие исходные тексты пусть остаются в конце. Это противоречит правилам многих форумов. Однако, почта это не форумы. В форумах вся переписка сохраняется изначально. А в письмах почему-то исходные тексты часто удаляют. И сами письма зачастую не архивируются – почта всё-таки не безразмерная.
Будьте краткими и выражайте мысли по существу. Основной текст письма с первого абзаца должен притягивать внимание читателя не меньше, чем его Тема. Помните об ограниченном времени потенциального читателя. Начните с цели письма, она должна быть четко сформулирована в первом предложении.
Вы всегда должны быть вежливы и корректны в своих словах по отношению к собеседнику, вне зависимости от его стиля общения, должности или иных факторов.
Можно ли шутить в деловой переписке?\na) Можно, но очень аккуратно\nb) Чем больше шуток, тем лучше– все любят посмеяться\nc) Шутить можно только с очень хорошо знакомыми людьми\nd) Никогда!\n\nЖелаю вам успешно пройти тест и приобрести достойных друзей и партнеров по переписке. Ну , и Старайтесь быть вежливыми не только в письмах, но и в жизни.
Ниже мы рассмотрим поэтапное руководство для формирования электронного письма на английском языке, а также базовые фразы для применения в переписке.
Добавляйте сразу все ссылки и файлы
Получатель может понять текст по-разному, поэтому пишите максимально нейтрально, чтобы избежать двоякого толкования. Будьте вежливы и деликатны.
Многие начинают свой рабочий день именно с проверки почтового ящика на наличие новых сообщений. Но, к огромному сожалению, несмотря на распространенность этого метода обмена информацией, многие не умеют правильно использовать язык деловой переписки, принимая электронные письма за неформальный способ общения. Можно ли шутить в деловой переписке?\\na) Можно, но очень аккуратно\\nb) Чем больше шуток, тем лучше– все любят посмеяться\\nc) Шутить можно только с очень хорошо знакомыми людьми\\nd) Никогда!\\n\\nЖелаю вам успешно пройти тест и приобрести достойных друзей и партнеров по переписке. Ну , и Старайтесь быть вежливыми не только в письмах, но и в жизни.
Правила деловой переписки по электронной почте обязывают отправителя иметь узнаваемое электронное имя, которое должно нести в себе правдивые сведения об имени отправителя. Очень не лаконично и глупо выглядят официальные письма и обращения, когда в электронном адресе указаны неформальные выражения или слова, к примеру, электронный адрес «limon_petya».
Как правильно писать электронные письма. Этикет электронной почты
Если почтовый клиент не проверяет орфографию, а вы чувствуете, что с грамматикой не всё в порядке, то не поленитесь перед отправкой письма проверить текст в Word.
Такое письмо составляется в случае, если одна из сторон исполнила свои обязательства в рамках договора ненадлежащим образом: поставила товар плохого качества, завершила работы позже назначенного срока и т.п.
Кто из них, по-вашему, добьется результата? Такая же ситуация складывается в деловой электронной переписке– вся беседа может сорваться из за несоблюдения правил этикета.
Необходимо для того, чтобы прокомментировать отправления.\r\n\tРекомендательное письмо. Такой вид документа, как правило, делается руководителем своему бывшему сотруднику или ученику для предоставления на новом месте работы или учебы. Содержит отзыв о профессиональных компетенциях человека, его достижениях и успехах.
Кто из них, по-вашему, добьется результата? Такая же ситуация складывается в деловой электронной переписке– вся беседа может сорваться из за несоблюдения правил этикета.
Сделайте разные почтовые ящики для личной и деловой переписки. Иначе рано или поздно вы отправите контрагенту или коллеге по работе свою личную информацию, которой вовсе не намеревались делиться.
ЭП позволяет осуществлять обмен данными между средствами ЭВТ, анализ, обработку и хранение полученных и отправленных сообщений.
Это засоряет почтовый ящик и отвлекает получателя. Пожалуйста, отправляйте все вложения вместе. Если их слишком много, присылайте ссылку на файлообменник.
\r\n\r\n
Называйте понятно файлы и документы
\r\n\r\n
Называйте файл так, чтобы сразу было понятно, о чем он и к чему относится. Тяжело отличить в перечне изображений один IMG568909865 от другого IMG6789988901.
This covers remote monitoring, a service every 3 months, service engineer visits and the cost of all parts and labour.
Адрес и имя отправителя должны быть узнаваемыми. Поэтому когда заводите почтовый ящик, в графе имя отправителя всегда вписывайте свои имя и фамилию.
Обязательно заполняйте графу «Тема письма». Тема письма — это особый реквизит письма, наличие которого значительно облегчает работу с электронной корреспонденцией. Судьба письма очень часто зависит от его Темы, особенно если имя и адрес отправителя Вам ничего не говорят. Тема письма должна быть краткой – не более 50 знаков – и по существу.
После пишется краткая суть письма с ключевыми словами, по которым потом вы или получатель сможете найти это письмо при необходимости. Лучше всего использовать 2-3 общих слова и привязку к чему-то конкретному.
После слова или словосочетания приветствия следует обратиться к получателю по имени и отчеству, а в случае, если имя неизвестно отправителю, этот момент можно пропустить.
Их отправляют в ответ на инициативные письма.\r\n\tПисьма без ответа. Отправляются для того, чтобы партнер получил необходимую информацию. Ответ на деловое письмо такого рода обычно не пишется.\r\n\r\n\r\n\tПолучатель:\r\n\r\n\r\n\tЛичные. Отправляются на имя конкретного человека. Это может быть и начальник предприятия, и сотрудник отдела, и бухгалтер и т.д.\r\n\tГрупповые или обезличенные.
Такой тип делового письма посылается с целью оповещения о каком-то событии, изменении обстоятельств сотрудничества или для того, чтобы проинформировать потенциального партнера о своих товарах и услугах.
Через электронную почту проходят 300 миллиардов сообщений в день. Некоторые исследования показывают, что 80% этих сообщений являются спамом.
Изменять тему письма в процессе переписки (ответы на последующие письма данной темы) не рекомендуется, так как многие почтовые системы ведут группировку писем по темам.
Сначала определите, какие типы сообщений лучше всего отправлять по электронной почте. После того как вы установили, что электронная почта является лучшим способом, подумайте, кому это сообщение действительно необходимо. Сколько человек должно его получить? Обладают ли участники переписки всей необходимой информацией, чтобы уловить суть вашего сообщения?
Письмо-напоминание может иметь вид просьбы.\r\nЧитайте нашу статью\r\n «Сторителлинг в бизнесе: истории, примеры, техники, книги».\r\n\r\n\r\n\tПисьмо-подтверждение является разновидностью некоммерческого делового письма. Оно отправляется для того, чтобы уведомить человека\/компанию о том, что их пакет\/посылка\/документы получены, договоренности в силе и т.д.
И, наконец, оцените, что выгоднее и сэкономит вам время: лишний раз позвонить по телефону и какие-то вопросы решатся быстрее, или долго набирать текст электронного письма для необходимости документального подтверждения взаимодействия.
Подробности – укажите ту информацию, на которую получатель должен обратить внимание, выделите все важные нюансы. Возможно, вы ожидаете обратной связи, или вам срочно необходимо получить от человека документ.
Не вставляйте в письмо мелкие подробности – для этого служат вложенные файлы или ссылки на полезные материалы с комментариями в тексте. Если же необходимо послать вложенный архивированный файл rar или zip, предупредите об этом в тексте послания (чтобы не подумали, что это вирус).
Обязательно указывайте ее, чтобы проще работать с письмами. Формулировка темы должна быть информативной. Получатель не поймет, что ему предлагают, если письмо назвать «Сотрудничество», «Фотографии», «Оно». Тема есть, но она бесполезна.
Обязательно пишите приветствие, состоящее из приветственного слова и имени получателя, перед основным текстом письма. Некоторые пользователи считают, что приветствие в электронном письме не нужно писать, поскольку это якобы бессмысленный пережиток бумажной почты, что оно не несёт в себе никакой значимой информации и содержит лишь дежурные слова.
We have not encountered any problems with the machinery but there are still some minor issues with the delivery system.
Экономьте время свое и чужое – пишите кратко, но отвечайте на все поставленные вопросы в электронном письме с использованием разумного цитирования. Сокращайте длинные цитаты, оставляя главную мысль, ваш ответ не должен быть намного короче цитаты. При полном цитировании ваш текст должен быть вначале письма.
Блоки информации, относящиеся ко всем получателям, необходимо размещать в начале письма. Адресованную информацию лучше писать последовательно в порядке обращения к получателям.