Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Журнал учета больничных листов в организации». Также Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте.
Журнал регистрации листков должен соответствовать следующим требованиям:
- На титульном листе указывается полное наименование предприятия, название документа ( «Журнал регистрации больничных листов»), а так же период. Периодом является календарный год.
- Страницы журнала нумеруются и прошиваются;
- На последней странице указывается число страниц, ставится дата нумерации и прошивки за подписью и печатью (при наличии) руководителя.
- В журнале должно быть указано лицо, ответственное за его ведение.
В противном случае расходы на выплату пособия не будут компенсированы либо уже полученные денежные средства придется вернуть обратно в фонд. Особенно часто это случается при камеральной или выездной проверке фонда.
Журнал учета листов нетрудоспособности
Как только больничный лист попадает в отдел кадров, он должен быть зарегистрирован в журнале учета больничных листов.
Как уже ранее было сказано, нормами законодательства не предусмотрена обязанность работодателей вести такой учет. А если нет такой обязанности, то законодатель не будет себя утруждать разработкой типовой формы. Поэтому работодатели, сталкивающиеся с необходимостью учета и хранения больничных листков, сами разрабатывают формы таких журналов.
Учет данных позволяет сократить время на подготовку сведений для ФСС при проведении камеральной проверки.
Задача учета данных о нетрудоспособности в журнале регистрации – упрощение кадрового документооборота предприятия.
Помимо этого, такой журнал пригодится кадровику во время подсчета того, на сколько дней требуется продлить отпуск, если период временной нетрудоспособности совпал с днями отпуска.
Ответственность за неведение журнала учета больничных листов
Стоит обратить внимание, что сказанное, касается и тех регионов, которые участвуют в пилотном проекте Фонда соцстрахования. В четырнадцати регионах России ФСС напрямую выплачивает работникам пособия по нетрудоспособности. Работодатели в этих выплатах не участвуют, за исключением соответственно оплаты первых трех дней нетрудоспособности.
Стоит обратить внимание, что сказанное, касается и тех регионов, которые участвуют в пилотном проекте Фонда соцстрахования. В четырнадцати регионах России ФСС напрямую выплачивает работникам пособия по нетрудоспособности.
Если на предприятии отсутствует отдел кадров, то работники, как правило, отдают больничные бюллетени в бухгалтерию. В таком случае ответственность за ведение книги учета ложится на бухгалтера предприятия.
Как правило, журнал учета листов нетрудоспособности передается в бухгалтерию, поэтому стоит дополнительно сделать графу, где бухгалтер мог бы поставить свою подпись, засвидетельствовав факт того, что он получил больничный лист из отдела кадров. Это необходимо для того, чтобы в случае утери справок установить, в каком именно отделе произошла утеря.
Журнал регистрации больничных листов: образец
Документ не является обязательным для работодателя. Однако целесообразность ведения подтверждается следующими выполняемыми им практическими задачами:
- он помогает отследить достижение лимита оплачиваемых дней нетрудоспособности в определенных законом случаях;
- по нему очень просто отследить соблюдение работником срока предоставления данного документа (в течение полугода со дня его закрытия);
- при регистрации документа его будет проще отыскать в архиве при запросе листа нетрудоспособности Фондом социального страхования;
- при использовании такого документа работник кадровой службы сможет подсчитать, на сколько дней необходимо продлить ежегодный оплачиваемый отпуск работнику, заболевшему в период отдыха.
В любом случае независимо от того, кто занимается ведением и заполнением журнала, на его титульном листе должны быть прописаны данные (фамилия и инициалы), занимаемая должность и подпись ответственного лица.
Но даже в таком случае для грамотного ведения учета социальных выплат многие работодатели заводят журнал регистрации больничных листов, чтобы в дальнейшем не возникало трудностей по вопросу оплаты больничных выплат, отчетах перед Фондом социального страхования и других спорных моментах.
Назначение журнала по учету листков нетрудоспособности – систематизация сведений о принятых к учету больничных листах и помощь в подготовке аналитической информации по периодам болезни.
Где найти номер больничного листа
Нет нормативных шаблонов журнала регистрации больничных, поэтому каждый работодатель может разработать форму исходя из своих потребностей, причем документ можно вести и в бумажном, и в электронном формате.
Работодатель может внести и дополнительные графы в случае необходимости. Журнал рекомендуется хранить в надежном месте и страницы в нем нумеровать.
Каждый лист журнала должен содержать следующие элементы:
- Номер страницы;
- Фамилия, имя, отчества застрахованного лица;
- Номер и серия листка нетрудоспособности;
- Основание выдачи больничного (заболевание, травма, беременность)
- Дата начала и дата окончания заболевания включительно;
- Продолжительность нетрудоспособности в днях;
- Сумма начисленного пособия;
- Рекомендуется добавить графы лимита оплачиваемых дней на начало и конец болезни.
Работодатель может внести и дополнительные графы в случае необходимости. Журнал рекомендуется хранить в надежном месте и страницы в нем нумеровать.
Отсутствие работника на рабочем месте по причине болезни должно быть подтверждено предоставлением им листка нетрудоспособности из медицинского учреждения. В противном случае оплата не будет произведена. Как известно, в большинстве случаев работодатель оплачивает только первые три дня болезни, остальные дни выплачиваются из Фонда социального страхования.
Обязанность по ведению данного учетного бланка не установлена законодательно, следовательно, ответственность за отсутствие журнала не предусмотрена.
Образец заполнения журнала больничных листов
Работодатель может внести и дополнительные графы в случае необходимости. Журнал рекомендуется хранить в надежном месте и страницы в нем нумеровать. По окончании ведения его следует прошить, поставить на прошивке подпись и печать с указанием количества листов. Таков общий порядок хранения и учета кадровой документации.
В случае, если работник «не донес» до места работы листок нетрудоспособности в случае его утери или порчи, его можно восстановить.
Такой журнал не является обязательным документом для работодателя. Но все-таки лучше вести журнал учета больничных листов.
Заполнение журнала регистрации больничных листов: скачать образец и бланк
Кстати, если вы нажмете на название формы под картинкой, то вы сможете образец журнала регистрации больничных листов скачать в формате Word.
Ведение журнала учета и регистрации больничных листков на предприятии предназначено для следующих целей:
- систематизация хранения сведений документов;
- быстрый поиск необходимого бланка при проведении проверок налоговыми органами и специалистами ФСС;
- отслеживание срока предъявления документа в бухгалтерию компании;
- возможность контролирования лимита оплачиваемых дней по временной нетрудоспособности;
- общий анализ заболеваемости персонала в организации для полной оценки текущего положения;
- планирование профилактических действий по укреплению здоровья персонала;
- разрешение претензий по утере листков нетрудоспособности.
Для систематизации данных об оплачиваемых листках нетрудоспособности предприятия могут регистрировать их в специальном журнале. Форма документа законодательно не установлена. Каждая организация самостоятельно принимает решение – надо вести этот журнал или нет, в каком формате будет заполняться бланк и кого назначить ответственным за его оформление.
Первыми двумя нормативными документами срок хранения устанавливается равным 5-тилетнему периоду. Налоговый кодекс указывает на необходимость обеспечения сохранности документации, влияющей на размер уплачиваемых страховых взносов, в течение 6 лет.
В примечаниях могут приводиться случаи нарушения режима во время лечения и другие обстоятельства, наличие или отсутствие которых способно повлиять на размер выплачиваемого пособия по временной утрате трудоспособности.
Нарушение установленных обязательств ведет к дисциплинарной ответственности. Наибольшее нарушение, с которым сталкиваются трудящиеся отдела кадров в этой сфере, утрата больничного формуляра. Решение – подготовка запроса в больницу, выдавшего документ, на изготовление дубликата выписки.
Но законодательством дан срок в размере полугода со дня выздоровления, для того что бы работник мог обратиться к своему работодателю за получением пособия по нетрудоспособности.
Перечень типовых архивных документов, образующихся в процессе деятельности организации, утв. Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558, указывает, что больничные листы должны храниться 5 лет.
Больничный лист: сроки предоставления и регистрации
Заполнение учетного журнала не представляет особой сложности благодаря оформлению его страниц в виде удобной таблицы.
Предусматривает список обстоятельств, допускающих временное отсутствие человека на работе. Дополнительно предусмотрен порядок подтверждения таких причин.
Следует отметить, что директор предприятия или ИП не обязан ставить на журнале учета роспись или печать, то есть это остается на его усмотрении.
Ведение журналов регистрации листков нетрудоспособности необязательно. Оформление таковых – право работников кадрового аппарата, позволяющее систематизировать информацию и, не потерять важные отчетные документы. Но при оформлении книг предстоит руководствоваться универсальными требованиями к их составлению и форме.
Правила заполнения журнала учета больничных листов
Он выпускается по строго определенной форме, имеет инвентарный номер, степени защиты. В медицинских учреждениях и ФСС процесс учета и хранения листов детально регламентирован законом.
В медицинских учреждениях и ФСС процесс учета и хранения листов детально регламентирован законом. В организациях, которые являются страхователями (предприятия), также ведется такой учет с помощью заполнения журнала регистрации.
И уже после этого срока работнику придется обращаться непосредственно в территориальное отделение Фонда социального страхования, которое и будет принимать решение о выплате пособия.
После того как больничный лист будет сдан работником в свою организацию или предпринимателю, на работодателя ложится обязанность по его хранению. Но хранение любых документов невозможно без их надлежащего учета. Предлагаемая вниманию статья расскажет, как правильно вести журнал регистрации больничных листов, образец которого, также, можно найти в настоящей статье.
Журнал учета листков нетрудоспособности
Нарушение общих правил ведения, учета и регистрации документов может привести к потере ими юридической силы. Их нельзя будет использовать в суде или других правоохранительных органах в качестве доказательства в случае споров.
Больничный лист – документ строгой отчетности, оборот которого подчиняется строгим правилам и требованиям законодательства.
Регистрацией в журнале считается фиксирование главных реквизитов документа в соответствии с установленной формой, доказывающее факт его наличия и дату составления.