Аренда автомобиля у сотрудника налогообложение 2022 страховые взносы

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Аренда автомобиля у сотрудника налогообложение 2022 страховые взносы». Также Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте.

Содержание

1. Нужно ли удерживать страховые взносы с аренды автомобиля?

2. Все про учет арендованных авто: от налогов до первички и проводок

3. Аренда автомобиля у сотрудника

3.1. Подотчетные суммы и страховые взносы

4. Аренда автомобиля у сотрудника — налогообложение в 2020-2021 годах

5. Как оформить использование личного автомобиля работника в служебных целях

6. Компенсация за использование личного автомобиля

7. Как компенсировать удаленному сотруднику использование личного имущества

8. Аренда автомобиля у сотрудника страховые взносы

Арендатору-юрлицу потребуется отобразить операцию по аренде автомобиля с экипажем в бухгалтерском учете. Для этого пригодятся такие проводки:

Дт 26 Кт 76 — затраты по аренде авто;
Дт 26 Кт 69 (субсчет расчетов по ОПС) — начисление взносов на ОПС от суммы оплаты за услуги по управлению и техобслуживанию авто;
Дт 26 Кт 69 (субсчет расчетов по ОМС) — начисление взносов по ОМС от суммы оплаты за услуги по управлению и техобслуживанию авто;
Дт 76 Кт 68 (субсчет расчетов по НДФЛ) — удержан НДФЛ с общей суммы платы за аренду авто с экипажем;
Дт 76 Кт 51 — произведено перечисление арендодателю платы по договору аренды за вычетом НДФЛ;
Дт 69 (субсчет расчетов по ОПС) Кт 51 — произведено перечисление взносов на ОПС;
Дт 69 (субсчет расчетов по ОМС) Кт 51 — произведено перечисление взносов на ОМС;
Дт 68 (субсчет расчетов по НДФЛ) Кт51 — оплачен налог с доходов физлиц.

О том, как НДФЛ по аренде отразится в отчете 6-НДФЛ, читайте в статье «Отражение аренды у физлица в форме 6-НДФЛ (нюансы)».

Нужно ли удерживать страховые взносы с аренды автомобиля?

Договоры аренды транспортных средств делятся на 2 типа: авто предоставляется с экипажем и без него. Правовая природа этих 2 типов договора аренды транспортных средств различна, поскольку при передаче автомобиля в аренду с экипажем возникают 2 вида правоотношений: передача транспортного средства (имущества) во временное платное пользование и установление трудовых отношений с владельцем автомобиля в части оказания услуг по управлению авто и проведению его технического обслуживания.

Ввиду наличия правоотношений, связанных с выполнением трудовых обязанностей, арендатору следует уплатить страховые взносы. При этом страховые взносы на ОПС и ОМС должны удерживаться в обязательном порядке, но с той суммы, которая идет на оплату труда водителя (экипажа) транспортного средства. Оплата страховых взносов на ОСС по травматизму производится только в том случае, если об этом прямо упомянуто в договоре аренды.

Начисление страховых взносов по договору аренды транспортного средства без экипажа не производится, потому что отсутствует объект обложения взносами по обязательному страхованию.

Что касается уплаты страховых платежей в страховую компанию (ОСАГО — обязательно, КАСКО — по желанию), то по умолчанию эти платежи осуществляет арендодатель. Однако в договоре можно предусмотреть уплату таких платежей арендатором, если это не будет противоречить законодательству.

В соответствии с пп. 10 п. 1 ст. 264 НК РФ арендные платежи за арендуемое имущество относятся к прочим расходам, связанным с производством и реализацией, без ограничения.

Почему хозяйствующие субъекты предпочитают заключать именно договор аренды транспортного средства без экипажа? Данный договор подразумевает предоставление ТС во временное владение и пользование без оказания услуг по управлению им и его технической эксплуатации (ст. 642 ГК РФ). В этом его отличие от договора аренды транспортного средства с экипажем (фрахтования на время), согласно которому арендодатель предоставляет арендатору ТС за плату во временное владение и пользование и оказывает своими силами услуги по управлению им и по его технической эксплуатации (ст. 632 ГК РФ).

То есть если арендодатель – физическое лицо, во втором случае договор подразумевает оказание этим лицом услуг арендодателю, в результате чего возникает объект обложения страховыми взносами.

Договор аренды транспортного средства без экипажа сам по себе не требует от арендодателя оказания каких-либо услуг, поэтому и базы для обложения страховыми взносами нет.

Итак, в подобной ситуации (когда сданным организации в аренду транспортным средством управляет сам же собственник этого имущества) целесообразнее заключать договор аренды транспортного средства с экипажем, что, надо признать, и отразит фактические взаимоотношения арендатора и арендодателя. При этом важно непосредственно в договоре показать по отдельности суммы арендной платы за ТС и услуг по управлению им.

Отметим, что в рассмотренном деле № А53-27263/2016 организация в итоге все-таки признала, что договор, по сути, является договором аренды транспортного средства с экипажем, и предложила облагать страховыми взносами лишь часть предусмотренной каждым из договоров суммы. Но поскольку эта часть в самих договорах не была обозначена, судьи решили, что облагаться страховыми взносами должна вся сумма договора.

Хотя имеется Постановление АС ВВО от 22.01.2016 № Ф01-5656/2015 по делу № А43-8503/2015, в котором при отсутствии указанного разделения в договоре аренды транспортного средства с экипажем было вынесено решение в пользу плательщика взносов. Раз нет выделенной стоимости услуг в общей стоимости договора, то нет и базы для обложения страховыми взносами – так рассудили арбитры. А в Постановлении АС ЗСО от 06.02.2017 № Ф04-7008/2017 по делу № А27-15074/2016 говорится: порядком исчисления страховых взносов не установлено если договором аренды предусмотрена единая цена, страховые взносы исчисляются с полной цены договора. Не предусматривает при заключении подобных договоров разделение арендной платы на составляющие и ГК РФ (Постановление ФАС ПО от 15.01.2013 по делу № А65-16395/2012).

Тем не менее, в свете сказанного в Определении ВС РФ от 30.10.2017 № 308-КГ17-15395 становится рискованным для плательщиков страховых взносов и далее избегать такого разделения. Позиция арбитражных судов может измениться.

Впрочем, высшие судьи ничего не решили по поводу того, каким должен быть размер этих составляющих относительно друг друга, да они и не вправе это делать. Следовательно, арендодатель и арендатор сами решают, какую сумму указать в договоре в качестве платы за услуги по управлению транспортным средством.

Гражданский Кодекс РФ в ст. 606 разрешает предоставлять свое имущество, в том числе и автотранспортное средство, во временную эксплуатацию или владение и оформлять это соответствующим договором. Поскольку автомобиль – это движимое имущество, нотариально заверять или регистрировать у государства такой договор нет необходимости.

ВАЖНО! Не имеет значения, на какой срок и с какими особенностями заключается договор аренды – его надо оформлять исключительно в письменном виде.

Сроки действия такого договора могут быть лимитированы, но чаще их не прописывают, и срок действия остается неопределенным (ст. 610 ГК РФ).

Аренда ТС с экипажем (фрахт) предусматривает со стороны арендодателя не только предоставление автомобиля, но и оказание услуг по управлению, ремонту, техническому обслуживанию, хранению и т.п. (ст. 632 ГК РФ).

Члены экипажа являются представителями арендодателя – его работниками. На время действия договора они должны будут выполнять распоряжения арендатора, касающиеся коммерческого применения арендованного транспортного средства. Особенности оплаты их услуг изложены в договоре: если этот пункт пропущен, по умолчанию, членам экипажа платит арендодатель, поскольку их работодателем является именно он.

Аренда автомобиля без экипажа не предусматривает оказания дополнительных услуг, предоставляется в использование только сама автомашина (ст. 642 ГК РФ).

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Если работодатель заключил договор аренды авто со своим сотрудником, это значит, что машина нанята без экипажа, ведь сотрудник не может быть работодателем самому себе.

НДС принимается арендатором к вычету, если соблюдены следующие условия:

арендодатель предъявил счета-фактуры с выделенным НДС;
автомобиль применяется для действий, облагаемых данным налогом;
есть приемочный акт на автомобиль.

Налог на прибыль с аренды автомобиля учитывается в последний день отчетного периода по данному налогу. Иными словами, арендные платежи в качестве расходов уменьшают налоговую базу. Они входят в «Прочие расходы по производству и реализации», если организация применяет метод начисления.

НДФЛ отчисляется у сотрудника, если он сдал в аренду авто своему работодателю, который сам является его налоговым агентом. Он отчисляет 13% с получаемой арендной платы. Если личный автомобиль сдан в аренду другой организации, а не своему начальству, отчислять 13% должен «родной» работодатель.

Хозяин машины, которую предприятие зафрахтовало, сам обслуживает ее и несет сопутствующие расходы, потому что по факту он как бы временно становится сотрудником предприятия. Оно, в свою очередь, своевременно вносит арендную плату и чаще всего оплачивает расходы на топливо, потому что без него машина не сможет функционировать. Эти затраты и ложатся в основу учета налогооблагаемой базы.

НДС платится по такой же схеме, как и при аренде без экипажа.

НДФЛ в обычном размере 13% удерживается, только если машина принадлежит физическому лицу. Если она в собственности у организации, НДФЛ с зарплаты водителя не платится. То же касается страховых взносов – они удерживаются только при аренде у физлиц.

Налог на прибыль, если владелец авто – физлицо, делится на две группы: расходы на аренду автомобиля и затраты на оплату услуг водителя. Арендные платежи учитываются так же, как если владелец – юрлицо либо автомобиль арендуется без экипажа. А вот плата шоферу может быть признана расходом по-разному:

если водитель – не сотрудник организации, это будут затраты на оплату труда;
если хозяин машины работает в фирме и «шоферит» на нее свободное время, это будет «прочий расход по реализации и производству».

По новой редакции закона «О ККТ» от 22.05.2003 № 54-ФЗ, расчетом считается получение и выплата денежных средств наличными деньгами или в безналичном порядке за товары, работы, услуги (абз. 20 ст. 1.1 закона 54-ФЗ), и применение ККТ при осуществлении расчетов обязательно всеми организациями и ИП (п. 1 ст. 1.2 закона 54-ФЗ). Таким образом, при перечислении денежных средств сотруднику в счет внесения арендной платы по договору аренды ТС организация должна пробить кассовый чек.

Исключение, действовавшее до 01.07.2019, — если оплата произведена в банке через кассира-операциониста (п. 4 ст. 4 закона от 03.07.2018 № 192-ФЗ). Однако стоит сделать ремарку о том, что трактовка положений закона 54-ФЗ разнообразна. До сих пор эксперты и специалисты ФНС и Минфина не пришли к единому мнению о необходимости пробивать чек по договорам ГПХ. На данный момент безопаснее пробить чек, особенно если предприятие уже применяет онлайн-кассы.

Арендодателем может выступать физическое лицо, зарегистрированное как ИП. Вопрос налогообложения при аренде автомобиля с экипажем у ИП полностью снимается с организации-арендатора. Налог с дохода от аренды платит ИП в соответствии с применяемой им системой налогообложения. Что касается страховых взносов в части оплаты услуг по управлению транспортным средством, то и здесь ИП уплачивает их самостоятельно в фиксированном размере в рамках своей предпринимательской деятельности, если он сам является водителем. В случае наличия наемного персонала на этой должности ИП уплачивает страховые взносы в общем порядке как работодатель.

Расходы по аренде авто у ИП организация-арендатор признает в том же порядке, что и по аренде авто у физического лица.

Все про учет арендованных авто: от налогов до первички и проводок

При аренде авто у ИП без экипажа налогообложение следующее: налог с дохода и страховые взносы уплачивает сам ИП в рамках своей предпринимательской деятельности.

То же самое относится и к вопросу признания затрат на аренду у арендатора: ситуация аналогична предыдущим рассмотренным случаям. Можно признать экономически оправданные и документально подтвержденные затраты, а при УСН — входящие в список разрешенных затрат.

Стоит отдельно проговорить момент онлайн-касс. Согласно закону 54-ФЗ чек необходимо пробивать при расчетах между юридическими лицами и ИП в случае расчетов наличными деньгами или банковской картой. Таким образом, при оплате аренды авто предпринимателю наличными или переводом с карты на карту необходимо пробить кассовый чек. Если есть желание избежать использования кассовой техники, необходимо оплачивать аренду безналом — переводом денежных средств с расчетного счета организации-арендатора на расчетный счет предпринимателя-арендодателя.

Налогообложение сдачи в аренду автомобиля у ИП происходит следующим образом: предприниматель платит налог с дохода (НДФЛ или налог при УСН) от сдачи автомобиля в аренду согласно своей системе налогообложения (если он применяет ОСНО, то необходимо еще заплатить НДС), а также фиксированные страховые взносы за себя.

Если же заключен договор аренды автомобиля с экипажем — налогообложение меняется лишь при наличии работников. То есть, если водителем выступает сам ИП, выплаты аналогичны выплатам при аренде без экипажа. Если же водителем является работник ИП, то с заработной платы, начисляемой этому работнику, ИП платит все социальные страховые взносы и НДФЛ как работодатель. При этом фиксированные страховые взносы за себя ИП также уплачивает.

В зависимости от обязанностей, прописанных в договоре аренды, ИП-арендодатель может учесть у себя в расходах документально подтвержденные затраты в соответствии со своей системой налогообложения.

Можно заключить договор аренды личного автомобиля с директором ООО — налогообложение в этом случае не будет иметь каких-либо особенностей, так как директор является таким же сотрудником.

Стоит обратить внимание: для того чтобы избежать излишнего внимания налоговых органов к этой сделке, арендная плата должна соответствовать рыночной. Если ООО имеет несколько учредителей, то на одобрение заинтересованной сделки потребуется протокол общего собрания участников. Если генеральный директор является единственным учредителем, то препятствий для заключения договора аренды не будет, так как подписывать этот договор будет хоть и один человек с обеих сторон, но со стороны ООО он будет действовать от имени организации, а со своей — от себя лично.

Сравнительная таблица налоговых последствий аренды авто для организации:

ТК РФ предполагает следующие нормативы компенсации:

– проведение текущего ремонта;

– расходы на приобретение топлива и ГСМ;

– платы за парковку в течение рабочей смены и мойку автомобиля.

Остается вопрос: нужно ли удерживать налог с такой выплаты?

Компенсация, выплаченная сотруднику за использование его личного автомобиля, не облагается НДФЛ и страховыми взносами. Но все это работает только при наличии целого пакета документов. Это подтверждается письмами Минфина России от 12.09.18 № 03-04-06/65168 и № 03-04-06/65170.

Компенсация освобождается от НДФЛ в размере, определенном соглашением между этими лицами. Для этого нужны такие документы:

– копии документов, подтверждающих право собственности работника на автомобиль;

– расчеты компенсаций;

– документы, подтверждающие фактическое использование автомобиля в интересах работодателя;

– документы, подтверждающие осуществление расходов на использование автомобиля в интересах работодателя.

Объектом обложения страховыми взносами признаются выплаты и иные вознаграждения, начисляемые в пользу физических лиц, в частности, в рамках трудовых отношений. При этом в ст. не облагаются взносами все виды определенных законодательством компенсационных выплат, связанных с выполнением физическим лицом трудовых обязанностей. Об этом говорят статьи 420 и 422 НК РФ. Следовательно, оплата организацией расходов работников, связанных с использованием личного автомобиля в служебных целях, страховыми взносами не облагается. Список необходимых документов таков:

– копии документов, подтверждающих право собственности работника на автомобиль;

– копии документов, подтверждающих расходы, понесенные работником при использовании автомобиля в служебных целях.

При правильном оформлении компенсация за использование личного имущества принимается в расходах по налогу на прибыль и не облагается зарплатными налогами: НДФЛ, страховыми взносами. Работодатель обязан указать факт назначения компенсации, порядок расчетов и сроки выплат в трудовом договоре или допсоглашении к нему.

В шпаргалке собрана полезная информация из статьи:

Учет компенсации за использование личного имущества при УСН 390.3 КБ

Гражданским кодексом предусмотрен договор аренды транспортных средств:

с предоставлением услуг по управлению и технической эксплуатации (аренда с экипажем) (ст. ст. 632 — 641 ГК РФ);
без экипажа (ст. ст. 642 — 649 ГК РФ).

В первом случае эксплуатацию машины организует арендодатель, во втором — арендатор. Мы рассмотрим второй вариант — договор аренды без экипажа, поскольку считаем маловероятным, что ваш сотрудник, не будучи профессиональным водителем, занятый исполнением должностных обязанностей по основному месту работы, возьмет на себя дополнительную нагрузку организовать эксплуатацию и обслуживание автомобиля в интересах работодателя.

Примечание. Способы использования работодателем личного автомобиля сотрудника

Оформить использование личного автомобиля работника в служебных целях организация может различными способами:

выплачивать сотруднику компенсацию за использование и износ личного автомобиля по трудовому договору;
арендовать у работника автомобиль;
заключить договор на оказание транспортных услуг.

Кроме того, работник может передать организации машину в безвозмездное пользование или лизинг.

Аренда автомобиля у сотрудника

Одним из обязательных условий признания затрат расходами является подтверждение их документами, оформленными в соответствии с законодательством РФ (п. 1 ст. 252 НК РФ).

Документы от работника на автомобиль. Сдавать имущество в аренду имеет право только его собственник либо лицо, уполномоченное законом или собственником (ст. 608 ГК РФ). Это значит, что для признания расходов арендатора работник, сдающий в аренду свой автомобиль, должен представить организации-арендатору документы, подтверждающие его право собственности на машину. Таким документом является паспорт транспортного средства (ПТС). В период действия договора аренды у арендатора должна храниться его копия.

Согласно ч. 1 ст. 642 Гражданского кодекса арендная плата является платой за передачу автомобиля во временное владение и пользование. Она производится не в рамках действующего трудового договора, не в связи с трудовыми отношениями, которые существуют между арендатором-работодателем и арендодателем-работником параллельно отношениям, обусловленным договором аренды.

Заработная плата водителя и прочие выплаты в его пользу, производимые работодателем — арендатором автомобиля, являются объектом обложения страховыми взносами на случай:

временной нетрудоспособности и в связи с материнством (ч. 1 ст. 7 Закона N 212-ФЗ);
травматизма (п. 1 ст. 5 Закона N 125-ФЗ).

Подотчетные суммы и страховые взносы

Страховые взносы на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством. Выданные под отчет суммы на приобретение ГСМ и другие расходы не являются выплатами в пользу работника. При выдаче под отчет не происходит смены собственника. Деньги принадлежат работодателю. Их расходование производится в интересах работодателя, а не работника. Поэтому данные суммы не включаются в объект обложения страховыми взносами на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством (ч. 1 ст. 7 Закона N 212-ФЗ).

С мнением по этому вопросу представителей министерств и ведомств, которым поручено администрирование страховых взносов, вы сможете ознакомиться на с. 17.

Страховые взносы на случай травматизма. Также подотчетные суммы не облагаются страховыми взносами на случай травматизма, поскольку не являются платой за труд. Пункт 3 Правил начисления, учета и расходования средств на осуществление обязательного социального страхования от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний, утвержденных Постановлением Правительства РФ от 02.03.2000 N 184, гласит, что страховые взносы начисляются на начисленную по всем основаниям оплату труда (доход) работников. Подотчетные суммы не являются доходом работника, поэтому с них не нужно начислять страховые взносы на случай травматизма.

Согласно абз. 1 ст. 357 Налогового кодекса транспортный налог уплачивают лица, на которых зарегистрированы транспортные средства, признаваемые объектом налогообложения. Поскольку при аренде автомобиля право собственности к организации не переходит, то транспортный налог она не уплачивает.

Даже если работодатель принял решение компенсировать сотруднику расходы по уплате транспортного налога, то сумму такой компенсации нельзя учесть при исчислении налоговой базы по налогу на прибыль (п. 29 ст. 270 НК РФ). Заметим, что нет никаких препятствий для увеличения арендной платы на сумму налога, ведь всю сумму арендной платы компания вправе учесть при расчете налога на прибыль.

В соответствии с Налоговым кодексом РФ выплата за использование личного автомобиля сотруднику признается его налогооблагаемым доходом. Организация, которая арендует транспорт у своего работника, является налоговым агентом по указанному сбору. Поэтому удержание налога необходимо производить из начисленной арендной платы.

При этом размер налога зависит от того, является служащий резидентом или нерезидентом. В первом случае применяется ставка 13 %, во втором – 30 %.

Днем получения дохода является день его выплаты из кассы или дата перечисления арендной платы на расчетный счет. Сумма налога должна быть перечислена в бюджет не позднее следующего дня после осуществления выплаты работнику.

Расходы на ремонт и техосмотр учитываются в следующем порядке: если по договору аренды эти затраты несет арендодатель, а по факту их оплачивает наниматель, то они считаются доходами первого в натуральной форме. Их следует включить в базу НДФЛ. В остальных случаях стоимость ремонта не является доходом арендодателя.

Затраты на топливо и другие аналогичные расходы не должны включаться в налоговую базу по указанному сбору. Арендатор осуществляет их в собственных интересах, значит работник никакой экономической выгоды не имеет и доходов не получает. Следовательно, налог в этом случае не уплачивается.

Закономерен вопрос о том, как правильно оформить декларацию при подаче отчетности в инспекцию. Расчет по форме 6-НДФЛ производится по всем работникам, которые получают доход от компании. Выплата сотруднику за арендованный автомобиль (как с экипажем, так и без) отражается в следующих строках:

020 (размер выплаченной арендной платы).
130 (общая сумма выплаченной арендной платы).

По налогам будут задействованы следующие строки:

040 – исчисленный налог с арендной платы;
070, 140 – удержанный налог.

Аренда автомобиля у сотрудника — налогообложение в 2020-2021 годах

Несмотря на то что автомобиль сдан внаем, обязанность по уплате транспортного налога остается за владельцем ТС. Юридическое лицо, арендующее машину, платить этот сбор не должно. Кроме того, сумму налога нельзя внести в расходы нанимателя и в договоре.

Единственный способ снять с арендодателя бремя по транспортному платежу – увеличить арендную плату на размер сбора.

Тогда налог будет фактически уплачен за счет фирмы.

Если договор предусматривает выкуп автомобиля, появится ли обязанность по уплате сбора на имущество после перехода прав владения машиной к организации? Нет, этого не произойдет, так как с 1 января 2013 года любое движимое имущество, поставленное на баланс в качестве основного средства, освобождается от уплаты налога.

Если же выкуп не предусмотрен, сбор платить тоже не нужно, так как машина числится на балансе предприятия. Остальные налоги и взносы зависят от того, какой режим налогообложения применяется юридическим лицом.

При аренде автомобиля без экипажа страховые взносы в Пенсионный фонд и Фонд обязательного медицинского страхования не уплачиваются. В случае аренды транспорта с экипажем следует разделить платежи по аренде и управлению. Это необходимо сделать, потому что с арендной платы сборы не уплачиваются, а с суммы оплаты за услуги управления ТС перечисляются страховые взносы.

Если платежи по условиям договора не разделены, внебюджетные фонды могут удержать взнос со всей суммы целиком – и с платы за наем, и за услуги управления. Взносы в Фонд социального страхования, связанные с несчастными случаями на производстве и профессиональными заболеваниями, уплачиваются, если это предусмотрено соглашением. В остальных случаях они не являются обязательным платежом.

В соответствии со статьей 143 Налогового кодекса РФ предоставление личного автотранспорта сотрудника в аренду работодателю НДС не облагается. В случае найма машины с экипажем необходимость начисления НДС зависит от вида затрат и условий соглашения.

Затраты на ремонт автомобиля в этом случае несет арендодатель. Таким образом, если фактическую стоимость ремонта оплачивает арендатор, эти средства выступают доходами сотрудника. Поэтому работодатель обязан начислить НДС с сумм, затраченных на ремонт. Исключением является ситуация, когда арендатор ремонтирует транспорт, поврежденный по его вине. В этом случае НДС не начисляется.

Для обеспечения нормальной деятельности фирма может брать в эксплуатацию транспорт своих сотрудников. Транспортное средство передается во временное пользование с возможным последующим выкупом или без него. При этом аренда личного транспорта в служебных целях требует не только корректного составления договора найма, но и правильного отражения операций в бухгалтерском учете. Основанием для отражения является акт приема-передачи, подтверждающий сделку. Кроме того, операция найма должна отразиться и в налоговой отчетности. Начисление налогов происходит в соответствии с режимом налогообложения, согласно которому фирма осуществляет работу.

Как оформить использование личного автомобиля работника в служебных целях

Автомобиль – тот ресурс, без которого сложно обойтись любому предпринимателю и организации. Но в некоторых видах бизнеса он нужен не постоянно, поэтому не всегда целесообразно его приобретение в собственность. В таких случаях выручит аренда. Наиболее часто такой договор заключается с физическим лицом, в основном, это сотрудник. Можно воспользоваться и арендой у организации.

Рассмотрим, как правильно отражать финансовые последствия договора аренды автомобиля в бухгалтерском учете, а также как они отражаются на налогообложении.

Чтобы отразить в бухучете средства, которые связаны со взятием автомобиля в аренду, нужно первичное документальное основание. Таковым признан приемочный акт – документ, свидетельствующий о передаче ТС в пользование арендатора. В нем обязательно значатся:

марка и модель автомашины;
ее пробег на момент передачи;
стоимость данного актива;
данные технического осмотра;
номер подписанного сторонами договора аренды.

По мнению контролирующих органов (письма Минфина России от 06.10.2008 № 03-03-06/1/559, УФНС России по г. Москве от 30.04.2008 № 20-12/041966.1), для подтверждения расходов в виде арендной платы по договору аренды транспортного средства (ТС) необходимы, в том числе:

акт приемки-передачи арендованного имущества,
иные документы, подтверждающие использование арендованного транспортного средства в производственной деятельности организации-арендатора.

К таким документам, в частности, относятся приказ руководителя организации о закреплении арендованного ТС за сотрудниками и заявки на использование арендованного автомобиля. К названным документам нужно приложить также копии путевых листов, которые позволят определить регулярность и время использования, а также маршрут движения арендованных транспортных средств.

Расходы на горюче-смазочные материалы (ГСМ) и ремонт автомобиля, понесенные вашей организацией в процессе эксплуатации арендованного автомобиля, подтверждаются документами о приобретении и расходовании топлива, о проведении ремонтных работ.

Ст. 188 ТК предусматривает обязанность работодателя компенсировать расходы сотрудника, который использует личное авто для выполнения служебных обязанностей. ГК закрепляет условия договора аренды транспортных средств. Ст. 632 — 641 ГК РФ рассматривает вопрос аренды с экипажем, а ст. 642 — 649 ГК – без экипажа.

[3]

Компенсация за использование личного автомобиля

На нашем форуме очень часто встречаются вопросы о том, как оформить отношения с сотрудником, который использует личный автомобиль в служебных целях и какие налоговые последствия имеет тот или иной вариант оформления. Три года назад мы опубликовали статью, подробно отвечающую на такие вопросы (см. «Как выгоднее оформить использование сотрудником своего автомобиля»). Однако с тех пор статья несколько устарела. Во-первых, ЕСН был заменен страховыми взносами. Во-вторых, появились новые разъяснения и судебная практика, связанные с данным вопросом. Статья, которую мы сегодня предлагаем вашему вниманию, учитывает все эти изменения.

Плюсы:

Учет всех расходов на автомобиль без каких-либо ограничений.

Минусы:

Необходимость уплаты налога на прибыль по договору;
Риски доначисления налога на прибыль;
Необходимость заключения дополнительного договора;
Работник не получает дополнительного вознаграждения;
Необходимость оформления кадровой документации на управление транспортным средством (ТС).

Первый вариант предполагает заключение с работником-автовладельцем договора безвозмездного пользования машиной. Соответственно, транспортное средство переходит во владение организации и находит отражение в ее бухгалтерском учете (как и арендованное имущество, оно учитывается за балансом, т.к. право собственности сохраняется за сотрудником — ст. 689 ГК РФ). Факт владения имуществом дает следующие преимущества: фирма может учитывать расходы на горюче-смазочные материалы (ГСМ), а также расходы по текущему и капитальному ремонту (ст. 695 ГК РФ, подп. 49 п. 1 ст. 264 НК РФ). Кроме того, в расходы на законных основаниях можно включить оплату технического обслуживания, страхования, мойки, парковки и т п. То есть фактически расходы учитываются так же, как и по собственным автомобилям (ст. 695 ГК РФ, подп. 49 п. 1 ст. 264 НК РФ).

1. Договор аренды автомобиля с физическим лицом

2. Может ли арендодатель быть физическим лицом?

3. Арендная плата и оформление документов

4. Налоговый учет аренды автомобиля

5. Расходы на ГСМ при аренде автомобиля

6. Путевые листы при аренде автомобиля

7. Уплата НДФЛ с аренды автомобиля

8. Отражение в 2-НДФЛ и код дохода при аренде автомобиля

9. Доход от аренды автомобиля в 6-ндфл

10. Страховые взносы при аренде автомобиля

11. Бухучет аренды автомобиля с проводками

12. Пример и проводки аренды автомобиля у физического лица

13. Аренда автомобиля 1с 8.3

Итак, идем по порядку. Если у вас нет времени читать длинную статью, посмотрите короткое видео ниже, из которого вы узнаете все самое важное по теме статьи.

В ГК есть интересная норма, которая может поставить в тупик при заключении договора аренды с экипажем. Так в п.2 ст.635 ГК говорится, что при аренде транспортного средства с экипажем лица, управляющие этим транспортным средством и обеспечивающие его техническую эксплуатацию, должны состоять с арендодателем в трудовых отношениях.

И если ваш арендодатель – обычное физическое лицо или ваш сотрудник, то строго говоря, он не может заключить такой договор, т.к. наемных сотрудников он не имеет.

Однако на практике чиновники не запрещают заключать такой договор: письма Минфина от 14.07.2008г. №03-04-06-02/73, от 16.08.2010г. №03-04-05/3-462, от 01.12.2009г. №03-03-06/1/780.

Однако на одну ситуацию внимание обратите: заключить договор аренды автомобиля с экипажем с сотрудником, в должностные обязанности которого входит управление транспортным средством, нельзя. Потому что оплата за вождение получается двойная – в рамках трудового договора и в рамках гражданского договора на услуги по управлению автомобилем. В такой ситуации можно заключить договор аренды без экипажа.

Расходы на ГСМ при аренде автомобиля по сути ничем не отличаются от расходов на топливо, потребляемое машинами, которые принадлежат организации. Стоимость всего количества ГСМ, потраченного за месяц, включается в расходы на последнее число месяца (Письмо Минфина от 30.01.2013 N 03-03-06/2/12).

Составлять ли путевые листы при аренде автомобиля – спорный вопрос. С одной стороны, транспортное средство вам не принадлежит. У физического лица – арендодателя тоже не обязанности их составлять.

Однако именно путевой лист, в котором указан маршрут поездки, напрямую подтверждает производственную направленность расходов. Хотя справедливости ради отметим, что маршрута нет среди обязательных реквизитов путевого листа.

Поэтому безопаснее будет, если путевые листы вы будете составлять, и маршрут в них указывать. Форму документа вы можете разработать и утвердить самостоятельно, но не забудьте включить в нее обязательные для данного документа реквизиты (они есть в приказе Минтранса №152 от 18.09.2008 г.).

Автотранспортные предприятия пользуются унифицированной формой путевого листа, которая введена постановлением Госкомстата №78 от 28.11.1997 г.

Таким образом, основное условие принятия к учету ГСМ — расходы должны быть:

Документально подтверждены (путевые листы, кассовые чеки, договор с топливной компанией и ее отчеты)
Экономически обоснованы (приказ руководителя на утверждение норм).

Как компенсировать удаленному сотруднику использование личного имущества

Независимо от того, является ли физическое лицо – арендодатель сотрудником организации – арендатора или нет, арендатор признается налоговым агентом, который должен удержать сумму НДФЛ при выплате арендной платы и перечислить ее в бюджет (п. п. 1 и 4 ст. 226 НК, подп. 4 п. 1 ст. 208 НК). А также отчитаться в налоговую инспекцию по формам 2-НДФЛ и 6-НДФЛ.

Уплата НДФЛ с аренды автомобиля – обязанность организации-арендатора, от которой нельзя отказаться, какие бы условия вы не прописали в договоре аренды (такой пункт будет считаться ничтожным, письма Минфина от 15.07.2010г. №03-04-06/3-148, от 29.04.2011г. №03-04-05/3-314).

НДФЛ облагается:

— доходы от сдачи автомобиля в аренду;
— услуги по управлению автомобилем.

Ставки: 13% (для налоговых резидентов) или 30% (для нерезидентов) (пп. 4 п. 1 ст. 208 НК РФ). НДФЛ с арендной платы удерживается при ее фактической выплате (п. 4 ст. 226 НК).

Также физическое лицо по заявлению может воспользоваться правом на стандартные налоговые вычеты в месяцах, когда действовал договор аренды (письмо Минфина №03-04-05/32053 от 08.08.2013г.).

Дата фактического получения дохода определяется как день выплаты дохода – из кассы или на банковский счет (подп. 1 п. 1 ст. 223 НК). Налог должен быть перечислен в бюджет не позднее дня, следующего за днем выплаты дохода.

Как сказано выше, обязанностью организации-арендатора является составление и представление в налоговую инспекцию справки по форме 2-НДФЛ на физическое лицо – арендодателя. В связи с этим возникают вопросы по отражению в 2-НДФЛ аренды автомобиля.

Для заполнения раздела 3 справки вам потребуются такие коды дохода НДФЛ при аренде автомобиля (отдельно отражаются суммы по самой аренде и по услугам экипажа):

— 2400 «Доходы, полученные от предоставления в аренду или иного использования любых транспортных средств…»
— 2010 – «Выплаты по договорам гражданско-правового характера (за исключением авторских вознаграждений)»

Расчет по форме 6-НДФЛ представляется по всем физическим лицам, которым организация выплачивала доходы. Поэтому доходы физлиц по аренде тоже в него должны попадать.

Доход от аренды автомобиля в 6-НДФЛ попадет в следующие строки (доходы в виде оплаты услуг по управлению – то же самое):

— строка 020 (сумма выплаченной арендной платы, т.к. доход в виде арендной платы возникает именно на дату выплаты)
— строка 130 (сумма выплаченной арендной платы)

В строку 040 войдет исчисленный налог с арендной платы, в строки 070, 140 – удержанный (у вас это будет одна и та же сумма). Не забудьте посчитать арендодателя в числе физических лиц по строке 060.

Даты:

Строка 100 – дата фактической выплаты дохода (в данном случае дата получения дохода – это дата его выплаты)
Строка 110 – дата фактической выплаты дохода (налог удерживается на дату выплаты)
Строка 120 – день, следующий за днем выплаты.

Здесь сразу примем во внимание, какой у нас договор аренды – с экипажем или без экипажа. Если с экипажем, то вы в договоре должны были разделить суммы за саму аренду, и за управление. Потому что страховые взносы при аренде автомобиля по ним начисляются по разным правилам:

— арендная плата, выплачиваемая физическому лицу по договору аренды имущества, страховыми взносами не облагается (ч. 3 ст. 7 закона от 24.07.2009 № 212-ФЗ, ст. 5 Федерального закона от 24.07.1998 № 125-ФЗ)

— оплата за услуги по управлению облагается страховыми взносами в ПФР и ФФОМС, т.к. она относится к выплатам физическому лицу по договору гражданско-правового характера, предметом которого является оказание услуг (ч. 1 ст. 7 № 212-ФЗ).

Страховые взносы в ФСС в части страхования от несчастных случаев на производстве и профзаболеваний уплачиваются в том случае, если это предусмотрено в самом договоре аренды транспортного средства с экипажем (п.1 ст.20.1 закона № 125-ФЗ).

Если суммы в договоре не разделены, то высока вероятность того, что проверяющие из внебюджетных фондов начислят взносы со всей суммы арендной платы. Однако есть возможность оспорить это в судебном порядке (постановление ФАС ПО от 15.01.2013 № Ф06-10012/12).

Суть арендных отношений – это использование чужого имущества за вознаграждение. Со своей стороны арендатор несет материальную ответственность за автомобиль в процессе эксплуатации. Она включает в себя ежедневные расходы (ГСМ) и эксплуатационные (ремонт, охрана, страховка).

Заключая договор аренды автомобиля необходимо включить в него обязательные сведения:

Период действия договора;
Модель и марка транспортного средства ТС;
Номерной знак, VIN;
Размер арендной платы и сроки его перечисления владельцу;
Отсутствие обременения на ТС;
Права и обязанности сторон;
В каких случаях договор расторгается;
Информация об участниках договора.

К договору обязательно прилагается акт приема и передачи имущества, а также документация на автомобиль: ПТС, страховка (ОСАГО и КАСКО), свидетельство о регистрации. Законом предусмотрено два способа аренды стороннего транспортного средства.

Аренда автомобиля у сотрудника страховые взносы

Принимая в аренду автомобиль с экипажем или водителем, у арендатора возникают следующие виды обязательств:

На оплату арендованного имущества;
Техобслуживание, мойку, расходные материалы;
Налогового агента в отношении арендодателя – физического лица;
Прочие – по договору обеих сторон (регулируется положением ст.632 ГК).

Кроме услуг вождения, хозяин вправе предоставлять арендатору работы по ремонту автомобиля и поддержания его в рабочем состоянии. Если владелец, он же физическое лицо, получает вознаграждение в рамках договора услуг, трудового или гражданско-правового характера, то страховые взносы начисляются со всей суммы выплат.

Целесообразнее в рамках договора распределить суммы вознаграждения за имущество и услуги по вождению и эксплуатации. Так как при налогообложении каждого вида выплаты: за эксплуатацию ТС и услуги сопровождения есть тонкости.

Каждый месяц стороны подписывают акт о выполненных работах. Для учета используются проводки:

Дебет счета	Кредит счета	Комментарии к записи
26	76	Арендная плата за ТС
26	69.01	Взносы с части вознаграждения за услуги по вождению, прочим дополнительным услугам по договору с экипажем
26	69.02
76	68	Удержан НДФЛ с арендной платы за авто
76	51	Оплачена аренда авто с р/с
69	51	Оплачены взносы ОПС, ОМС, ОСС
68	51	Перечислен НДФЛ от налогового агента (удержанный из арендной платы)

Доходы физического лица от сдачи в аренду имущества подлежат обложению НДФЛ по ставке 13% (для налоговых резидентов) или 30% (для нерезидентов) (пп. 4 п. 1 ст.208 НК РФ).

Независимо от того, состоит арендодатель в трудовых отношениях с арендатором или нет, организация-арендатор является налоговым агентом. Поэтому именно арендатор должен исчислить, удержать и перечислить в бюджет НДФЛ с арендной платы при ее фактической выплате физлицу (п. 1 и 4 ст. 226 НК РФ). Кроме того, организация-арендатор обязана предоставить в налоговую инспекцию по итогам года сведения по форме 2-НДФЛ в отношении доходов арендодателя.

Обратите внимание: включение в договор аренды имущества с физическим лицом условия о том, что арендатор не является налоговым агентом и арендодатель должен самостоятельно уплачивать НДФЛ с арендной платы в бюджет, противоречит налоговому законодательству РФ. Поэтому независимо от наличия такого условия, организация-арендатор признается налоговым агентом по отношению к арендодателю-физлицу, то есть ответственность за полноту и своевременность уплаты НДФЛ с арендной платы полностью лежит на организации. В случае неисполнения своих обязанностей как налогового агента организация может быть привлечена к ответственности по ст. 123 НК РФ (штраф в размере 20% от суммы налога, подлежащей удержанию и перечислению в бюджет).

Арендная плата, выплачиваемая сотруднику или другому физическому лицу по договору аренды имущества, не облагается страховыми взносами на обязательное пенсионное, медицинское, социальное страхование (ч. 3 ст. 7 Федерального закона от 24.07.2009 № 212-ФЗ), а также взносами на страхование от несчастных случаев и профзаболеваний (ст. 5 Федерального закона от 24.07.1998 № 125-ФЗ).

Однако если Вы заключили с физлицом договор аренды транспортного средства с экипажем, то помимо арендной платы по нему предусматривается плата физлицу за услуги по управлению. Вторая составляющая оплаты (за услуги) с правовой точки зрения относится к выплатам физическому лицу по договору гражданско-правового характера, предметом которого является оказание услуг. Поэтому с суммы оплаты физлицу за услуги по управлению транспортным средством и технической эксплуатации организация должна начислить страховые взносы в ПФР, ФОМС, ФСС (на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством) (ч.1 ст. 7 Федерального закона от 24. 07. 2009 № 212-ФЗ).

О том, как оформить компенсацию за использование личного транспорта работнику, а также о налогообложении компенсационных выплат я писала в предыдущих статьях.

Теперь, когда мы разобрались с порядком налогообложения арендной платы по договору аренды имущества физлиц, предлагаю сравнить, что же выгоднее для работодателя: выплачивать компенсацию за использование личного автомобиля сотруднику или заключить с ним договор аренды автомобиля.

Способ оформления использования личного автомобиля сотрудником	Налог на прибыль, УСН	НДФЛ	Страховые взносы
Компенсация за использование личного транспорта	Расходы учитываются в пределах установленных норм	Не удерживается	Не начисляются
Договор аренды транспортного средства без экипажа	Расходы учитываются полностью	Удерживается по ставке 13%	Не начисляются
Договор аренды транспортного средства с экипажем	Расходы учитываются полностью	Удерживается по ставке 13%	Не начисляются только на величину арендной платы, если она в договоре прописана отдельно

Таким образом, если сумма компенсации за использование личного автомобиля, выплачиваемая работнику, значительно превышает установленные нормы для включения в налоговые расходы, то работодателю выгоднее заключить с работником договор аренды автомобиля, так как арендная плата не подлежит нормированию для целей налогового учета.

Еще одно важное отличие: компенсация за использование личного транспорта выплачивается сотруднику с учетом отработанных дней, а арендная плата не зависит от того, сколько дней фактически отработал сотрудник. То есть, с точки зрения начисления, выплаты работнику по договору аренды «удобнее», чем компенсационные выплаты по соглашению об использовании личного транспорта.