Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Перечень для номенклатуры дел 2018». Также Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте.
Таким образом, документ «Номенклатура дел» позволяет достичь сразу нескольких целей:
- он учитывает все дела, которые ведутся на предприятии,
- группирует их в зависимости от типа или принадлежности,
- обеспечивает их сохранность и быстрый поиск при необходимости,
- определяет правила формирования дел, в зависимости от их сути или хронологии.
Сроки хранения для бухгалтерских, налоговых и кадровых документов в 2019 году разные. Первичку по бухучету хранят четыре года, но если ее используют для расчета налогов, то срок увеличивают до пяти. Скачайте таблицы со списками частых документов, а с помощью сервиса определите, какие бумаги можно выбросить.
Сроки хранения установлены в Налоговом кодексе РФ, Федеральных законах от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ, от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ, а также в перечне «первички», утвержденном приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 г. № 558. Проверить, можно ли выкидывать документы, поможет наш сервис.
Номенклатура дел эколога предприятия
На частные фирмы действие данного НПА в общем случае не распространяется (только если они используют государственные документы). Но на практике многие частные фирмы все же следуют соответствующим правилам.
В номенклатуре по требованиям Росархива обязательно указываются сроки хранения дел. Это позволяет фирме отслеживать, обеспечивается ли предусмотренная законом сохранность документов в течение установленных сроков.
Номенклатура дел отдела кадров систематизирует документацию по личному составу и значительно облегчает ее поиск.
Документооборот подразумевает под собой включение всех заголовков дел на протяжении года. Каждая графа сама по себе очень важна и несет определенную информационную нагрузку.
Документы, которые необходимы для расчета налогов, организация должна хранить четыре года. Это относится ко всем документам бухгалтерского и налогового учета, в том числе и к документам электронных систем документооборота между банком и клиентам.
Опись дел создается одновременно с образованием нового экономического субъекта, то есть номенклатура дел должна быть разработана и утверждена вместе с созданием учреждения. Утвержденный документ подлежит ежегодному анализу, то есть при необходимости учреждение корректирует действующий список дел и с нового года применяет уже измененный приказ.
Как определить, на какой срок ориентироваться, подсказали в Минфине. Четыре года применяют к регистрам налогового учета, счетам-фактурам, книгам покупок и продаж и т.д. То есть ко всем документам, которые необходимы, чтобы рассчитать налоги. Чтобы решить, какие документы уже точно можно ликвидировать, определите, сколько лет они лежат в архиве.
На сотрудников, которые составляют бумаги, возлагается обязанность по сохранению их в надлежащем состоянии и последующей сдаче в архив для хранения.
Принцип обязательности организации сохранности документов в компании закреплен в статье 17 закона «Об архивном деле» от 22 октября 2004 года № 125-ФЗ. Нормы этой статьи распространяются на организации любой формы собственности, если речь идет о сохранности архивных документов, к которым, в частности, отнесены и документы по личному составу.
Скачать таблицу сроков хранения документов в организации в 2019 году
Обеспечение сохранности кадровых документов в течение установленных законом сроков — одна из ключевых задач кадровика. И использование номенклатуры может способствовать ее решению.
Номенклатура дел организации — сформированный по утвержденной форме перечень статей хранения документов, которые заводятся компанией либо иным учреждением в период своей занятости с отображением конкретных сроков хранения.
Так, в младшем звене важно привить элементарные знания о нравственных формах поведения, коммуникативные навыки.
Чем больше компания, тем выше документооборот в отделе кадров. Но и в небольших организациях уже на этапе приема нового сотрудника на работу от него требуется определенный набор документов, формирующий личное дело. Опять же чем дольше работает компания, тем больше скапливается документов, подлежащих длительному хранению.
Типовая номенклатура составляется для нескольких однотипных организаций. В примерной номенклатуре указывается примерный состав дел, которые могут в нее попасть. А индивидуальная номенклатура учитывает специфику деятельности конкретной организации и составляется под реальный документооборот.
Составление номенклатуры дел — это часть архивной работы. Она применяется для хранящихся документов. Поэтому нормативные акты, которые регламентируют этот процесс, имеют прямое отношение к деятельности архивов.
Несмотря на несколько «громоздкое» название, данный документ имеет довольно простую и понятную структуру. На сегодняшний день нет его унифицированного образца, поэтому предприятия могут писать его в произвольной форме, добавляя необходимые разделы и пункты. При этом существуют некоторые сведения, которые должны быть в нем обязательно:
- наименование организации,
- номер и дата составления,
- перечень документов,
- подписи ответственных лиц.
Процесс организации документооборота детально прописан в Основных правилах работы архивов, утвержденных решением Коллегии Росархива от 6 февраля 2002 года. Эти правила обязательны для всех государственных учреждений, а для остальных — в части организации хранения документов, отнесенных к категории государственной собственности.
Ведение документа может находиться в компетенции делопроизводителя, секретаря, сотрудника/руководителя отдела канцелярии или архива, кадровика – все зависит от распределения должностных обязанностей в организации. Но в любом случае, после составления номенклатура передается на подпись руководителю компании.
Для работников, направленных в командировки в районы Крайнего Севера и приравненные к ним местности — 75 л.
В небольших фирмах документооборот может быть настолько мал, что для его учета не нужны ни отдельный человек, ни регламентация. В крупных компаниях вести делопроизводство «на коленке» невозможно.
Следующая задача кадровика — провести экспертизу ценности используемых в документообороте источников.
Если фактические сведения об организации не указывается в примерной номенклатуре, то их нужно предоставить в обязательном порядке. Зачастую, в примерной документации не указывается основные сведения внутри организации.
Номенклатура дел организации — это специальный перечень дел (форм, бланков, кадровой документации), заводимых в учреждении в процессе его деятельности, составленный по определенной структуре, в которой указываются сроки хранения документации. Данный вопрос регламентирован в законе № 125-ФЗ от 22.10.2004 и основных правилах работы госархивов (06.02.2002).
Порядок составления и утверждения номенклатуры дел
Если говорить простыми словами, то номенклатура дел — это систематизированная опись документации (отчетов, приказов, табелей, выписок, справок и прочих бумаг), которые образуются в деятельности организации. Отметим, что организационно-правовая форма, вид деятельности и структура учреждения напрямую влияют на состав необходимой документации.
Итоговая запись удостоверяется подписью нотариуса либо работника, ответственного за ведение архива и подготовку номенклатуры дел.
Данная типовая номенклатура дел в учреждении наглядно демонстрирует структуру составления номенклатуры, где указаны сроки хранения документов в школе.
Типовая номенклатура составляется для нескольких однотипных организаций. В примерной номенклатуре указывается примерный состав дел, которые могут в нее попасть. А индивидуальная номенклатура учитывает специфику деятельности конкретной организации и составляется под реальный документооборот.
Коммерческие компании ее могут использовать или нет. А вот бюджетные учреждения и органы власти законодательство обязывает составлять номенклатуру дел при отправлении документов в государственный архив.
Срок может быть и еще больше. Он увеличится, если компания списывает в налоговом учете убытки прошлых лет. Бумаги, которые эти убытки подтверждают, храните столько , сколько будете переносить убыток на будущее. К этому периоду прибавляйте еще четыре года.
Каждая организация в процессе своей работы накапливает огромное количество разнообразных документов. Для того, чтобы их систематизировать, «разложить по полочкам» существует специальный документ под названием «Номенклатура дел».
Что такое номенклатура дел и для чего она нужна организации?
Графа 3 «количество частей (томов)» заполняется в индивидуальной номенклатуре дел по окончании календарного года. Дела, состоящие из нескольких томов, имеют общий индекс. На обложке каждого тома указывается его порядковый номер.
Номенклатуру, как правило, разрабатывают и утверждают на год. На основе данного документа составляются описи дел. Использование номенклатуры позволяет быстро находить не только текущие дела, но и успешно работать с документами с большим сроком хранения. Данный документ особенно важен при передаче дел в архив, а также при отборе их для уничтожения.
Полезная информация на тему: «Примерная номенклатура дел общеобразовательного учреждения», собранная из сети и предоставленная в удобном для чтения виде. По всем вопросам — обращайтесь к дежурному юристу.
Исключение составляют печатные издания, к которым в числе прочего относятся книги и журналы учета, а также различного рода заявления сотрудников, внутренняя переписка между отделами и т.п. Дела, заведенные в профсоюзе, при условии, что он зарегистрирован как отдельное юридическое лицо, в номенклатуру дел организации включать тоже не нужно.
Сроки хранения документов в 2019 году: скачать таблицу
Ко второй относятся в основном нормативные акты предприятия, используемые на протяжении всей его деятельности. Сроки определяются на основе перечня, который разрабатывается для каждой отрасли или группы организаций отдельно.
Но даже если фирму теоретически устраивает ведение оборота кадровых документов вне системного подхода, в определенных случаях ей придется систематизировать его исходя из требований законодательства.
Отметим, что утвердить образец (номенклатура дел организации 2019) обязательно для всех государственных и муниципальных учреждений. Помимо организаций госсектора, вести номенклатуру обязаны все компании, которые сдают документацию в государственные архивы. Например, негосударственные фирмы в части отчетности и делопроизводства по эксплуатируемой государственной собственности.
Уточнение номенклатуры дел на следующий год
Функцией образовательного учреждения считается систематизация документации, образовавшиеся за определенный период времени.
Документы (протоколы, доклады, стенограммы, постановления, резолюции, перечни участников и др.) о проведении общих, отчетно-выборных конференций, собраний, пленумов, бюро, советов и др.
В дела помещается один экземпляр правильно оформленных документов, заверенных необходимыми подписями, печатями, датированных. Приложения к документам, как правило, формируются вместе с документами, к которым они относятся, следуя за основным документом.