Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Порядок хранения бухгалтерских документов в организации». Также Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте.
Согласно статье 5 Федерального закона об архивном деле, включение документов в состав архивного фонда не зависит от способа создания документа и вида носителя. Таким образом, бухгалтер обязан обеспечить сохранность не только бумажных, но и электронных документов.
Изъятие бухгалтерских дел (документов) оформляется протоколом (актом), копия которого под расписку вручается руководителю организации (главному бухгалтеру). Он заверяется руководителем (главным бухгалтером) организации и представителем органа, производящего в бухгалтерии изъятие дела (документов).
Порядок и сроки хранения бухгалтерских документов
Для первичных бухгалтерских документов этот перечень также устанавливает 5- летний срок хранения. А вот документы по учету кадров (в том числе лицевые счета работников (а при их отсутствии – расчетные (расчетно-платежные) ведомости)) перечень обязывает хранить 75 лет.
Бератор «Первичные документы» стал первым в России изданием, в котором собрана абсолютно вся информация по оформлению «первички». Порядок систематизации первичных документов для хранения определяет бухгалтер, имеющий с ними дело. Нередко возникают такие ситуации, когда документы, переданные на хранение в архив, могут быть востребованы. Это происходит в тех случаях, когда организация вынуждена по тем или иным причинам разрешать спорные вопросы в арбитраже, суде и т.д.
Хранение первичной бухгалтерской документации
Бухгалтерские документы, связанные с хоздеятельностью ООО, должны храниться по тому адресу, где расположен единоличный исполнительный орган либо в месте, о котором знают и куда могут попасть все члены общества (п. 2 ст. 50 Закона об ООО).
НК РФ устанавливает для хранения данных бухгалтерского учета и других документов, необходимых для исчисления и уплаты налогов, срок в четыре года.
Но в ряде случаев он может быть и значительно больше. Сводная таблица со сроками хранения представлена ниже.
Новый регламент содержит важную особенность организации хранения первичных бухгалтерских документов, а также регистров: хранить в том виде, в котором документы были изначально составлены.
Правила хранения документов бухгалтерского учета
Сроки хранения каждого вида документов определены Перечнем: 1 год, 5 лет, 75 лет, постоянно, до минования надобности, до замены новым (новыми). Большинство документов должны храниться 5 лет, ряд документов (годовые отчеты, документы о переоценке основных средств, паспорта сделок и др.) — постоянно. Срок хранения лицевых счетов работников — 75 лет.
Если у Вас уже есть организация, и Вы думаете над тем, как облегчить и автоматизировать бухгалтерский учет и отчетность, то на помощь приходят следующие онлайн-сервисы, которые полностью заменят бухгалтера на Вашем предприятии и сэкономят много денег и времени.
Документы, требующие обязательного хранения, условно можно разделить, на документы:
- которые находятся в работе в течение отчетного года;
- какие всегда необходимы в работе, несмотря на то, что ими ежедневно не пользуются.
Местом хранения первичной документации может быть отдельное помещение, сейф или шкаф. Например, для хранения бланков строгой отчетности должны использоваться сейфы, металлические шкафы или специальные помещения. Хранению в сейфах подлежат и документы, составляющие «коммерческую тайну».
Бланки и документы строгой отчетности необходимо хранить в сейфах и металлических шкафах или специальных помещениях, позволяющих обеспечить их полную сохранность.
При этом срок хранения лицевых счетов, открываемых на каждого работника, составляет 75 лет. Если же такие счета не ведутся, указанный срок их хранения распространяется на расчетно-платежные ведомости.
Необходимо разработать номенклатуру (систематизированный перечень) хранящихся в архиве дел. Номенклатура дел позволит сотрудникам организации сэкономить время при поиске необходимых документов.
При этом срок хранения лицевых счетов, открываемых на каждого работника, составляет 75 лет. Если же такие счета не ведутся, указанный срок их хранения распространяется на расчетно-платежные ведомости.
Если помещение архива находится на первом или цокольном этажах на оконные проемы рекомендуется поставить металлические решетки.
Сроки хранения документов в архиве предприятия определяются в соответствии с «Перечнем типовых документов, образующихся в деятельности Госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций, предприятий, с указанием сроков хранения», утвержденным Главархивом СССР 15.08.88 (с изм. от 06.10.2000).
Организация хранения документов бухгалтерского учета
Иная точка зрения у Минфина России. В письме от 9 февраля 1999 г. № 04-01-10 чиновники этого ведомства «разъяснили», что никакого противоречия здесь нет. Просто речь идет о разных документах: одни необходимы для целей бухгалтерского учета, другие – для целей налогообложения. Но опять же ни слова о том, как разделить первичные документы на бухгалтерские и налоговые.
Не следует забывать и о том, что помимо закона «О бухгалтерском учете» и Налогового кодекса сроки хранения документов регламентирует архивное законодательство.
Первичные документы, учетные регистры, бухгалтерская отчетность подлежат обязательному хранению согласно статье 17 Закона «О бухгалтерском учете» в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее пяти лет.
Последняя фраза очень важна: впоследствии налоговики и/или суд будут детально смотреть и анализировать, насколько достаточными были меры, предпринятые компанией для восстановления документов. Вывод не в пользу субъекта хозяйствования, скорее всего, наведёт на мысли об умышленном сокрытии/уничтожении документов с целью ухода от налогов, долгов и т. п.
Кроме того, сроки хранения первичных бухгалтерских документов прописаны в ст. 29 закона «О бухучете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ (далее — Закон о бухучете), где говорится о минимальном сроке, равном 5 годам. Срок хранения налоговых документов, отчетности и приложений (дополнений) к ней также оговаривается в Налоговом кодексе.
Первичка, необходимая для списания безнадежной задолженности дебиторов, должна храниться еще 4 года после того, как задолженность была признана безнадежной. Факт передачи документов регистрируется в книге выдачи дел (документов). В ней, как и в листе использования документов, вкладываемом в каждое дело, проставляются фамилия и подпись лица, получившего его во временное пользование. Одновременно на место хранения дела помещается карта-заместитель, которая находится там до момента его возращения.
Что касается сдачи в архив документов в электронной форме, то данный порядок утверждается в Приказе руководителя об архиве организации отдельно. Но обычно указанные документы предварительно дублируют на другие носители.
Передача первичных документов в архив осуществляется после полного окончания бухгалтерской обработки, причем изначально из первичных документов формируют подшивки, которые подлежат текущему хранению в бухгалтерии и последующей передаче в установленные в организации сроки уже непосредственно в архив.
Информация о сроках хранения документов государственными и муниципальными учреждениями в справочном материале не приводится.
Обработанные бухгалтерские документы могут храниться как в самой организации, так и в специальных учреждениях – государственных и частных архивах. Вопрос о выборе места хранения документов решает руководство предприятия. Порядок хранения бухгалтерских документов непосредственно в организации устанавливает главный бухгалтер.
Федерального закона от 08.02. 98 № 14-ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью». В ней перечислены учредительные и иные организационные документы, подлежащие обязательному хранению.
Образующихся в деятельности организаций,
Причем за сохранность этих документов должны отвечать ответственные специалисты бухгалтерской службы, назначенные приказом или распоряжением главного бухгалтера организации.
Перечень типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утв.
Важный момент: хранение документов бухгалтерского учета организуется уже с момента заполнения соответствующих реквизитов форм и бланков. Так, записи на бумажном носителе можно делать краской, шариковой (не гелевой!) ручкой и др., чтобы это обеспечивало сохранность данных записей в течение установленного законом срока хранения.
Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения, утв.
Нормы, посвященные хранению и уничтожению документов, «разбросаны» по многим нормативным правовым актам, часть которых была принята еще во времена СССР.
Условия и процедуры хранения регламентируются целым комплексом нормативных актов, которые не всегда являются объектом должного внимания бухгалтеров-практиков. Выяснить, какие это документы, и какие вопросы хранения документации ими определяются, позволяет статья В.В.
Применяемые на предприятии правила хранения бухгалтерской документации в соответствии с действующим законодательством следует прописать в отдельном локальном акте. Для таких целей подойдет положение об архивировании документов.
Cколько нужно хранить бухгалтерские и налоговые документы
Причём о получении тем или иным лицом доступа к первичке и регистрам обязательно следует проинформировать главбуха или иного специалиста, которым ведёт на фирме бухгалтерский учет.
В случае прекращения деятельности организации документы, связанные с начислением и выплатой заработной платы работникам, подлежат сдаче в государственные архивы.
По окончании сроков хранения документов бухгалтерского учета они передаются в архив. За организацию их хранения в соответствии с п. 1 ст. 7 Закона № 402-ФЗ ответственность несет руководитель организации, а за организацию работ по их сохранности, соответствующему оформлению, передаче в архив — главный бухгалтер.