Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «База данных для хранения документов». Также Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте.
Статьи и советы по делопроизводству и архивному делу, работе секретаря и помощника. Шаблоны документов, подарки и акции.
Если в вашей компании все еще нет архива, пора заняться его созданием. Это не только поможет навести порядок в документах, но и создаст существенный прирост в производительности организации в целом. Эффективно организованный архив обеспечит доступ ко всем документам предприятия быстро, а вы будете спокойно и уверены, что ни одна бумага не потеряется.
Многие руководители не считают важным создание архива, особенно на начальном этапе существования компании. А зря. Пока компания молодая объем документооборота, конечно, не такой большой, но вот через несколько лет бумаг станет так много, что создание отдельного архива будет довольно трудоемкой задачей, даже несмотря на развитие компьютерной автоматизации.
Учет документов. Электронный архив документов.
Не заморачивайтесь на тему общих полей. Храните документы как целостные документы. Т.е. в приказах — приказы, в справках — справки и т.д. со своими полем name и path.
Расскажите пожалуйста, какую еще вам нужно информацию хранить о документах. То, что вы сейчас перечислили, сохранит любая файловая система, ну или на крайняк, система контроля версий. И это решение будет лучше, чем с базой, т.к. не будет избыточности (значит, не будет рассинхронизации). Может вам поиск нужен по атрибутам или по тексту?
Формы являются удобным средством организации интерфейса пользователя при вводе данных, просмотре, редактировании и т.д.
Выберите и опишите поля журнала регистрации: номер, дата поступления, вид документа, исполнитель, отдел, дата исполнения (рис. 6).
Заказчики получают возможность обратиться к Web-узлу предприятия и, щелкнув мышью по пиктограмме, соответствующей средствам обслуживания клиентов, автоматически подключиться к библиотеке базы данных, чтобы проверить, отправлены ли заказанные изделия.
Наверное можно каким-то образом скрестить веб-интерфейс со ссылками на файлы в ftp. Но гарантированно обеспечить целостность информации в базе метаданных и в ftp-хранилище довольно сложно — это два совершенно отдельных сервиса.
Ведение архива требуется независимо от формы документооборота и может осуществляться как своими силами, так и с привлечением сторонних фирм.
Коллега на стороннем внедрении ERP получил базу с данными трех заводов с многомиллионными оборотами в первый же день работы. Без всякой анонимизации. Заказчики сказали прямым текстом, что им похеру на возможные утечки, т.к. вреда они не нанесут.
Это значительно снижает опасность внесения несанкционированных изменений в ответственную информацию. В этом случае пользователь с помощью Web-броузера может только ознакомиться с данными, размещенными на Web-сервере, который установлен между ним и внутренней сетью корпорации.
Лучшая база данных для хранения и получения документов Word и Excel
Ошибка sqlalchemy: sqlalchemy.exc.OperationalError: (mysql.connector.errors.OperationalError) MySQL Connection not available.
Сегодня все большее количество предпринимателей переходит на электронный документооборот. У этого способа ведения документации есть масса преимуществ.
К примеру, моя команда получила доступ ко всем данным организации даже без всяких NDA и ком. тайны. Просто на доверии. Халатность заказчиков, конечно, но вполне обычное дело.
С помощью электронного архива документов вы сможете усовершенствовать делопроизводство на своем предприятии. Основная цель оптимизации заключается в уменьшении количества времени на поиск нужных файлов.
Место архива в делопроизводстве
Поскольку документы становятся все более разнообразными и ориентированными на Internet, пользователям потребуются средства, которые способны манипулировать как текстами, так и изображениями, видеоинформацией и звуком.
Я однажды сохранил изображения в виде BLOB в базе данных и пожалел об этом в первый раз, когда мне пришлось выполнять пакетную операцию на этих изображениях. Было бы намного проще сделать это в файловой системе. Кроме того, как вы упомянули, гораздо быстрее получить документы, если они живут в файловой системе.
Опять-таки, проблема вытекает из некомпетентности. В компании на подобие ООО «Норм», запросто можно давать программисту доступ к базе. Но в серьезных компаниях, программисту, если он не руководитель команды, давать доступ к базе не нужно.
Храните ваши документы в виде файлов, например .pdf или.tiff, если вам нужны фактические исторические копии, которые можно оттянуть и воспроизвести.
Вы либо живете в радужном мирке, где всё делается по науке, либо же вообще не видели реальной БД и не сталкивались с необходимостью переноса данных.
СУБД MS Access позволяет создавать приложения, работающие не только с его реляционной базой данных, но и с другими наиболее распространенными базами данных. Созданное приложение может работать непосредственно с файлами dBase, с базами данных Paradox и любой базой данных, поддерживающей ODBC.
Что делать, е сли пропали документы из архива?
База данных – это поименованная совокупность структурированных данных, относящихся к какой либо предметной области [2]. Программное обеспечение, предназначенное для работы с базами данных, называется система управления базами данных (СУБД).
MS Access — позволяющая легко проектировать и создавать приложения для работы с базой данных без знания языка программирования. Основными ее объектами являются: таблицы, запросы, формы, отчеты, макросы и модули.
В ситуации “они сами не знают, чего хочут” ( Зощенко) надо дать человеку выбор (что и пытаются делать поисковики, но пока что безуспешно). Т.е. я не знаю тип документа — у меня перед глазами возможные типы. Я не помню точное название фирмы — у меня список фирм. И т.д. Поэтому это уже не поиск — а фильтр.
Задание 1. Создание базы данных Документация МНТ
IBM Domino, MS SharePoint, MS Exchange. Это такое “вещь в себе”, которое пытается своими средствами порешать недостатки существующих технологий.
Так или иначе в любой компании есть архив. Но одно дело, когда архивное хранение в организации структурировано, есть ответственный за ведение архива и весь процесс отлажен и идет своим чередом, и совсем другое, когда документы хаотично разложены по шкафам и папкам, или, что еще хуже, просто свалены в углу кабинета.
Еще одним достоинством электронного архива по сравнению с его бумажным аналогом является освобождение рабочего пространства в офисе, ведь хранить кипы бумаг уже нет никакой необходимости.
Помимо того что документы из электронного архива невозможно потерять, система предоставляет возможность их обезопасить от несанкционированного доступа и изменений.
5 шагов к идеальному архиву документов
У меня нет непосредственного опыта работы с MongoDB и только базовое знакомство с базами документов в целом. Поэтому моя рекомендация MongoDB основана на слухах и общих впечатлениях.
Перед тем, как приступить к созданию архива изучите Федеральный закон от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации».
Рассылка о новых материалах в блоге и новых номерах журналов. Отправляется в среднем 1 письмо в 2 недели.
Пошаговая инструкция по созданию электронного архива документов
Основываясь на моем опыте, я бы сказал, держите их в базе данных. Для этого мы переместили две наши системы.
Нет причин, по которым это должно быть невозможно, но я не уверен, какую (R) СУБД использовать. Мы не собираемся тратить экстремальные деньги (нет оракула 11g или 12c), но мы по существу начинаем с нуля, и наши электронные таблицы распространяются по всему сетевому диску.
Эти системы не позволяют полностью контролировать доступ пользователей к информации.Хотя проблемы с защитой данных пока не решены, Web-приложения для работы с документами могут получить широкое распространение не через 5-10 лет, а гораздо раньше.
В настоящее время в нашей базе данных нет базы данных, и мы сохраняем всю нашу информацию в электронных таблицах Excel.
Немного о задаче. Имеются различные типы документов. К примеру: Локальные акты, Справки, приказы и т.д. . Для каждого документа существует свой набор полей: name, path(путь до файла на диске), date и т.д. . Предполагается, что некоторые поля которые содержаться во всех документах будут общими, например поля name и path содержаться во всех документах. Встаёт вопрос: как организовать структуру БД?
С ссылками всё очень просто — особо не развернешься. Если исходить из кросс-платформенности — то вариантов (из тех, что не требуют специальных приседаний) аж 3: http://, ftp:// и file:// (больше венда нормально не понимает). При этом метаданные файлов можно организовать как угодно — от простых тегов до semaweb-наворотов. А вот с ссылками надо подумать.
Задание 4. Запрос на выборку внутренних документов
Многие специалисты ДОУ обладающие значительным опытом работы с программами обработки текста и подготовки электронных таблиц, считают, что программа система управления базами данных (СУБД) (MS) Access предназначена для пользователей профессионалов. Действительно СУБД тесно связана с программированием и многие ее возможности сложны для обычного пользователя.
В соответствии с целями, задачами и организационной структурой учреждений создаётся база данных. Для организации управления документами в учреждении необходимо создать следующие таблицы: «Входящие документы», «Исходящие документы» и «Внутренние документы». У нас были документы из базы данных. Это проблема с большим количеством документов. Обычный каталог в Linux — это один блок, который обычно составляет 4 КБ.