Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Должностные обязанности помощника руководителя предприятия». Также Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте.
Требования. Высшее образование, опыт аналогичной работы от двух лет, представительный внешний вид, знание иностранного языка (при необходимости), хорошие организаторские способности, в том числе навыки организации переговоров, умение самостоятельно принимать решения.
Она в основном выглядит следующим образом:
- действующее законодательство РФ;
Должностная инструкция составлена с учетом специфики должности, устанавливает круг обязанностей. Она должна отражать фактически выполняемую помощником руководителя работу.
- внутренние документы:
- устав организации, распоряжения руководства, правила внутреннего распорядка и поведения.
Что входит в обязанности помощника гендиректора?
Принципы представительства в государственных органах, органах местного самоуправления, сторонних организациях.
Он может сопровождать переговоры, в которых участвует начальник — и не только в техническом аспекте, но также и подключаться к соответствующим диалогам, высказывать мнения, советы.
Вступать во взаимоотношения с подразделениями сторонних учреждений и организаций для решения вопросов, входящих в компетенцию помощника руководителя .
Должностная инструкция помощника директора
Притом что к определённому моменту вы можете накопить значительный опыт и знания, связанные с руководством тем бизнесом, которым занимается ваша фирма, вряд ли наступит момент, когда вам, в понимании большинства – секретарю, предложат занять кресло заместителя начальника или даже его полноценного партнёра.
Нарушение трудовой дисциплины, техники безопасности, правил внутреннего трудового распорядка, противопожарной защиты.
Требования к его квалификации и компетенции могут быть очень высокими. Какова специфика должности, о которой идет речь? Каковы типичные права и обязанности помощника руководителя в российской компании?
Образец типовой должностной инструкции помощника руководителя
Должностная инструкция помощника руководителя создается для упорядочивания трудовых взаимоотношений. В документе обозначены функциональные обязанности, ответственность, права сотрудника.
Помощник руководителя, как правило, работает не за плату, а за идею, и наличие преданности является самой ценной чертой.
Направлять запросы в подразделения организации (по поручению руководителя или по личной инициативе) на получение документов, необходимых для выполнения его должностных обязанностей.
Соискатель на место в приемной должен обладать определенными особенностями характера, которые ему пригодятся при исполнении обязанностей помощника:
- Стрессоустойчивость – именно помощник первый примет на себя недовольство начальства или услышит ропот подчиненных.
- Функциональность – ассистент должен уметь выполнять и контролировать несколько процессов одновременно.
- Позитивность – такой специалист должен всегда излучать позитив, так как ему нередко приходиться общаться с компаньонами и деловыми партнерами.
- Оптимизм – помощник обязан в любых неприятностях видеть перспективу и не бросать незаконченное дело.
- Способность к обучаемости – стремление к новым познаниям и скрупулезность при изучении рабочего процесса обязательны.
Нарушение правил внутреннего трудового распорядка, правила противопожарной безопасности и техники безопасности, установленных в Учреждении.
Занимающий эту должность на практике, может быть:
- фактически его заместителем и подчиняться непосредственно руководителю и только ему. Он часто имеет в подчинении других сотрудников;
- личным помощником. Он выполняет работу секретаря и находится в приемной, относится тоже к специалистам. При этом он подчиняется не только руководителю, но и руководителю кадровой службы в части функций секретариата.
Требования. Высшее образование (профильное), аналогичный опыт работы от двух лет, знание иностранного языка (при необходимости), знания и опыт в сфере деятельности компании, ответственность, инициативность. Очень важно для этого сотрудника отсутствие излишних амбиций, так как руководитель будет пользоваться плодами его многочасовой, кропотливой работы и присваивать все лавры себе.
Основные требования к помощнику с организационно-административными функциями:
- выполнять требования трудового договора, должностной инструкции;
- знать правила корпоративного этикета и делового общения;
- знать досконально документооборот, ведение отчетной документации и структуру организации;
- грамотно вести деловые переговоры;
- уметь оформлять важные документы;
- информировать руководителя в области подачи важных отчетов;
- работать на ПК, пользоваться техникой в офисе (сканером и принтером) для выполнения своих прямых обязанностей;
- желательно знание иностранных языков (на уровне общения);
- уметь составлять типовые соглашения.
Заведующий личными делами руководителя. Данный тип личных помощников встречается реже остальных. Может быть востребован как в небольших, так и в крупных компаниях.
Техническое обеспечение работы руководителя: заказ билетов, транспорта; организация переговоров, встреч.
Нормативные правовые акты, регламентирующие приоритетные направления развития соответствующей отрасли экономики.
На должность помощника руководителя назначается лицо, имеющее высшее образование и стаж аналогичной работы от одного года.
Предпочтительный возрастной интервал кандидата на должность помощника руководителя во многих организациях — 18-35 лет. Но, безусловно, есть предприятия, которые особенно ценят опыт сотрудника, и потому охотно берут людей гораздо старше.
Запрашивать по поручению непосредственного руководителя и получать от других работников организации необходимую информацию, документы, необходимые для исполнения поручения.
Общие требования к помощнику руководителя
Вносить на рассмотрение своего непосредственного руководителя предложения по организации труда в рамках своих трудовых функций.
Общие положения
1. Помощник руководителя назначается и увольняется по решению руководителя организации.
второй
Помощник директора подчиняется непосредственно руководителю компании.
3. Если Администратор-помощник отсутствует, его права и обязанности передаются другому должностному лицу, указанному в распоряжении Организации.
4. Лицо с высшим образованием и один год аналогичной работы назначается помощником помощника.
Заведующий ассистентом отвечает за его деятельность:
- законодательство Российской Федерации;
- Правила внутреннего трудового права, Устава и других нормативных актов общества;
- заказы и команды управления;
- это описание работы.
Основным требованием является наличие профильного образования средне специального или высшего, оптимальный вариант – администрирование и юриспруденция.
Основное назначение:
- помощь руководителю в его повседневной деятельности;
- максимум информации об обязанностях, функциях, требованиях к сотрудникам;
- в случае судебного разбирательства, будет легче доказать не соответствие занимаемой должности;
- отсутствие в договоре подробной информации об особенностях функций и прямых обязанностях того или иного сотрудника;
- позволяет соискателю на должность дать обоснованный отказ в связи с несоответствием предъявляемым требованиям к должности;
- позволяет разграничить обязанности между работниками организации;
- позволяет оценивать деятельность каждого работника;
Прописываются условия зачисления в штат, процедура увольнения, субординация в организации, правила подмены помощника при его отсутствии.
Так, например, право подписи и визирования тех или иных документов возникает в связи с необходимостью периодической работы с таковым источниками. Пример иного права сотрудника на соответствующей должности — запрашивать от непосредственного руководства, а также от других специалистов фирмы, необходимую информацию для включения в документы.
И ещё один минус – зачастую невысокое мнение окружающих о представителях этой профессии. Для большинства помощник руководителя – секретарь, «тень», девочка на побегушках, и отношение к нему соответствующее, хотя во многих случаях его функции могут быть шире, чем у руководителей отделов, и руководители обязаны ему подчиняться.
Секретарь руководителя. Подходит руководителям компаний с численностью до 25 человек. Этот человек совмещает функции секретаря руководителя с функциями секретаря компании. Для руководителя выполняет лишь отдельные простые задачи (например, встречает посетителей, предлагает им напитки, печатает письма, обрабатывает корреспонденцию).
С учетом специфики работы самой организации и особенностей работы помощника, предлагаемый перечень полномочий, прав может быть изменен, значительно расширен или, наоборот, сокращен.
Следующий ключевой раздел инструкции – «Должностные обязанности». Какова его специфика? В данном разделе фиксируются главным образом функциональные обязанности помощника руководителя.
Помощник в этом случае может отвечать за презентации, которые подготовил руководитель, или же за имиджевую составляющую участия в мероприятии своего начальника. Можно отметить, что в трудовых книжках должность помощника руководителя чаще всего обозначается именно как «секретарь».
Таким образом, уже на уровне локального источника права компания может зафиксировать тот факт, что человек на рассматриваемой должности — не менеджер (не замдиректора).
Итак, мы изучили специфику такой должности, как помощник руководителя, обязанности и требования, характеризующие данную позицию в структуре кадров предприятия.
Суть работы личного помощника состоит в том, чтобы, зная специфику и особенности деятельности своего руководителя, брать значительную часть его работы на себя.
Ведет делопроизводство, принимает корреспонденцию, поступающую на имя директора, систематизирует ее и докладывает ему о результатах выполнения принятых решений.
Помощник директора подчиняется непосредственно [наименование должности непосредственного руководителя в дательном падеже] Образовательного учреждения.
В свою очередь, если в компетенции помощника руководителей будут входить некоторые менеджерские функции, то перечень требований в этом случае будет больше, а должностные обязанности предполагать более высокий уровень квалификации кандидата на должность секретаря.
Подготовка заседаний, встреч, совещаний, проводимых руководителем. Сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени, месте их проведения, повестке дня.
Описание задания помощника-менеджера создается для редактирования отношений. Документ определяет функциональные обязанности, обязанности, права работников.