Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Правила оформления деловых писем образец». Также Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте.
В целом, письмо должно быть максимально понятным и последовательным. Должна быть ясна цель его отправки и наименование адресатов с обеих сторон.
Информационная помощь на тему: «Примеры писем в деловой переписке» с полным раскрытием тематики статьи от профессионалов.
Строгих правил по бланкам нет. Поэтому в каждой организации самостоятельно решают, какую информацию в них закладывать.
Если автор — лицо физическое, то действия передаются:
Не нужно ставить точку в конце или менять шрифт, он должен быть таким же, как и текст письма. Выравнивается текст реквизита «Адресат» по правому краю.
Есть еще одна отдельная категория писем – это судебные письма. Рассматривать их мы не станем, так как такими письмами занимаются только юристы, а они знают толк в их написании. Все, что требуется знать всем остальным работникам организации, особенно работающим с почтой: если вам в руки попало такое письмо (оно имеет пометку «судебное»), сохраните и конверт, и письмо.
Деловое письмо должно соответствовать следующим требованиям:
- Речь стандартизирована на всех уровнях — лексическом, морфологическом и синтаксическом. В ней содержится множество оборотов, терминов и формул.
- Тон написания — нейтральный, сдержанный и строгий, без употребления эмоциональных и экспрессивных языковых выражений.
- Точность и ясность текста, без логических ошибок, четкость и продуманность формулировок.
- Лаконичность и краткость — без использования выражений, несущих дополнительный смысл.
- Использование языковых формул, сформированных в результате повторяющихся ситуаций.
- Употребление терминов, то есть слов или словосочетаний, имеющих специальные понятия.
- Использование сокращений, которые могут быть лексическими (то есть сложносокращенные слова, образованные удалением букв из частей слов: ООО, ГОСТ и так далее) и графическими (то есть обозначения слов в сокращенном виде: гр-н, ж-д и другое).
- Употребление конструкций в родительном и творительном падежах.
- Словосочетания с отглагольными существительными («оказать поддержку» вместо «поддержать»).
- Использование простых распространенных предложений.
Как писать важные письма по ГОСТу
Деловое письмо предполагает чёткое понимание: «Кому», «Зачем» и «Почему». Многие из нас получают письма, и часто смысл в них ускользает, а к концу письма так и не проясняется, что же хотел попросить или предложить автор. В деловом письме это недопустимо.
Вступление содержит основание со ссылкой на соответствующие документы, с фактами и целями письма. В нем указываются наименование, автор, дата, номер и заголовок.
ДП стандартно делится на введение, основную и итоговую части, которые должны быть логично связаны друг с другом.
Кстати, обладать подобным знанием полезно еще и потому, что малейшая ошибка, крошечное несоответствие правилам способно превратить деловое письмо в неправомочное с юридической точки зрения.
В самом конце можно подвести итог всего вышесказанного. Однако, сделать это очень кратко не всегда удается. В таком случае, писать в несколько предложений то, что вы и так описали в первых двух абзацах, не стоит. Помните, что лучший друг делового письма – это краткость.
Нумерация ДП, состоящего сразу из нескольких печатных страниц, начинается стандартно со второй страницы, при этом номера должны быть проставлены в самом верхнем углу страницы цифрами арабского типа без точек рядом с номером страницы.
Форма деловой корреспонденции может быть:
- Факсовой.
- Электронной (такие письма направляются на официальный сайт или официальную электронную почту фирмы-получателя).
- Почтовой (отправляются стандартно по почте в конвертах).
- Рукописные (обычно это письма, которые содержат поздравление или же соболезнование).
К составлению писем предъявляются те же требования, что к составлению организационно-распорядительных документов, на основе ГОСТ Р.6-30 2003.
Однако многие не задумываются о том, насколько грамотна речь и правильно ли построен диалог с партнерами, коллегами или клиентами?
Рекламация (официальная претензия). текста направлено на уведомление получателя о неполном или некачественном выполнении обязательств. Чаще всего такими письмами сопровождают бракованную продукцию. В стандартных договорах оказания услуг или поставки есть пункт, в котором говорится, что за неисполнение или ненадлежащее исполнение обязательств предусмотрены штрафные санкции.
С помощью ДП осуществляется обмен деловыми предложениями, официальными просьбами и претензиями, выясняются и решаются конфликтные ситуации.
Оферта. Текст носит коммерческий характер о поставке товара или оказания услуг. Это деловое письмо о сотрудничестве, в котором указываются все существенные условия для договора поставки и договора оказания услуг. К существенным условиям по Гражданскому Кодексу относятся наименование услуги или товара, цена, срок, место.
С помощью ДП осуществляется обмен деловыми предложениями, официальными просьбами и претензиями, выясняются и решаются конфликтные ситуации.
Сегодня практически все активно пользуются интернетом. Но деловая переписка не перестала быть актуальной и важной. Ее просто перенесли на другие носители. Как правильно составлять и оформлять деловое письмо, расскажет публикация.
Что может содержать деловое послание?
Прежде всего, деловая переписка предоставляет возможность обменяться какими-либо мнениями или предложениями с сотрудниками и партнерами по бизнесу. В письме можно излагать просьбы, претензии и прочие мысли для устранения недопонимания между компаниями. В целом деловая переписка представляет собой разновидность официальной корреспонденции.
Отличия от других писем
Основные различия можно свести к следующему.
- Стилистика изложения.
- Наличие служебной субординации.
- Лексика без сильного выражения эмоций.
- Как правило, письмо занимает не больше одной страницы.
- Шрифт по всему тексту одинаковый (не мелкий и не крупный).
- Обычно составляется на официальном бланке организации.
Деловое письмо: виды, правила составления, образец и пример
Если деловое письмо предназначается физическому лицу, то сначала пишем фамилию в дательном падеже, потом инициалы, а на следующих строчках – почтовый адрес, по которому будет отправлено письмо.
Подписывается деловое письмо должностью, именем и фамилией отправителя с традиционной фразой «С уважением». Возможны и другие варианты: «С наилучшими пожеланиями», «Искренне Ваш» и так далее, в зависимости от близости вашего контакта с получателем.
Для начала давайте определимся, какие существуют виды делового письма. Ведь в зависимости от этого отличаются и правила написания писем: что писать, как писать, кому писать и прочее.
ГОСТ определяет общие правила оформления документов, виды и образцы, схемы расположения реквизитов на документе и т.п. ГОСТ распространяется на документы на бумажном и электронном носителях.
Деловое письмо. Образец делового письма 2019 года
С правой стороны или по центру должны стоять реквизиты вашей компании. Шапка делового письма должна содержать обращение к адресату. Оформляется ниже регистрационного номера: в верхнем правом углу указываются Должность и Ф.И.О. адресата. Ниже можно указать Тему письма.
Прежде чем составить деловое письмо необходимо знать требования к структуре, стилю и его оформлению. Впечатление от грамотно составленного документа может испортить всего один недочет. Написание делового письма требует знаний по всем его реквизитам, которые будут внесены.
К тексту письма предъявляются следующие требования:
- ясность, чёткость, краткость изложения;
- обоснованные аргументы, полнота информации;
- доброжелательный, вежливый тон;
- последовательность изложения материала;
- нейтральный тон письма;
- использование языковых формулировок, сложившихся в управленческой практике.
Такое письмо представляет собой обращение с просьбой дать подробную информацию о каких- либо данных или услугах.
Гарантийное письмо составляется с целью подтверждения определённых обещаний или условий и может начинаться с обращения по имени и отчеству к лицу, которому оно адресовано. Гарантийное письмо, как правило, заверяется печатью.
Это предложение компании на осуществление коммерческой деятельности. Со своей стороны фирма делает массовую рассылку на получение предложений о сотрудничестве.
Каждое письмо начинается с обращения, выровненного по центру. Эта маленькая часть исключительно важна. При его выборе автор должен учитывать:
- Позицию адресата.
- Характер отношений.
- Официальность.
- Этикет.
Чаще всего такие деловые письма используются банками, когда необходимо напомнить клиенту о необходимости погашения кредита или внесения средств по депозиту.
Оформление заключительной части
Сопроводительное письмо. Примером является опись вложений в конверт. Используется чаще всего при отправке посредством почтовых отправлений пакета документов.
Если на оформление делового письма потребовалось несколько страниц, то нумеровать нужно, начиная со второй.
Первое, на что мы обращаем внимание, получив письмо, — это бумага. Согласно требованиям этикета делового письма бумага для него всегда должна быть кристально чистой и ни в коем случае не помятой. У адресатов послания сложится лучшее впечатление об организации, если письмо окажется написанным на фирменном бланке с эмблемой компании.
Самым оптимальным шрифтом считается стандартный «Таймс Нью Роман», размера 12 и с междустрочным интервалом 1,5-2.
Это коммерческий договор на осуществление правоотношений, который должен содержать подробности коммерческой сделки.
Высоким уровнем владения английским языком обладают, увы, не все. И часто менеджеры несколько теряются, когда им нужно написать деловое письмо на английском языке. Если даже на русском люди в переписке не всегда могут понять друг друга, то что тогда говорить об иностранном языке? Лучшим выходом в этой ситуации будет поиск похожих писем и употребление в своем письме подходящих из них фраз.
В вступлении необходимо кратко определить суть письма. Можно начать традиционно: «Довожу до Вашего сведения…», «Прошу Вас…», «В настоящее время…» и т.д. — если письмо пишется от первого лица.
Любое деловое сообщение должно быть написано следующим образом.
- Беспристрастно.
- Адресно (то есть предназначено конкретному лицу).
- Аргументировано.
- Достоверно.
- Максимально полно.
- Вся информация в тексте должна быть актуальной на момент написания.
По количеству лиц (компаний) существуют следующие виды деловых писем:
- циркулярное (направлено в адрес нескольких лиц);
- стандартное (направленное в один адрес, определенному лицу).