Номенклатура дел РБ на 2022 год с новыми сроками хранения

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Номенклатура дел РБ на 2022 год с новыми сроками хранения». Также Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте.

Содержание

1. Какие сроки хранения документов по номенклатуре дел?

2. Росархив разъяснил новый порядок хранения документов

2.1. Кто ведет номенклатуру дел

3. Актуализируем номенклатуру дел по причине новых сроков хранения документов

4. Храним документы с учетом новых сроков

5. Образец номенклатуры дел организации 2020

6. Приказ Росархива от 20.12.2019 N 236

7. Обновляем обязательные приказы в компании к новому году

8. Как секретарю уточнить номенклатуру дел: 7 шагов

9. Новые сроки хранения документов в 2020 году: переходим на новый Перечень

Разберем сроки хранения документов по номенклатуре дел на практическом примере. Выпускница Финансовой академии Мария поступила на работу в ООО «Вираж», занимающееся ремонтом и строительством офисов. Поскольку опыта в финансовых вопросах у бывшей студентки не было, руководство решило закрепить ее за канцелярией на время испытательного срока — так можно быстрее ознакомиться со структурой компании и изучить специфику ее деятельности.

Данное подразделение состояло из 5 сотрудников, которые занимались решением разного рода организационных вопросов, в том числе отвечали за организацию документооборота фирмы.

Сотрудница отдела, к которой прикрепили Марию, занималась разработкой номенклатуры дел на будущий год.

ВАЖНО! Номенклатура дел на следующий год составляется в последнем квартале текущего года, утверждается руководителем и вводится в действие с 1 января (п. 3.4.6 Правил работы архивов компаний от 06.02.2002).

Марию тоже подключили к этой работе — ей поручили проставление сроков хранения документов по номенклатуре дел напротив названий заголовков дел строго по типовому перечню.

ВАЖНО! Сроки хранения документов отражены в типовых и ведомственных перечнях. С 18.02.2020 основой для определения сроков служит Перечень типовых документов и сроков их хранения, утвержденный приказом Росархива от 20.12.2019 № 236. Действовавший ранее приказ Минкультуры от 25.08.2010 № 558 отменен.

Какие сроки хранения документов по номенклатуре дел?

Номенклатура дел ООО «Вираж» была сформирована, исходя из организационной структуры фирмы. В процессе документооборота принимали участие следующие подразделения:

подразделение организационных вопросов (канцелярия);
кадровое подразделение;
департамент труда и заработной платы;
отдел экономического планирования, статистики и финансов;
департамент бухгалтерского учета и отчетности;
департамент налогового учета и декларирования;
отдел охраны труда;
производственно-технический отдел (ПТО);
другие подразделения.

Прежде чем проставить сроки хранения напротив указанных в номенклатуре дел, Мария подробно изучила структуру фирмы и разобралась с функциональным назначением каждой структурной единицы. Затем досконально стала разбираться с Перечнем, утвержденным приказом № 236. Информацию о сроках хранения тех или иных документов Мария отражала в графе 4 номенклатуры. Начала она с канцелярии и особенно скрупулезно изучила документооборот подразделения, в котором в настоящее время работала.

В номенклатуре канцелярии содержался перечень самых разнообразных дел, сроки хранения которых разительно друг от друга отличались. К примеру, к правилам внутреннего трудового распорядка применяется период хранения длиной всего в 1 год (после замены новыми), а коллективный договор предписано хранить постоянно.

Номенклатура дел канцелярии имела следующий вид (приводится в сокращении):

Индекс дела	Заголовок дела	Кол-во единиц хранения	Срок хранения и номера статей по перечню	Примечание
1	2	3	4	5
01. Канцелярия
01-01	Устав ООО «Вираж»		Постоянно ст. 28
01-02	Коллективный договор ООО «Вираж»		Постоянно ст. 386	Присланные для сведения — до минования надобности
01-03	Правила внутреннего трудового распорядка ООО «Вираж»		1 год ст. 381	После замены новыми
01-04	Приказы директора ООО «Вираж» по основной деятельности		Постоянно ст. 19
01-05	Приказы директора ООО «Вираж» по административно-хозяйственной деятельности		5 лет ст. 19
01-06	Протоколы совещаний у руководителя		Постоянно ст. 18«е»	Протоколы оперативных совещаний — 5 лет
01-07	Номенклатура дел		Постоянно ст. 157	Структурных подразделений — 3 года
—	—	—	—	—
	Резерв
	Резерв

Заполняя графу 4 номенклатуры, Мария обратила внимание на последние 2 строки в графе 2 «Заголовок дела». Как оказалось, несколько резервных строк принято оставлять в номенклатуре любого подразделения компании на случай появления заголовков дел, ранее номенклатурой не предусмотренных. Сроки хранения в этих строках будут проставляться только после того, когда резервные строки заполнятся наименованием дел, — пока Мария оставила их пустыми.

После внесения сроков хранения документов, отраженных в номенклатуре канцелярии, Мария занялась документацией кадрового подразделения.

После отражения в номенклатуре фирмы сроков хранения документов бухгалтерского и налогового назначения Мария приступила к совсем неизвестному ей разделу — делам отдела охраны труда. Все обозначенные в номенклатуре заголовки дел присутствовали в типовом перечне, утвержденном приказом № 326, поэтому проставить сроки их хранения было просто:

Индекс дела	Заголовок дела	Кол-во единиц хранения	Срок хранения и номера статей по перечню	Примечание
1	2	3	4	5
06. Охрана труда
06-01	Инструкции по технике безопасности и охране труда		постоянно ст. 8 «а»
06-02	Отчеты по проведению СОУТ и документы к ним (протоколы, решения, заключения, перечни рабочих мест, сведения, данные, сводные ведомости, декларации соответствия, карты специальной оценки условий труда на конкретные рабочие места, перечни мероприятий по улучшению условий и охраны труда)		45 лет ст. 407	При вредных и опасных условиях труда: 50 лет — если документы окончены делопроизводством после 01.01.2003; 75 лет — если документы окончены делопроизводством до 01.01.2003
06-03	Журналы, книги учета: инструктажа по охране труда (вводного и на рабочем месте); профилактических работ по охране труда, проверки знаний по охране труда		45 лет, ст. 423 «а» 5 лет, ст. 423 «б»
06-04	Журнал инструктажа по пожарной безопасности		3 года ст. 613
06-05	Документы (отчеты, акты, списки, планы-графики, переписка) периодических медицинских осмотров		3 года ст. 635
—	—	—	—	—
	Резерв
	Резерв

Следующий раздел номенклатуры по объему был небольшим. Состоял он в основном из планов и статотчетности. Все прогнозные и плановые бумаги в целом по компании ООО «Вираж» перечнем предписано было хранить постоянно. Только индивидуальные планы и отчетность сотрудников не требовали такого длительного периода сохранения — отрезок времени, в течение которого от них нельзя избавляться, составляет всего 1 год.

Индекс дела	Заголовок дела	Кол-во единиц хранения	Срок хранения и номера статей по перечню	Примечание
1	2	3	4	5
07. Планирование, статистика и финансы
07-01	Планы экономического и социального развития ООО «Вираж»		Постоянно ст. 196
07-02	Бизнес-планы ООО «Вираж», документы (технико-экономические обоснования, заключения, справки, расчеты) к ним		Постоянно ст. 197
07-03	Годовые планы ООО «Вираж» по основным направлениям деятельности		Постоянно ст. 198
07-04	Оперативные планы (квартальные, месячные) работы по всем направлениям деятельности		Пока не исчезнет надобность ст. 201
07-05	Индивидуальные планы работников		1 год ст. 203
07-06	Документы (таблицы, справки, расчеты) сводных статистических отчетов		До минования надобности ст. 338
07-07	Индивидуальные отчеты сотрудников		1 год ст. 216
—	—	—	—	—
	Резерв
	Резерв

Раздел номенклатуры по делам, формируемым или используемым в производственно-техническом отделе (ПТО), включал заголовки дел, совсем не знакомых Марии. И в типовом перечне, утвержденном приказом № 236, документов с подобными названиями она не обнаружила. Поскольку срок хранения в графу 4 номенклатуры внести в любом случае необходимо, за помощью Мария обратилась к своему непосредственному руководителю, поручившему ей это задание.

От него Мария узнала, что сроки хранения документов фирмы определяются на основе типового перечня, утвержденного приказом № 236, а также ведомственных перечней. К примеру, периоды хранения документов ПТО необходимо определять по Перечню типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций, с указанием сроков хранения (в редакции приказа Минкультуры от 28.04.2011 № 412).

Согласно указанному перечню Мария проставила в номенклатуре соответствующие сроки хранения документации ПТО:

Индекс дела	Заголовок дела	Кол-во единиц хранения	Срок хранения и номера статей по перечню	Примечание
1	2	3	4	5
08. ПТО
08-01
08-02	Технологические карты		Постоянно ст. 141
08-03	Технологические правила и предписания		До замены новыми ст. 143
08-04	Технические условия технологического процесса		До ликвидации организации ст. 145
08-05	Технологический паспорт		Пока существует надобность ст. 197
08-06	Карта наладки инструмента		До замены новыми ст. 213
—	—	—	—	—
	Резерв
	Резерв

Изучив вышеуказанный перечень, Мария задала еще один вопрос своему руководителю: как определить периоды, в течение которых документы ПТО подлежат хранению, если они не указаны и в этом перечне? Ответ на это вопрос вы узнаете из следующего раздела.

Связанный материал Учимся составлять номенклатуру дел отдела кадров № 12 / 2015 Связанный материал Составляем номенклатуру дел с учетом изменения сроков хранения кадровых документов № 12 / 2016

Новый Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения (утв. прик азом Росархива от 20.12.2019 № 236)¹ вступил в силу 18.02.2020. На эту дату в организации уже должна действовать номенклатура дел на 2020 год, ее надо было утвердить в конце 2019 года до начала 2020. Поэтому основной задачей организации сейчас становится обеспечение соблюдения нормативных сроков хранения документов в соответствии с новым Перечнем. Для ее решения отделу кадров в части дел и документов, относящихся к его ведению, необходимо:

Проанализировать Перечень 2019 г., обратить внимание на его новые тематические подзаголовки, категории и комплексы документов, которые появились по сравнению с Перечнем 2010 г.²;
Сравнить сроки хранения категорий, комплексов и видов кадровых документов, установленных новым Перечнем, со сроками хранения конкретных заголовков дел в номенклатуре дел отдела кадров (в рамках утвержденной сводной номенклатуры дел на 2020 год), выявить все изменения сроков;
Уточнить формулировки конкретных заголовков дел в соответствии с составом документов нового Перечня и проверить последовательность индексов (при необходимости), внести новые сроки хранения документов прежде всего в свой рабочий экземпляр номенклатуры дел, который ведет отдел кадров. Этот экземпляр станет основой:
- для разработки новой номенклатуры на 2020 год в части дел отдела кадров или изменений к ее первоначальному варианту (как это можно сделать, подробно и с примерами покажем далее);
- для подготовки кадровой части номенклатуры дел уже на следующий 2021 год;
На основании рабочего экземпляра определить объем необходимых изменений и уточнений, которые относятся к конкретным заголовкам дел отдела кадров и их срокам хранения, показать рабочий экземпляр руководителю службы ДОУ и председателю экспертной комиссии и по согласованию с ними и руководителем организации решать вопрос, будет ли утвержденная сводная номенклатура дел организации на 2020 год подлежать переработке, переоформлению и фактически повторному утверждению, если выявлено много изменений.

Рассмотрим еще один, радикальный, вариант, когда выявлен большой объем необходимых изменений в утвержденную сводную номенклатуру дел на 2020 год и руководитель организации принял решение ее переоформить и утвердить заново (см. Пример 5). Метод «версионности» в данном случае окажется неприменимым, т.к. Перечень 2010 г., в соответствии с которым в утвержденной номенклатуре были определены сроки хранения дел, признан утратившим силу (приказ Минкультуры России от 17.12.2019 № 1964). Это позволяет фактически заново утверждать номенклатуру дел на 2020 год в связи с изменениями сроков хранения категорий, комплексов и видов документов и применять ее «задним числом» – с 1 января 2020 года номенклатура дел («новая») применяется в обязательном порядке, а при архивно-технической обработке документов и дел, составлении описей и актов она «применяется» по отношению к документам и за предыдущие годы (скорее всего, за 2016–2019 гг., т.к. документы должны передаваться в архив не позднее 3 лет с года завершения в делопроизводстве).

Росархив разъяснил новый порядок хранения документов

Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения

Все документы и важные бумаги предприятия раскладываются в отдельные папки, в зависимости от темы или структурного подразделения к которому они относятся. Каждая такая папка называется «Дело». Как правило, оно имеет свой номер и наименование. Номенклатура дел фиксирует их, распределяя определенным образом. Параллельно документ отражает сроки хранения тех или иных бумаг и количество томов в деле.

Таким образом, документ «Номенклатура дел» позволяет достичь сразу нескольких целей:

он учитывает все дела, которые ведутся на предприятии,
группирует их в зависимости от типа или принадлежности,
обеспечивает их сохранность и быстрый поиск при необходимости,
определяет правила формирования дел, в зависимости от их сути или хронологии.

Номенклатура дел часто помогает в тех случаях, когда необходимо провести «фильтрацию» документов на предмет выявления тех, которым пора в архив или на уничтожении в связи с закончившимся периодом хранения.

В номенклатуре регистрируются все дела, имеющие отношение к деятельности фирмы, невзирая на то, к головному офису они относятся или ее филиалам и представительствам (учредительные бумаги, приказы, должностные инструкции, исходящие и входящие документы и т.п.), сюда же вносятся секретные бумаги, содержащие конфиденциальную информацию или коммерческую тайну. Дела ликвидированных компаний, правопреемником которых является предприятие, также необходимо включать в номенклатурный перечень.

Исключение составляют печатные издания, к которым в числе прочего относятся книги и журналы учета, а также различного рода заявления сотрудников, внутренняя переписка между отделами и т.п. Дела, заведенные в профсоюзе, при условии, что он зарегистрирован как отдельное юридическое лицо, в номенклатуру дел организации включать тоже не нужно.

Как правило, номенклатура содержит несколько разделов, включающих основной, в который входит полный спектр учредительной документации и сопутствующих регистрации фирмы бумаг, а также другие части, включающие список дел, относящихся к различным структурным подразделениям.

Документ является периодическим, и составляется один раз в год в конце отчетного периода (декабрь). Это позволяет точно подсчитать количество документов, с которыми компания входит в новый год.

Кто ведет номенклатуру дел

Ведение документа может находиться в компетенции делопроизводителя, секретаря, сотрудника/руководителя отдела канцелярии или архива, кадровика – все зависит от распределения должностных обязанностей в организации. Но в любом случае, после составления номенклатура передается на подпись руководителю компании.

Несмотря на несколько «громоздкое» название, данный документ имеет довольно простую и понятную структуру. На сегодняшний день нет его унифицированного образца, поэтому предприятия могут писать его в произвольной форме, добавляя необходимые разделы и пункты. При этом существуют некоторые сведения, которые должны быть в нем обязательно:

наименование организации,
номер и дата составления,
перечень документов,
подписи ответственных лиц.

В документе также следует отметить количество томов, которое имеет то или иное дело, а также в электронном или бумажном виде оно ведется. Если дело ведется в электронном виде, нумерацию страниц нужно вести по файлам и это же значение отмечать в номенклатуре.

Надо отметить, что некоторые организации те дела, которые ведутся в электронном виде, заносят в отдельный раздел документа или же формируют под них отдельную номенклатуру.

Актуализируем номенклатуру дел по причине новых сроков хранения документов

Строгих правил по оформлению документа нет, это значит, что он может вестись как вручную, так и в печатном виде. Второй вариант более удобный, поскольку документ зачастую имеет довольно внушительный объем, да и составлять его и вносить правки так гораздо удобнее. Документ можно оформлять на стандартных чистых листах формата А4 или на фирменном бланке организации.

Если бланк содержит несколько листов, их следует скрепить между собой, пронумеровать и надлежащим образом проштамповать в конце, проставив дату составления, отметив количество страниц и заверив все подписью ответственного лица.

Документ составляется в единственном экземпляре, который после утраты актуальности передается на хранение в архив предприятия.

Как иностранцу проверить подлинность РВП

79 0

Номенклатура дел (НД) позволяет упорядочить все дела, которые в ней заводят. Она отличается четкой систематизацией и соблюдением указанного срока хранения. Такое определение дано в статье 3.4 «Основных правил работы архивов организаций», одобренных Решением Коллегии Росархива от 06.02.2002.

Когда бумаги хранятся более 10 лет или постоянно, их следует учитывать более строго и упорядоченно. Систематизировать документацию помогает типовая номенклатура дел организации, к основным функциям которой относятся:

группировка имеющихся документов по разным критериям;
обеспечение их сохранности;
возможность быстро найти требуемую бумагу;
индексация дел.

Применяется она и в архивном делопроизводстве, когда документы хранятся менее 10 лет.

В зависимости от особенностей документооборота на конкретном предприятии разберем, как составить номенклатуру дел организации, которых может быть один или несколько видов.

Типовая — это нормативный документ. Ее формы закреплены в приложениях 7 (для предприятия в целом) и 8 (для структурного подразделения) «Основных правил работы архивов организаций». Сводная НД позволяет объединить данные по отделам в единый регистр.

Другой вид НД — перечень дел одного отдела, например, отдела кадров, составляется непосредственно самими кадровиками предприятия Такое решение рационально, если в силу специфики деятельности такой регистр дел не вписывается в стандарты. Здесь стоит учитывать:

формы НД за прошлые годы;
мнение высшего руководства и начальников подразделений;
учредительные документы;
штатное расписание;
планы развития предприятия;
отчеты с выявленными недостатками в ведении документооборота.

Существуют и примерные НД — это регистры рекомендательного характера. Они используются в определенных учреждениях. В них приводится перечень дел, подлежащих учету, и заполненный образец индекса дела по номенклатуре дел конкретного предприятия.

Так, например, в Приложении 17 к Письму Министерства образования №03-51/64 от 20.12.2000 находится пример номенклатуры дел в образовательном учреждении. А в остальных приложениях — перечень документов, подлежащих включению в нее.

НД составляется на фирменном бланке компании. Затем следует процесс согласования. В его рамках необходимо:

получить одобрение архивной службы;
заручиться подписью начальника отдела документационного обеспечения;
согласовать с экспертной комиссией;
согласовать с экспертами федерального или муниципального архива (если дела передаются на государственное хранение).

В итоге руководителем компании утверждается перечень дел бухгалтерии с новыми сроками хранения, уже прошедшая все вышеперечисленные процедуры, для чего требуется оформить приказ, который действует на протяжении календарного года.

Приказ содержит следующие сведения:

наименование организации;
номер и дату приказа;
описание НД, подлежащей утверждению;
основание для этого;
Ф.И.О. и должность ответственного лица;
дату;
подпись руководителя;
отметку об ознакомлении с приказом ответственного лица.

Храним документы с учетом новых сроков

В соответствии с частью 3 статьи 6 Федерального закона от 22 октября 2004 г. N 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2004, N 43, ст. 4169; 2018, N 1, ст. 19), подпунктом 6 пункта 6 Положения о Федеральном архивном агентстве, утвержденном Указом Президента Российской Федерации от 22 июня 2016 г. N 293 (Собрание законодательства Российской Федерации, 2016, N 26, ст. 4034; 2018, N 52, ст. 8239), приказываю:

Утвердить прилагаемый Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения.

Руководитель
А.Н. АРТИЗОВ

УТВЕРЖДЕН
приказом
Федерального архивного агентства
от 20.12.2019 г. N 236

В начале года некоторые необходимые приказы надо переоформить. Например, те, у которых ограничен срок действия. К таким относится обязательный приказ об утверждении штатного расписания — он утверждается только на год.

Узнать подробнее о составлении штатного расписания, скачать актуальные бланки и формы документов вы можете в нашем материале.

Этот документ тоже входит в перечень обязательных приказов, который оформляется каждый год заново. В 2020 году утвердить графики отпусков на 2021 надо не позже 17 декабря. Это правило, за которым строго следят проверяющие.

Важно!

Утвердить отпускной график на следующий год надо не позднее, чем за две недели до окончания года.

Инструкция по заполнению графика отпусков на сайте Профкадровик. Здесь можно скачать бланк графика.

Заполните график и утвердите его у руководителя. Если документ оформлен в унифицированной форме Т-7, его не обязательно утверждать отдельным приказом — бланк предусматривает специальное место для этого. Если же вы заполняете форму, разработанную самостоятельно, и в ней нет грифа утверждения, вам необходимо дополнительно издать приказ, обязательный в начале года, который утвердит готовый график.

Проверьте распоряжения руководства о назначении ответственных за конкретное направление работы в рамках подразделения или всего предприятия.

Важно!

На некоторые виды деятельности сроки полномочий могут быть ограничены..

Назначение ответственных — тоже приказы, необходимые в организации. Убедитесь, что все назначенные работники на своих местах, в противном случае обновите документацию.

Напомним, что номенклатура дел действует только один год. Чаще всего – с 1 января по 31 декабря. Каждый год следует вводить в действие актуальный и уточненный документ. Если номенклатуре вашей организации больше одного года, то все мероприятия нужно проводить в том же порядке.

Приведем Алгоритм уточнения номенклатуры дел.

Образец номенклатуры дел организации 2020

Как обновить номенклатуру дел в связи с выходом нового Перечня 2019

Номенклатура дел: учим коллег работать с этим документом

Изменения отразились на номенклатуре дел и документообороте госорганов, бюджетных и коммерческих организаций (Таблица 1).

Таблица 1: Изменения в сроках хранения документов до и после введения Перечня 2019.

Вид документа	Срок хранения по-старому (18.02.2020)	Срок хранения по-новому (после 18.02.2020)
Счета-фактуры	4 года	5 лет
Графики отпусков	1 год	3 года
Базы данных отпусков, журналы, книги и карточки учёта	3 года	5 лет
Налоговые декларации, представляемые в ФНС по всем категориям налогов, сборов, взносов	5 лет	6 лет
Документы о дисциплинарных взысканиях	5 лет	3 года
Реестры сведений о доходах физлиц	75 лет	5 лет
Документы о состоянии и мерах по улучшению условий и охраны труда	Постоянно	5 лет
Заявки о потребности в иностранцах	5 лет	1 год
Переписка с налоговиками, которая касается расхождений в расчетах по налогам	5 лет	6 лет
Образцы подписи материально ответственного лица	Не менее 5 лет. Конкретный срок хранения устанавливался в учетной политике учреждения.	5 лет. Срок хранения исчисляется с момента смены материально-ответственного лица в учреждении

Учитывать изменения нужно и при кадровом документообороте. Личные карточки сотрудников, трудовые договоры, документы о приёме, переводе и увольнении с работы, законченные делопроизводством до 1 января 2003 года, теперь следует хранить 75 лет. А документы, законченные делопроизводством, позднее указанного срока – 50 лет.

Отдельные кадровые документы получили индивидуальный срок хранения:

журналы, книги учета инструктажа по охране труда — 45 лет;
предупреждения, уведомления работников — 3 года;
заявления сотрудников о выдаче документов, связанных с работой, и их копии — 1 год.

Внести все изменения нужно до момента сдачи итоговых записей номенклатур структурных подразделений в службу делопроизводства. То есть, до конца 2020 года.

Обозначить дату перехода должен руководитель организации. Предварительно издав соответствующий указ или распоряжение.

В конце года останется только заполнить сводную номенклатуру. Внести сведения о количестве дел временного и постоянного хранения, а также дела с отметкой «ЭПК».

В номенклатуре дел организации следует обновить только те статьи, которые ссылаются на Перечень 2010 года. Для этого нужно провести выверку номенклатуры и актуализировать её.

Сравните Перечень 2019 г. с перечнем 2010. Обратите внимание на новые тематические подзаголовки, категории и комплексы документов.
Проведите сверку заголовков, сроков хранения. Укажите новые статьи. Для учета изменений следует использовать рабочий экземпляр номенклатуры дел. Он станет основой для разработки новой номенклатуры на 2020 год (или изменений к ее первоначальному варианту) и для подготовки к утверждению номенклатуры дел на следующий 2021 год.
Потребуется приказ об отмене старой и введении новой номенклатуры, а также проект сводной номенклатуры дел. Его следует согласовать с начальниками структурных подразделений и экспертной комиссией организации.

Для удобства утверждённую номенклатуру дел можно поделить на разделы и передать каждый из них в соответствующее структурное подразделение организации.

АХО. Секретариат и делопроизводство

К списку статей

На основании части четвертой статьи 4 Закона Республики Беларусь от 25 ноября 2011 года «Об архивном деле и делопроизводстве в Республике Беларусь» и пункта 11 Положения о Министерстве юстиции Республики Беларусь, утвержденного постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 31 октября 2001 г. № 1605, Министерство юстиции Республики Беларусь ПОСТАНОВЛЯЕТ:

Установить перечень типовых документов Национального архивного фонда Республики Беларусь, образующихся в процессе деятельности государственных органов, иных организаций и индивидуальных предпринимателей, с указанием сроков хранения согласно приложению 1.
Признать утратившими силу нормативные правовые акты, отдельные структурные элементы нормативных правовых актов по вопросам архивного дела и делопроизводства согласно приложению 2.
Настоящее постановление вступает в силу после его официального опубликования.

Приказ Росархива от 20.12.2019 N 236

ПЕРЕЧЕНЬ типовых документов Национального архивного фонда Республики Беларусь, образующихся в процессе деятельности государственных органов, иных организаций и индивидуальных предпринимателей, с указанием сроков хранения (.pdf)

Положения школы
Документы по коронавирусу
Билеты и инструктажи по ОТ
Журналы по охране труда
Акты и протоколы по ОТ
Нормативные документы ОТ

Должностные Профстандарт
Должностные по ЕКС
Должностные заместителей
Должностные администрации
Должностные учителей
Должностные персонала
Должностные лаборантов
Перечень должностных

Охрана труда администрации
Охрана труда учителя
Учебно-вспомогательный персонал
Обслуживающий персонал
Техника безопасности классного руководителя
Техника безопасности для учащихся
Инструктажи для учащихся
Охрана труда психолога
Охрана труда в библиотеке
Охрана труда в столовой
Перечень инструкций по ОТ

Кабинет начальной школы
Кабинет физики
Кабинет информатики
Кабинет биологии
Кабинет химии
Кабинет технологии
Учебные мастерские
Спортивный зал
Кабинет ОБЖ
Кружки, студии, секции

Обновляем обязательные приказы в компании к новому году

Пожарная безопасность в школе
Инструктажи по ПБ в школе
Видео пожарной безопасности
Перечень инструкций по ПБ

Должностные инструкции для пришкольного лагеря
Инструкции по охране труда для пришкольного лагеря
Инструкции школьного лагеря
Инструкции для детей лагеря
Инструктажи для детей

Положения ДОУ
Документация по коронавирусу
Журналы по охране труда
Акты и протоколы по ОТ в ДОУ
Нормативные документы ОТ

Контракт

Трудовой договор

Ответственность работника и нанимателя

Наименование должностей и профессий

Отпуска и свободные дни

Количество необходимых экземпляров НД компания определяет самостоятельно. Например, учреждение определило следующие места хранения:

Первый экземпляр хранится в канцелярии.
Второй используется в работе делопроизводителя компании либо в отделе канцелярии.
Третий используется в архиве компании.
Четвертый передан в государственный архив при сдаче документации на хранение.
Остальные копии переданы в структурные подразделения организации для использования в работе.

Как секретарю уточнить номенклатуру дел: 7 шагов

Номенклатура дел — это регистр, позволяющий систематизировать все документы, используемые в деятельности организации. Это достигается путем их группировки в дела, сформированные по тематическому признаку с учетом сроков хранения. Перечень таких дел, составленный по определенной форме, и есть их номенклатура (п. 94 ГОСТ Р 7.0.8-2013).

Применение номенклатуры в отношении текущих документов решает несколько задач, таких как:

классификация и учет;
облегчение поиска;
помощь при передаче дел и составлении описей;
системная подготовка к отбору для дальнейшего хранения и уничтожения.

Номенклатура дел может быть:

типовой (нормативной), разработанной ведомством и принимаемой подведомственными организациями за образец при составлении собственного документа;
примерной или рекомендуемой, т. е. служащей методическим пособием для создания номенклатуры в однотипных организациях, относящихся, например, к одной отрасли;
индивидуальной, разработанной для конкретной организации.

Составление номенклатуры дел организации производится на протяжении последнего квартала года, предшествующего отчетному. Номенклатура вводится в действие в начале года — это означает, что номенклатура дел на 2020 год, составленная в 4-м квартале 2019-го, начинает заполняться с 01.01.2020.

Утверждение номенклатуры дел производится руководителем предприятия в конце календарного года. Внизу данного регистра подбивается итог по количеству перечисленных в номенклатуре дел, томов (частей).

Специальная служба/сотрудник на предприятии лучше любого привлеченного специалиста знает, как составить номенклатуру дел организации. Принимающим участие в формировании документооборота лицам легче сориентироваться, какие документы следует объединить в одно дело, а какие, наоборот, расформировать по разным томам. Да и названия разделам никто лучше собственных специалистов, знакомых со спецификой работы организации, не подберет.

Традиционно ответственной за составление номенклатуры назначается служба, отвечающая за делопроизводство. Например, составление номенклатуры дел организации (далее — НДО) может быть поручено канцелярии, общему отделу, секретариату.

Прежде чем приступить к составлению НДО, потребуется определиться с составом документации, образующейся в ходе деятельности организации. Изучается устав учреждения, положения о подразделениях (если они есть), плановая и отчетная документация.

Для того чтобы определиться со структурой НДО, потребуется также ознакомиться со штатным расписанием, чтобы знать, кто будет отвечать за формирование тех или иных групп документов.

Новые сроки хранения документов в 2020 году: переходим на новый Перечень

Почему далее мы будем говорить о делах, а не о документах? Дело – это единица учета. Одно дело может содержать несколько документов. Так, исходящее и входящее письма – это разные документы, а дело «Переписка с ООО «Северный ветер» включает в себя и входящие, и исходящие, но только относящиеся к переписке с ООО «Северный ветер». Приказ по основной деятельности – это документ, и дело «Приказы по основной деятельности» состоит только из приказов. Может быть дело «Документы к проекту строительства Объекта №5», в которое будет входить несколько видов разных документов: и письма, и проект, и черновики проекта, и служебные записки, и программы, и договоры, и многое другое.

Для чего нужна номенклатура выяснили, теперь можно приступать к ее созданию.

В 2020-21 годах произошли существенные изменения в законодательном регулировании системы делопроизводства, документооборота и архивного дела в госсекторе: вступил в силу новый ГОСТ по делопроизводству, приняты новая инструкция по делопроизводству в госсекторе, примерное положение об архиве организации, приняты новые методические рекомендации по работе с документами по личному составу учреждений и организаций.

Все это предъявляет новые требования к уровню профессиональной компетенции секретарей-делопроизводителей и других специалистов сфере ДОУ. Для изучения всех последних изменений и новаций в области делопроизводства 13 августа 2021 года Университет приглашает специалистов, ответственных за организацию делопроизводства, электронного документооборота, и архивного дела, а также специалистов, ответственных за работу с обращениями граждан, пройти обучение на новом семинаре: «Новые правила делопроизводства. Разработка номенклатуры организации на 2022 год».

На семинаре будут представлены не только подробный обзор изменений законодательства, но и лучшие практики и современные технологии делопроизводства в госсекторе, рассмотрены эффективные методики работы с электронными документами, а также освещены сложные вопросы документооборота, номенклатуры дел и организации архивов.

Известный российский эксперт в сфере документационного обеспечения управления и архивного дела.

Кандидат исторических наук, доцент кафедры делопроизводства и документооборота в госсекторе УГМУ, доцент кафедры ДОУ Российского государственного социального университета.

Автор более 40 научных работ по различным аспектам документоведения, кадрового делопроизводства и архивоведения.

Руководитель более 20 проектов по внедрению систем делопроизводства и электронного документооборота в различные государственные учреждения Москвы и Московской области.

Университет государственного и муниципального управления (УГМУ) создан в 2016 году как центр повышения квалификации и профессиональной переподготовки государственных и муниципальных служащих России, а также работников государственных и муниципальных учреждений и предприятий. В создании Университета приняли участие специалисты, имеющие большой опыт в подготовке государственных и муниципальных служащих в РАНХиГС при Президенте Российской Федерации, Московском городском университете управления Правительства Москвы и Московском областном учебном центре.

На сегодня Университет государственного и муниципального управления является одним из ведущих специализированных учебных центров страны, в котором проходят очное и очно-заочное обучение работники и служащие государственного и муниципального секторов Российской Федерации. Ежегодно в нашем Университете проходят повышение квалификации и профессиональную переподготовку по различным направлениям более двух тысяч слушателей из многих регионов России, более шести тысяч слушателей принимают участие в краткосрочных семинарах и тренингах.