Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Как заверить документы для налоговой». Также Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте.
Организации, которые обязаны сдавать налоговую отчетность по ТКС, отсчитывают 10-дневный срок со следующего дня после получения электронного требования из инспекции.
Во-вторых, можно организовать прошивку многостраничного документа, то есть сшить копии всех листов в один документ и заверить его в целом. Делается это путем проставления заверяющей надписи на буманой наклейке, размещенной на боротной стороне последнего листа в месте скрепления листов ниткой. Заверительная надпись должна содержать должность лица, удостоверившего подлинность документов (или указание на то, что надпись сделана ИП), его личную подпись, ФИО, указание на количество листов (арабскими цифрами и прописью), дату подписания (приказ ФНС России от 07.11.18 № ММВ-7-2/628@).
Q. Есть ли какие-то особые требования к прошивке документов?А. Да, они изложены в приказе ФНС России от 07.11.18 № ММВ-7-2/628@. Согласно этому докумнту при формировании сшивов документов (копий) на бумажном носителе необходимо соблюдать следующие правила. Все листы должны быть разделены на тома (части).
При этом объем каждого тома не должен превышать 150 листов. Каждый том прошивается отдельно. Нумерация производится арабскими цифрами сплошным способом, начиная с единицы. Требование об ограничении объема не распространяется на многостраничные документы свыше 150 листов — они формируются одним томом.
Все листы должны быть прошиты прочной нитью, концы которой выводятся на оборотную сторону последнего листа и связываются. На оборотной стороне последнего листа в месте скрепления нужно наклеить бумажную наклейку и проставить на ней заверительную надпись.
Q. Нужна ли опись представляемых документов?А. Да, согласно приказу ФНС России от 07.11.18 № ММВ-7-2/628@ опись представленных документов прилагается к сопроводительному письму или являетвя его составной частью.
Q. Нужно ли сопроводительное письмо?А. Да, в приказе ФНС России от 07.11.18 № ММВ-7-2/628@ говорится, что д окументы должны быть представлены в налоговую инспекцию с сопроводительным письмом, где указано основание их представления (реквизиты требования о представлении документов (информации) — дата и номер требования) и общее количество листов документов.
Образец подобного документа приведен ниже.
На бланке организации «ООО Рассвет» В Инспекцию ФНС России № 1 по г. Рязани 07.03.2019 № 28/н
На №1258/7 от 04.03.2019
На основании Требования о представлении документов и информации от 04.03.2019 №1258/7, направляем в ваш адрес следующие документы: 1. Копия договора между ООО «Рассвет» и ООО «Благовест» от 22 мая 2018 года без номера на 1 л. в 1 экз. 2. Копия актов приемки работ по договору между ООО «Рассвет» и ООО «Благовест» от 22 мая 2018 года без номера за период май-сентябрь 2018 года на 8 л. в 1 экз. 3. Копия платежного поручения от 08.08.2018 на 1 л. в 1 экз.
Общее количество листов — 10 (десять).
Руководитель Нагиев В.П. Нагиев
Истребование документов – наиболее распространенное мероприятие налогового контроля. Для налогоплательщика исполнение требования достаточно затратная процедура: необходимо найти оригиналы документов, изготовить копии, заверить, отправить их в налоговый орган. Представлению копий документов по требованию налогового органа, а также изменениям в порядке представления документов на бумажном носителе посвящено интервью с Сергеем Разгулиным, действительным государственным советником РФ 3 класса.
Можно ли в ответ на требование представить подлинники документов?
Налоговым кодексом РФ не предусмотрено исполнение требования о представлении документов посредством выдачи подлинников документов.
Изъятие подлинников документов регламентируется статьей 94 НК РФ. Форма постановления о производстве изъятия документов и предметов утверждена приложением № 23 к приказу ФНС от 07.11.2018 № ММВ-7-2/628@.
Вместе с тем, если запрашиваемые документы представлены в виде оригиналов в установленный срок, то основания для привлечения налогоплательщика к ответственности за неисполнение требования отсутствуют.
Но исполнять требование подобным образом не нужно.
Из пункта 5 статьи 93 НК РФ следует, что документы, ранее представленные в налоговый орган в виде подлинников, должны быть возвращены проверяемому лицу. При этом НК РФ не содержит срока возврата таких документов.
После возврата подлинников налоговый орган вправе вновь их истребовать у налогоплательщика, так как запрет на повторное истребование документов в данном случае не применяется.
Что означает представление документов в виде заверенных копий?
Пункт 2 статьи 93 НК РФ включает следующие формы представления истребуемых документов:
- на бумажном носителе;
- в электронной форме, если они составлены по установленным ФНС форматам.
Нотариальное удостоверение копий документов не требуется, если иное не предусмотрено законодательством.
Порядок представления документов в инспекцию
Чтобы обеспечить качество материалов и защитить авторские права редакции, многие статьи на нашем сайте находятся в закрытом доступе.
При проведении мероприятий налогового контроля налогоплательщики обязаны представлять необходимые документы.
Исходя из этого, авторы письма делают вывод: если первичный документ оформлен на бумажном носителе, то именно такой экземпляр с собственноручными подписями лиц, ответственных за оформление операции, является подлинником. Представить вместо него электронный скан-образ нельзя даже в том случае, если соответствующий файл будет подписан усиленной квалифицированной подписью.
Юридическое лицо, в случае получения соответствующего запроса налоговой службы, обязано предоставить на проверку бумажные документы в прошитом виде. Как сделать это правильно, разъяснил Минфин России. Предоставлять требуемые сотрудниками налоговой инспекции копии документов необходимо заверенными, то есть подтверждать их полное сходство с оригиналами. Документы в виде заверенных копий определяют их юридическую значимость.
Как заверить копии документов для налоговой: пошаговая инструкция
Должно быть 2—4 прокола. Дыроколом или иглой, не важно. Главное не задевать текст. Сшивать листы одним проколом в верхнем углу неправильно.
В ГОСТе сказано, что отметка о заверении копии дополняется надписью о месте хранения документа, с которого была изготовлена копия («Подлинник документа находится в (наименование организации) в деле N . за . год») и заверяется печатью организации.
Отметка о заверении включает в себя слово «Верно», наименование должности лица, заверившего копию, его собственноручную подпись и ее расшифровку (инициалы, фамилию) и дату заверения. Отметку о заверении можно делать при помощи штампа.
Наиболее распространенной ситуацией в этом вопросе является подготовка для контролирующего органа именно копий документов. С подлинниками документации налоговики также имеют право ознакомиться, но в строго оговоренных случаях.
Как правильно заверить копии документов, представляемых в налоговые органы
Способ представления определяется организацией самостоятельно (письмо ФНС России от 25.11.2014 № ЕД-4-2/24315).
Если у компании нет печати, то налоговики не вправе требовать, чтобы на копиях стоял ее оттиск.
НК РФ. Согласно этой норме, если налогоплательщик передает в инспекцию истребованные документы на бумажном носителе, то он обязан сдавать именно заверенные проверяемым лицом копии.
Как правило, способ их представления выбирает налогоплательщик. Рассмотрим, как правильно подготовить и передать документы в налоговую инспекцию.
В соответствии с письмом Министерства финансов РФ стало допустимым при передаче в налоговую инспекцию стопки копий документов, сформированных и прошитых по 150 листов, заверять единожды весь прошитый том документов, а не каждую копию в отдельности, как это было ранее (Письмо Министерства финансов РФ от 29.10.2015г. № 03-02-РЗ/62336).
Разница между сшиванием оригиналов и копий в том, что концы ниток в стопки с копиями не заклеивают бумагой и не ставят печать. исключением будет для налоговых проверок.
Если у организации отсутствует печать, налоговые инспекторы не могут требовать проставлять ее оттиск в декларациях, а также на копиях документов, запрошенных в ходе контрольных мероприятий.
Нумерация страниц не допускает исправлений. При пропуске страниц можно использовать нумерацию из цифр и букв при разрешении принимающей документы организации.
Организации, которые не обязаны сдавать налоговую отчетность по ТКС, могут не реагировать на поступление требований в электронном формате. Не получив от организации электронной квитанции о приеме требования, инспекция направит требование на бумажном носителе. Это следует из положений пунктов 15, 16 и 19 Порядка, утвержденного приказом ФНС России от 17 февраля 2011 г.
НК РФ не предусмотрено представление в инспекцию подшивки документов, заверенной на обороте последнего листа последнего документа. Чиновники считают, что заверена должна быть каждая копия документа, а не подшивка этих документов.
В случае, когда по каким-либо причинам сделать это вовремя невозможно, налогоплательщик в течение дня, следующего за днем получения требования, должен письменно уведомить инспекцию согласно разработанной форме о невозможности исполнения требования в срок с указанием причин и сроков, когда документы (информация) могут быть представлены.
Уведомление может быть подано в налоговый орган лично, через представителя, передано в электронной форме по телекоммуникационным каналам связи или через «Личный кабинет налогоплательщика». Лица, на которые в соответствии с п. 3 ст. 80 Налогового кодекса РФ не возложена обязанность представлять налоговую декларацию в электронной форме, могут направить уведомление по почте заказным письмом.
Обратите внимание: налоговики не могут требовать нотариальное удостоверение копий документов (абз. 2 п. 2 ст. 93 НК РФ).
На бумаге истребованные документы представляются в виде копий. Копия каждого документа заверяется подписью руководителя организации с указанием даты заверения. Если ваша организация использует печать, то вы можете, но не обязаны заверять копии документов печатью (Письмо ФНС от 05.08.2015 N БС-4-17/).
Форма предназначена исключительно для сообщений об отсутствии или некорректной информации на сайте ФНС России и не подразумевает обратной связи. Информация направляется редактору сайта ФНС России для сведения.
Как правильно заверить копии документов для налоговой
Форма предназначена исключительно для сообщений о некорректной информации на сайте ФНС России и не подразумевает обратной связи. Информация направляется редактору сайта ФНС России для сведения.
Кроме того, на копии нужно сделать еще одну надпись — о месте хранения документа, с которого была изготовлена копия. Эту надпись следует заверить печатью организации. Например «Подлинник документа находится в ООО «Альтаир» в деле № 23/19 за 2019 год.».
Все листы должны быть прошиты прочной нитью, концы которой выводятся на оборотную сторону последнего листа и связываются.
Все бумаги сшивают по 150 листов, сшивка должна быть в три отверстия. Разные документы визируют, многостраничные – только последний лист.
Заверение документов для налоговой
При требовании представления на проверку копий у налогоплательщика инспектор указывает в письме, как необходимо заверить копии документов для налоговой (образец можно найти на сайте ИФНС) — простое заверение (предпринимателем или руководителем организации) либо же нотариальное.
Если истребуемые документы составлены в электронной форме по установленным форматам, то налогоплательщик вправе направить их в инспекцию в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи (ТКС) (абз. 3 п. 2 ст. 93 НК РФ).
Допустим, требование вы получили 25 июня. Значит, не позднее 3 июля нужно ответить на него. Если в установленный срок квитанцию не отправить, инспекция вправе заблокировать счет организации.
Как правильно заверять документы для ИФНС
Важность процесса сшивания в том, что оно определяет корректность оформления документов. Делопроизводитель должен знать все процессы, которые будут происходить с шитыми бумаги. Специалист должен пройти курс дисциплины «Документоведение». Она ознакомит с важными нюансами и позволит без опасений заниматься делопроизводительными процедурами.
Наиболее распространенным способом проверки является требование о предоставлении копий (например, ежемесячной отчетности, вторых экземпляров деклараций и пр.).
По сколько листов сшивать документы для налоговой. Как правильно заверять копии документов для налоговых органов. Только при наличии всех выше представленных пунктов, являющихся объектами налоговой системы, возможна слаженная работа налоговых органов и реализация государством стратегических функций в экономическом развитии.
На требования или уведомления из налоговой инспекции нужно среагировать вовремя. Иначе инспекторы заблокируют расчетный счет организации.
Подшивать сопроводительное письмо и опись к пачке не нужно. Отдайте один экземпляр налоговому инспектору. На втором попросите сделать отметку о приеме, чтобы в следующий раз ничего повторно не предоставлять.
Тогда вам точно не придется ничего переделывать и, более того, платить за каждую забракованную копию по 200 руб. штрафа или сразу 10 000 руб. в случае встречной проверки.
Понятие налоговой системы на законном уровне закрепления не получило, однако переоценить ее значимость для государственного устройства очень сложно. Q. Означает ли это, что копии должен заверить нотариус?А. Нет, инспекторы могут требовать нотариального удостоверения копий, только если это прямо предусмотрено законом. Данное правило также зафиксировано в п. 2 ст. 93 НК РФ. Соответственно, предъявляя требование о нотариальном удостоверении копии документа, инспекторы должны обосновать его ссылкой на норму права, вводящую такую обязанность.