Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Полная таблица архивных документов с новыми сроками хранения в 2022 году». Также Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте.
Первое, на что следует обратить внимание, при «закладке» документа в архив, — это момент, с которого начинает исчисляться срок хранения. Так, по некоторым кадровым документам он стартует непосредственно с даты составления, а для бухгалтерской первички — по окончании отчетного года.
Для целей налогообложения течение срока хранения начинается после отчетного периода, в котором документ последний раз использовался для исчисления налогов и участвовал в формировании отчетности.
О сроках хранения документов по амортизируемому имуществу читайте в материале «С какого момента отсчитывать срок хранения первички по ОС?».
Второй важный нюанс — срок хранения, установленный для одного документа разными НПА, может различаться. Если это так, нужно выбирать максимальный.
Поясним оба нюанса на примере.
Пример определения срока хранения акта сдачи-приемки выполненных работ
Допустим, акт составлен 29.03.2017. Определим срок его хранения:
- Как первичный документ бухучета, подтверждающий учет расходов, он должен храниться 5 лет с окончания отчетного 2017 года, т. е. с 01.01.2018 по 31.12.2022.
- Как документ, подтверждающий факт принятия результатов работ для целей НДС, — 5 лет с окончания I квартала 2017 года (налоговый период по НДС), т. е. с 01.04.2017 по 31.03.2022.
- Как документальное подтверждение расходов по налогу на прибыль — 5 лет с окончания «прибыльного» налогового периода 2017 года, т. е. с 01.01.2018 по 31.12.2022.
Выбираем самую последнюю дату — это 31.12.2022. После нее документ можно уничтожить.
О том, как это сделать по всем правилам, читайте в статье «Уничтожение документов с истекшими сроками хранения (акт)».
Какой срок хранения документов в архиве организации?
Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения
|
ВИД ДОКУМЕНТА |
СРОК ХРАНЕНИЯ |
ПРИМЕЧАНИЕ |
| Планы противодействия коррупции | Постоянно | – |
| Локальные нормативные правовые акты (порядки, перечни должностей, положения) по противодействию коррупции | Постоянно | – |
| Методические документы (рекомендации, памятки, разъяснения) по противодействию коррупции | 3 года (1) | (1) После замены новыми |
| Справки о доходах, расходах, об имуществе и обязательствах имущественного характера | 50/75 лет | – |
| Документы (акты, заключения, возражения, пояснения) проверок соблюдения государственными и муниципальными служащими положений законодательства Российской Федерации о противодействии коррупции | 5 лет | – |
| Документы (заявления, докладные, служебные, объяснительные записки, заключения) комиссии по соблюдению требований к служебному поведению государственных и муниципальных служащих, урегулированию конфликта интересов | 5 лет | – |
| Документы (служебные, объяснительные записки, заключения, протоколы, заявления) о фактах обращения в целях склонения государственных и муниципальных служащих к совершению коррупционных правонарушений | 5 лет | – |
| Документы (акты, справки, служебные записки), связанные с применением взысканий за коррупционные правонарушения, совершенные государственными и муниципальными служащими | 5 лет | – |
| Уведомления работодателя работниками: | – | |
| а) о намерении выполнять иную оплачиваемую работу государственными гражданскими и муниципальными служащими; | 5 лет | |
| б) о получении подарков в связи с протокольными мероприятиями, служебными командировками и другими официальными мероприятиями, участие в которых связано с исполнением ими служебных (должностных) обязанностей; | 5 лет | |
| в) о фактах обращения в целях склонения государственных и муниципальных служащих к совершению коррупционных правонарушений; | 5 лет | |
| г) о возникновении личной заинтересованности при исполнении должностных обязанностей, которая приводит или может привести к конфликту интересов | 5 лет | |
| Журналы, базы данных регистрации: | – | |
| а) уведомлений о фактах обращения в целях склонения государственных и муниципальных служащих к совершению коррупционных правонарушений; | 5 лет | |
| б) уведомлений о намерении выполнять иную оплачиваемую работу государственными и муниципальными служащими; | 5 лет | |
| в) служебных проверок государственных и муниципальных служащих; | 5 лет | |
| г) уведомлений о возникновении личной заинтересованности при исполнении должностных обязанностей, которая приводит или может привести к конфликту интересов; | 5 лет | |
| д) уведомлений о получении подарков в связи с протокольными служебными командировками и другими официальными мероприятиями, участие в которых связано с исполнением служебных (должностных) обязанностей; | 5 лет | |
| е) протоколов комиссии по соблюдению требований к служебному поведению государственных и муниципальных служащих, урегулированию конфликта интересов; | 5 лет | |
| ж) обращений граждан и организаций, поступивших по “телефону доверия” по вопросам противодействия коррупции | 5 лет | |
| Переписка по вопросам противодействия коррупции | 5 лет | – |
|
ВИД ДОКУМЕНТА |
СРОК ХРАНЕНИЯ |
ПРИМЕЧАНИЕ |
| Документы (представления, наградные листы, ходатайства, характеристики, автобиографии, выписки из решений, постановлений, протоколов) о представлении к награждению государственными, муниципальными и ведомственными наградами, присвоении почетных званий, присуждении премий: | (1) В случае принятия решения об отказе – 5 лет
(2) О представлении к награждению ведомственными наградами, присвоении ведомственных почетных званий, присуждении ведомственных премий – 10 лет |
|
| а) в награждающих организациях; | Постоянно (1) (2) | |
| б) в представляющих организациях | 5 лет | |
| Протоколы вручения (передачи) государственных, муниципальных и ведомственных наград | Постоянно | – |
| Журналы учета вручения (передачи) государственных, муниципальных и ведомственных наград | 50/75 лет | – |
| Документы (ходатайства, уведомления, решения) о принятии (отказе от принятия) почетных и специальных званий, наград иностранных государств и организаций | Постоянно | – |
| Документы (ходатайства, заявления, справки) о выдаче дубликатов документов к государственным, муниципальным и ведомственным наградам взамен утраченных | 10 лет | – |
| Журналы учета выдачи дубликатов документов к государственным, муниципальным и ведомственным наградам, взамен утраченных | 10 лет | – |
| Документы (представления, ходатайства, характеристики, биографии, выписки из решений, постановлений, приказов) о занесении на Доску почета | 10 лет | – |
| Книга почета организации | Постоянно | – |
| Переписка о награждении работников, присвоении почетных званий, присуждении премий | 5 лет | – |
Росархив разъяснил новый порядок хранения документов
Срок хранения документов налогового учёта в 2021 году должен соответствовать как перечню Росархива, так и Налоговому кодексу РФ. Согласно подпункту 8 пункта 1 статьи 23 НК РФ, он составляет не менее 4 календарных лет и исчисляется с момента окончания года, в котором был завершен регистр налогового учёта. При этом, если в других нормативных актах для документа установлен срок хранения, превышающий 4 года, соблюдать нужно его.
Сроки хранения бухгалтерской документации регламентируются Федеральным законом «О бухгалтерском учете» № 402-ФЗ от 06.12.2011. Статья 29 этого закона устанавливает не менее, чем 5-ти летний срок хранения для всех бухгалтерских документов, за исключением тех, которые должны храниться все время, пока организация осуществляет свою деятельность. В то же время, согласно пункту 1 этой статьи, конкретные сроки по различным видам документации должны соответствовать правилам организации государственного архивного дела. Следовательно, в 2021 году нужно исходить из сроков, установленных Росархивом 18.02.2020, однако они не должны быть менее 5 лет.
Сроки хранения таких документов с 18.02.2020 регламентируются пунктом 8 раздела II приказа Росархива. Для определенных документов срок хранения зависит от даты их оформления. Срок хранения документов, оформленных до 2003 года — 75 календарных лет, начиная с года, следующего за годом их создания. Кадровые документы, созданные после 2003 года, нужно хранить не менее 50 лет. В перечень кадровой документации входят трудовые и гражданско-правовые договоры, договоры авторского заказа, личные карточки сотрудников, а также невостребованные оригиналы их трудовых книжек, дипломов, военных билетов, удостоверений, свидетельств.
Для некоторых документов установили специальный срок хранения, которого раньше не было:
- документы о дисциплинарных взысканиях – 3 года;
- заявления о выдаче документов, связанных с работой, и их копии – 1 год;
- документы учета инструктажа по охране труда (вводного и на рабочем месте) – 45 лет.
Каждая организация обязана хранить документы, иначе придется нести ответственность.
В соответствии со статьей 120 НК РФ, налогоплательщик наказывается штрафом в размере 10 тысяч рублей, если не представит налоговые и бухгалтерские документы учета за один налоговый период. Если налогоплательщик не может представить документы учета за несколько налоговых периодов, его ждет штраф в размере 30 тысяч рублей. Кроме того, если это привело к снижению налогооблагаемой базы, ФНС вправе оштрафовать организацию в размере 20% от суммы недополученных налогов, но не меньше 40 тысяч рублей.
Согласно статье 15.11 КоАП РФ, за грубое нарушение требований к бухгалтерскому учету должностные лица несут административную ответственность и наказываются штрафом от 5 до 10 тысяч рублей, а при повторном нарушении штрафом от 10 до 20 тысяч рублей или дисквалификацией на срок от 1 до 2 лет.
За нарушение правил хранения архивной документации по статье 13.20 КоАП РФ предусмотрен штраф от 300 до 500 рублей.
Не тратьте время на задачи, которые не приносят прибыль!
Передайте бухгалтерию на аутсорсинг. Мы возьмём на себя всё ведение и безопасное хранение вашей документации.
О сроках хранения типовых управленческих архивных документов организаций
-
ЭДО для маркировки: с 1 января передавать данные по некоторым товарам через «Честный ЗНАК» нельзя
500 0
Сроки хранения кадровой документации последний раз корректировались в 2016 году. Изменения были отражены в Федеральном законе от 02.03.2016 № 43-ФЗ.
Порядок и период сохранности стал зависеть от даты оформления бумаг.
Кадровые документы, такие как приказы по личному составу, личные дела, трудовые договоры и др.,созданные до 2003 года, следует сохранять в течение 75 лет. Период сохранности исчисляется с года, следующего за годом оформления документа.
К кадровой документации, оформленной уже после 2003, требования к периодам хранения изменились. Такие формуляры нужно сохранять не менее 50 лет.
Отметим, что речь идет о трудовых договорах, приказах, личных карточках работников. А также о невостребованных оригиналах личной документации работника (трудовые книжки, свидетельства, дипломы, удостоверения).
Подробнее об услуге вы можете уточнить
у наших менеджеров по телефону:в Москве: +7 (495) 021-93-94
в Краснодаре: +7 (918) 166-61-29или отправить запрос из формы обратной связи.
В таблице показали, какие документы подлежат хранению после закупочных процедур по 44-ФЗ, и разделили длительность по типам документов.
Вид регистра Период сохранности, лет Предельный срок хранения контрактов по 44-ФЗ (государственных и муниципальных контрактов) 5 (после исполнения) Весь номенклатурный список закупочной документации, в том числе и переписки, как у организации-заказчика, так и у иных учреждений 3 (после завершения процедур, заключения контракта, признания заказа несостоявшимся) Положения о комиссиях (единой, приемочной, экспертной и т. п.) Постоянно План-график 3 Все журналы регистрации 3 Реестры контрактов Постоянно Отчеты по контрактам Постоянно Реестры закупок, осуществляемых учреждением без заключения госконтракта До ликвидации организации-заказчика Если заказчик оформляет отдельное распоряжение о лимитах бюджетных обязательств, выделенных на закупочную деятельность, срок хранения приказа о лимите закупок определяется по п. 19 приказа Росархива № 236. Все приказы по административно-хозяйственным вопросам хранятся в течение 5 лет. А вот распоряжения по основной деятельности необходимо хранить постоянно или до ликвидации организации.
- Свежие
- Посещаемые
Внести все изменения нужно до момента сдачи итоговых записей номенклатур структурных подразделений в службу делопроизводства. То есть, до конца 2020 года.
Обозначить дату перехода должен руководитель организации. Предварительно издав соответствующий указ или распоряжение.
В конце года останется только заполнить сводную номенклатуру. Внести сведения о количестве дел временного и постоянного хранения, а также дела с отметкой «ЭПК».
В номенклатуре дел организации следует обновить только те статьи, которые ссылаются на Перечень 2010 года. Для этого нужно провести выверку номенклатуры и актуализировать её.
- Сравните Перечень 2019 г. с перечнем 2010. Обратите внимание на новые тематические подзаголовки, категории и комплексы документов.
- Проведите сверку заголовков, сроков хранения. Укажите новые статьи. Для учета изменений следует использовать рабочий экземпляр номенклатуры дел. Он станет основой для разработки новой номенклатуры на 2020 год (или изменений к ее первоначальному варианту) и для подготовки к утверждению номенклатуры дел на следующий 2021 год.
- Потребуется приказ об отмене старой и введении новой номенклатуры, а также проект сводной номенклатуры дел. Его следует согласовать с начальниками структурных подразделений и экспертной комиссией организации.
Для удобства утверждённую номенклатуру дел можно поделить на разделы и передать каждый из них в соответствующее структурное подразделение организации.
АХО. Секретариат и делопроизводство
К списку статей
Рекомендуем компаниям провести проверку соблюдения требований российского законодательства об архивном хранении документов, в том числе содержащих персональные данные, в рамках которой:
- учесть в работе положения новых нормативных правовых актов;
- принять необходимые меры по обновлению локальных актов компании, регламентирующих порядок и сроки хранения документов, в том числе содержащих персональные данные;
- провести инвентаризацию хранимых документов, направленную, в частности, на выявление документов с истекшим сроком хранения.
Срок хранения бухгалтерских документов
Акт уничтожения документов с истекшим сроком хранения
Сроки хранения личных дел уволенных работников
Сколько хранить документы после ликвидации ООО
Архивная справка: образец
Действующее законодательство устанавливает для хозяйствующих субъектов обязанность хранения большинства «бумажных» документов, образующихся по ходу деятельности. При этом для каждого вида документов утверждаются свои сроки хранения, порой довольно длительные. Рассмотрим новые сроки хранения документов, таблицы по ним, а также расскажем, какие санкции грозят за нарушение правил их хранения.
Несоблюдение сроков хранения документов бухучета и «первички» может обернуться для компании немалыми штрафами, поскольку документ, уничтоженный раньше установленного срока, невозможно предоставить инспекторам в случае налоговой проверки.
Приведем сроки хранения первичных документов в таблице вместе со сроками для бухгалтерской документации.
Начальным этапом формирования номенклатуры дел выступает изучение созданных на предприятии комплексов локальных актов. В их число входят:
- организационная структура и штатное расписание предприятия;
- разработанные в предыдущие годы реестры дел;
- описи дел временного и постоянного хранения;
- при наличии — типовые номенклатуры дел;
- правила организации, определяющие порядок документооборота и документирования на предприятии;
- перечень документов, регламентирующих срок их хранения.
Следующий этап — выбор схемы, по которой она будет формироваться. Применяются два основных варианта:
- Структурная схема. Используется в том случае, если организационная структура компании или учреждения является стабильной. Разделы реестра дел формируются для каждого подразделения организации на основе структуры и штатного расписания.
- Функциональная схема. Применяется в предприятиях с нестабильной организационной структурой. Разделами выступают отдельные функции (трудовые отношения, кадры, отчетность и другие) или направления работы компании (производство, охрана труда, строительство, ремонт и т. д.).
Самостоятельные структурные подразделения предприятия в виде филиалов и представительств обязательно учитываются в номенклатуре дел. Обычно связанные с ними документы указываются в виде отдельных подразделов или разделов с указанием конкретного подразделения.
При этом сотрудники представительства или филиала формируют собственную номенклатуру дел, которая затем предоставляется в головную организацию и становится частью общего перечня заголовков дел. Если организационная структура хозяйствующего субъекта предусматривает большое количество региональных подразделений, рекомендуется формировать типовой реестр дел представительств и филиалов.
На предприятии нередко создаются общественные организации. Речь в данном случае идет о профсоюзах. Если подобное объединение зарегистрировано в качестве юридического лица, необходимо формирование индивидуального документального и архивного фонда. Как следствие, создается собственная номенклатура дел.
Документы различных совещательных органов, создаваемых на предприятии, включаются в общий реестр дел организации. В качестве примера подобных структур можно привести ликвидационную комиссию или временную администрацию, которые формируются при осуществлении процедуры банкротства.
Сейчас значительная часть документооборота происходит с применением электронного формата документов. Логичным следствием этого становится включение в номенклатуру дел электронных баз данных. Сроки хранения электронных документов не отличаются от бумажных, документация на электронных носителях включается на общих основаниях.
Индексы дел
Частой проблемой организации делопроизводства коммерческих компаний становятся трудности с индексацией дел. Они объясняются регулярными структурными изменениями, характерными для подобных хозяйствующих субъектов. Следовательно, возникает необходимость пересмотра существующей системы индексов. Общего решения не существует, поэтому в каждом конкретном случае внесение корректировок в индексацию дел происходит индивидуально.
Таблица со сроками хранения документов в 2021 году:
Срок хранения архивных документов организации определяется действующей нормативно-правовой базой. Она формируется на основе ФЗ и перечней нормативных актов, разработанных Росархивом и Минкультуры.
В номенклатуре дел срок хранения документа указывается в графе 4 с обязательным указанием нормативного акта, которым он устанавливается.
Документ Срок хранения Основание Документы, необходимые для исчисления и уплаты налогов, в т.ч. подтверждающие суммы доходов/расходов и уплату налогов налогоплательщиками и налоговыми агентами Минимум 4 года НК РФ, пп. 8 п. 1 ст. 23, пп. 5 п. 3 ст. 24 Налоговые декларации, расчеты по всем налогам 5 лет Декларации ИП ранее 2003 года – 75 лет
Перечень Росархива, утв. Приказом № 236 от 20.12.2019, ст. 310 Счета-фактуры 5 лет Перечень Росархива, утв. Приказом № 236 от 20.12.2019, ст. 317 Журналы учета полученных/выставленных счетов-фактур (бумажные и электронные) Минимум 4 года с даты последней записи Постановление Правительства № 1137 от 26.12.2011, приложение № 3, п. 13 Книги покупок/продаж (бумажные и электронные) Минимум 4 года с даты последней записи Постановление Правительства № 1137 от 26.12.2011, приложение № 4, п. 24; приложение № 5, п. 22 Документы по НДФЛ (расчеты, сообщения о невозможности удержания, налоговые регистры), справки о доходах и суммах налога физлиц 5 лет 50/75 лет – при отсутствии лицевых счетов или ведомостей по зарплате
Перечень Росархива, утв. Приказом № 236 от 20.12.2019, ст. 311,312 Документы, подтверждающие расходы на обучение работника, на прохождение работником независимой оценки квалификации (по налогу на прибыль) В течение срока действия соответствующего договора и 1 года работы сотрудника, но не менее 4 лет НК РФ, п. 3 ст. 264, п. 4 ст. 283 Документы, подтверждающие размер понесенного убытка (по налогу на прибыль) В течение всего срока уменьшения налоговой базы текущего периода на суммы ранее полученных убытков Документы, подтверждающие размер понесенного убытка и сумму, на которую уменьшена налоговая база каждого налогового периода (по УСН, ЕСХН) В течение всего срока использования права на уменьшение налоговой базы на сумму убытка НК РФ, п. 7 ст. 346.18, п. 5 ст. 346.6 Документы, необходимые для исчисления и уплаты страховых взносов 6 лет НК РФ, п. 3.4 ст. 23 Расчеты по страховым взносам 50/75 лет Перечень Росархива, утв. Приказом № 236 от 20.12.2019, ст. 308, 309 Карточки индивидуального учета сумм выплат и начислений страховых взносов 6 лет 50/75 лет – при отсутствии лицевых счетов или ведомостей начисления зарплаты
Расчеты 4-ФСС, принятые ФСС РФ в электронном виде, в т.ч. квитанции о получении Минимум 5 лет с момента принятия расчета Фондом Приказ ФСС РФ от 12.02.2010 № 19, п. 6.2, 6.3 Как и в приказе Минкультуры № 558, в приказе Росархива № 236 представлены примеры типовых архивных документов в сжатом виде, но организации производят в ходе деятельности практически все эти бумаги. Основные блоки следующие:
- управленческо-распорядительные;
- бухгалтерские, финансовые;
- кадровые;
- имущественные и хозяйственные;
- социально-бытовые.
Перечень, как и прежний, представлен как таблица, разбит по тематическим блокам (их 12). Кроме того, все наименования в конце этого НПА даны в алфавитном порядке с перекрестными ссылками, что значительно упрощает навигацию.
Несмотря на обстоятельность приказа, разработчики не предлагают точные наименования документов, а обобщают их в группы: действующий типовой перечень архивных бумаг насчитывает 657 групп, хотя в прошлом списке их было 1003. Некоторые другие важные изменения представлены ниже.
Разновидность документа
Что нового в перечне типовых управленческих архивных документов в 2020 и сроках их хранения в организации
Ранее хранили, лет
Сейчас хранят, лет
Ведомости о получении зарплаты
5
6
Справки о доходах, расходах, имуществе и обязательствах имущественного характера
Не установлено
50-75 — в зависимости от того, завершено дело после 2003 года или до указанного срока
Акты, справки, записки, журналы, протоколы, касающиеся коррупции
Постоянно
5
Графики отпусков
1
3
Личные дела руководителей
Постоянно
50-75
Справки, предложения о состоянии и мерах по улучшению охраны труда
Постоянно
5
Журналы регистрации, базы данных несчастных случаев на производстве, учета аварий
Постоянно
45
Журналы учета инструктажа по охране труда (вводного и на рабочем месте)
10, но требование касалось инструктажа по технике безопасности
45
Трудовые договоры, приказы о приеме, переводе, увольнении, личные карточки работников
75
50/75
Личное дело в организации начинает формироваться в момент поступления работника на работу в специализированной программе или, в крайнем случае, — в экселе, а заканчивается днем его увольнения.
Пример 1
Приказ об увольнении работника был датирован 10.06.2020. Срок хранения такого личного дела исчисляется с 01.01.2021.
Обратите внимание! В соответствии с новой редакцией закона № 152-ФЗ, личные дела, завершенные до 2003 г., должны храниться 75 лет, а завершенные позже — 50 лет. С учетом этого в нашем примере личное дело должно храниться в архиве организации до 31.12.2071.
Пример 2
В отделе кадров хранится личное дело сотрудника, уволенного 15.05.2001. Сколько лет его нужно хранить?
По закону, срок хранения дела исчисляется с 01.01.2002. Продолжительность хранения — 75 лет. Значит, это личное дело готовят к уничтожению не ранее 31.12.2077.
Сколько нужно хранить документы о закупках с 2022 года
Оператором ГИС «Платформа ЦХЭД» предлагается назначить Минцифры, уполномоченным органом – Росархив. Создание ГИС «Платформа ЦХЭД» должно осуществляться с использованием технических средств Росархива на основании договоров безвозмездного пользования федеральным имуществом, заключаемым с Миницифры.
Согласно федеральному проекту «Цифровое государственное управление» национальной программы «Цифровая экономика», опубликованному на сайте Минцифры, затраты федерального бюджета на создание ГИС «Платформа ЦХЭД» до 2024 г. должны составить 7,1 млрд руб. В то же время представители Минцифры сообщили CNews, что на проект ЦХЭД из бюджета национальной программы «Цифровая экономика» будет выделено значительно меньше средств — 1,3 млрд руб. в 2021-2024 г.
Росархив не позднее 1 января 2023 г. должен будет начать использовать ГИС «Платформы ЦХЭД» при организации, комплектовании, учета и использовании электронных документов источников комплектования. Со своей стороны, ФОИВ не позднее 1 января 2025 г. должны начать использовать ГИС «Платформа ЦХЭД» для передачи на постоянное хранение электронных архивных документов.
ГИС «Платформа ЦХЭД» предназначена для хранения следующих видов электронных архивных документов, образующих ее информационный ресурс: электронные архивные документы, входящие в состав Архивного фонда и справочно-поисковые средства к ним – по истечении сроков временного хранения в источниках комплектования; иные электронные архивные документы источников комплектования и справочно-поисковые средств к ним – до истечения сроков ременного хранения на основании соглашений с источниками комплектования, если в источниках комплектования отсутствуют необходимая материально-техническая база по обеспечению сохранности таких электронных архивных документов.
ГИС «Платформа ЦХЭД» не предназначена для работы с информаций ограниченного доступа и не должна содержать сведений, не предназначенных для размещенных для размещения в информационных системах общего пользования, в том числе сведений, составляющих государственную и иную охраняемую законом тайну.
ГИС «Платформа ЦХЭД» позволяет обеспечивать выполнение следующих функций: обеспечение автоматизированного комплектования ФОИВ электронными архивными документами источниками комплектования и передачи электронных архивных документов на постоянное и временное хранение в федеральные государственные архивы; обеспечение приема электронных архивных документов; автоматизированная проверка состава и целостности передаваемых на хранение в федеральные государственные архивы электронных архивных документов; ведение учета электронных архивных документов, размещенных в федеральных государственных архивах; обеспечение хранения электронных архивных документов источников комплектования; обеспечение сохранности и юридической значимости электронных архивных документов, размещенных в федеральных государственных архивах, их аутентичности, целостности и пригодности для использования на протяжении всего срока хранения.
Также задачами ГИС «Платформа ЦХЭД» являются: обеспечение непрерывности процедуры подтверждения аутентичности электронных архивных документов постоянного хранения; создание доверенной среды хранения электронных архивных документов источников комплектования; создание доверенной среды хранения электронных архивных документов источников комплектования; обеспечение возможности использования электронных архивных документов; направление получение и обработка архивных электронных документов в рамках межведомственного информационного взаимодействия; обеспечение возможности интеграции с другими государственными и ведомственными информационными системами для осуществления информационного обмена данными; обеспечения защиты информации от несанкционированного доступа искажения, удаления или блокирования; обеспечение возможности автоматической синхронизации электронных архивных документов в основном и резервном хранилищах в режиме реального времени.
В Федеральном законе №125 указано, что индивидуальные предприниматели и организации обязаны обеспечить надлежащее хранение архивных документов, включая документы по личному составу. Сроки установлены нормами федеральных законов и других нормативно-правовых актов Российской Федерации.
В этот перечень входят следующие категории документов:
- типовые управленческие архивные документы, которые образуются в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и компаний, с указанием сроков хранения – согласно приказа Росархива №236;
- типовые архивные документы, которые образуются в научно-технической и производственной деятельности компании с указанием сроков хранения – согласно приказа Министерства культуры №1182.
Сроки хранения также установлены и в других законодательных актах. В Налоговом кодексе указан минимальный срок хранения налоговых документов, в Законе о бухгалтерском учете – бухгалтерских. На акционерные общества также распространяется Положение о порядке и сроках хранения документов акционерных обществ, утвержденное Постановлением № 03-33/пс Федеральной комиссии по рынку ценных бумаг.
Обратите внимание. Согласно Федеральному закону №125, документы должны быть включены в состав архивного фонда независимо от разновидности носителя и способа их создания. Поэтому организация должна обеспечить сохранность всех типов документов – в электронной форме и на бумажных носителях. При этом срок сохранности документов, в большинстве случав, не зависит от используемого носителя. Документы в электронной форме с юридической значимостью можно хранить, не распечатывая.
Как было указано выше, сроки хранения установлены Федеральным законом №402. Для большинства видов бухгалтерских документов он составляет 5 лет. Есть несколько нюансов, связанных с порядком расчета этого срока.
Согласно закону №402, для первичных документов, регистров бухгалтерского учета, аудиторских заключений отсчет пятилетнего периода начинается с момента соответствующего отчетного года. Что касается учетной политики компании и другой документации, связанной с организацией и ведением бухгалтерского учета, а также средств, которые обеспечивают воспроизведение документов в электронной форме и проверку подлинности электронной подписи, 5 лет отсчитывается с года, в котором документы в последний раз использовались для составления отчетности.
Кассовые книги, корешки чековых книжек, табели, ордера, переводные требования, акты о приеме, сдаче, списании имущества, квитанции, авансовые отчеты и другие оправдательные документы, которые прошли проверку, необходимо хранить не менее пяти лет. При возникновении разногласий срок может быть продлен до момента принятия решения по делу, если оно вынесено за пределами указанного срока.
Срок хранения таких документов как справки, акты, протоколы, ведомости, заключения об определении амортизации, переоценке, списании НА и ОС отсчитывается с момента выбытия активов.
Путевые листы хранят 5 лет, но срок может быть увеличен до 50 лет, в случае отсутствия других подтверждающих документов вредных и опасных условий труда.
Обратите внимание. Срок хранения, приравненный к 50 годам, распространяется исключительно на документы, созданные после 1 января 2003 года. Ранее этот срок составлял 75 лет.
В течение пяти лет должны храниться сведения налогового и бухгалтерского учета, а также другие документы, необходимые для расчета и уплаты налогов, включая документы, подтверждающие:
- получение доходов;
- осуществление расходов;
- удержание налогов.
Эти нормы указаны в Налоговом кодексе РФ – в подпункте 8 пункта 1 статьи 23 и подпункте 5 пункта 3 статьи 24 НК РФ. Срок отсчитывается с момента окончания налогового периода, в котором документ использовался в последний раз в следующих целях:
- для составления отчетности;
- для исчисления и уплаты налогов;
- для подтверждения полученных доходов и произведенных расходов.
Исключение распространяется на документы, подтверждающие понесенные убытки. Их необходимо хранить в течение всего срока уменьшения налоговой базы текущего налогового периода на суммы полученных ранее убытков.
В течение четырех лет должны храниться книги покупок и продаж, включая дополнительные листы к ним. Отсчет в этом случае осуществляется с момента последней записи в книге. Счета-фактуры необходимо хранить пять лет.
Для налоговых деклараций и расчетов по налогам действует пятилетний срок сохранности. В этом правиле есть исключение – декларации индивидуальных предпринимателей за период по 2002 год, их необходимо хранить 75 лет. Расчет по страховым взносам запрещено уничтожать на протяжении 50 лет с момента составления.
Документы для исчисления и уплаты страховых взносов должны храниться в течение 6 лет. К ним относятся карточки индивидуального учета сумм начисленных выплаты и прочих вознаграждений, а также сумм начисленных страховых взносов.
Обратите внимание. Карточки индивидуального учета должны храниться в течение 50 лет при отсутствии ведомостей начислений заработной платы или лицевых счетов. Прямого разъяснения относительно момента отсчета срока хранения документов, используемых для расчета страховых взносов, нет. В этом случае можно применить аналогию с налоговыми документами, другими словами, отсчет срока ведется после окончания расчетного периода, в котором в последний раз использовался документ с целью исчисления и уплаты взносов, а также составления отчетности.
Корреспонденцию с фискальными службами нужно хранить в течение пяти лет, включая акты, уведомления, требования, решения, возражения, постановления, заявления, жалобы. Срок может быть увеличен в два раза в случае, если жалобу подали по результатам проверки – камеральной или выездной. Все документы в электронной форме с электронной подписью, а также сертификаты ключей проверки УКЭП, которыми завизированы технологические документы и жалобы, необходимо хранить на протяжении пяти лет. Эти сроки рассчитываются с момента получения/отправки документа.
В качестве справки, контракты на закупку товаров, работ и услуг для обеспечения нужд – государственных и муниципальных, подлежат хранению в течение пяти лет после прекращения обязательств.
Одна из самых распространенных ситуаций – отказ в предоставлении документа по запросу фискальной службы. Запрос может быть направлен в рамках проведения проверки, «встречки» или без назначения проверки. Во всех перечисленных случаях отказ за непредставление или несвоевременное представление обернется начислением штрафа в размере 200 рублей.
Обратите внимание. Специальные сервисы, такие как 1С:ЭДО, помогут облегчить и ускорить процесс пересылки документов в фискальную службу. Он дает возможность отправить десятки тысяч электронных документов одновременно. Через веб-сервис также можно передать любые электронные документы, включая счета-фактуры, накладные ТОРГ-12 и другие документы, которые создаются по утвержденным форматам. В этот перечень также входят скан-копии документов на бумажном носителе:
- договора;
- акты;
- платежки.
Отсутствие первичных документов или счетов-фактур может повлечь наложение налоговой ответственности за нарушение правил учета. Размер санкций зависит от последствий:
- если нарушение не привело к занижению налоговой базы, штраф будет равняться от 10 до 30 тыс. рублей;
- если отсутствие документов приведет к занижению налоговой базы, штраф будет равен 20% суммы неоплаченного налога, минимальная сумма – 40 тыс. рублей.
Организация и ее работники могут быть привлечены к административной ответственности в случае несоблюдения сроков хранения документов. Согласно статьи 13.20 Кодекса об административных правонарушений РФ установлены следующие штрафы за нарушение правил хранения, комплектования или использования архивных документов:
- для должностных лиц – от 3 до 5 тыс. рублей;
- от 5 до 10 тыс. рублей для юридических лиц.
Более строгое наказание предусмотрено за неисполнение обязанностей по хранению документов акционерным обществом или обществом с ограниченной ответственностью в течение сроков, предусмотренных действующим законодательством:
- от 2,5 до 5 тыс. рублей для должностных лиц;
- от 200 до 300 тыс. рублей для организации.
При несоблюдении сроков хранения отчетных и учетных документов по валютным операциям накладывается штраф в размере от 4 до 5 тысяч рублей для должностных лиц. Организациям начисляются санкции в размере 40-50 тыс. рублей. За нарушение сроков хранения учетных документов по ВЭД сделкам с товарами, работами, услугами, информацией, результатами интеллектуальной собственности для целей экспортного контроля предусмотрены следующие взыскания:
- 1-2 тыс. рублей для должностных лиц;
- 10-20 тыс. рублей для юридических лиц.
Сроки хранения документов, составленных до 18 февраля 2020 года, определены Приказом Минкультуры №558 от 25 августа. На документы, составленные после этой даты, распространяются требования Перечня №236.
В таблице указаны самые важные для бухгалтеров документы с измененными сроками хранения.
Документ
Новый срок
Старый срок
Договор дарения (пожертвования) имущества
до ликвидации организации
постоянно
Договор лизинга
пят лет по истечении срока действия договора или выкупа имущества
постоянно
Документы по залогу недвижимости
десять лет
постоянно
Договор мены недвижимости
до ликвидации организации
пять лет
Договор поручения
пятнадцать или десять лет в зависимости от вида имущества
пять лет
Договор кредита или займа с условием о залоге имущества
десять лет
пять лет
Паспорта сделок
пятнадцать лет
постоянно
Документы о дебиторской и кредиторской задолженности
пять лет при условии погашения долга
пять лет
Счета-фактуры
пять лет
четыре года
Документы о получении зарплаты (при наличии лицевых счетов)
шесть лет
пять лет
Реестр сведений о доходах физлиц
Пять лет
Семьдесят пять лет
Справка об исполнении обязанности по уплате налогов, сборов, взносов, пеней и штрафов
пять лет
срок не установлен
Справка о состоянии расчетов с бюджетом
пять лет
срок не установлен
Расчет по страховым взносам
пятьдесят лет
срок не установлен
Документы о переоценке основных фондов и амортизации
пять лет после выбытия основных средств или нематериальных активов
постоянно
Документы о списании основных средств и нематериальных активов
пять лет после выбытия основных средств или нематериальных активов
постоянно
Акты приема-передачи недвижимости новому правообладателю
пять лет после выбытия имущества
постоянно
Книга учета доходов и расходов при упрощенной системе налогообложения
пять лет
постоянно
В завершении статьи хотелось бы еще раз отметить, что большая часть документов, составленных в процессе хозяйственной деятельности организации или индивидуального предпринимателя, должны храниться в течение нескольких лет.
Но важно учитывать, что должна обеспечиваться не только сохранность и неизменность документации, но и возможность ее быстрого поиска в архиве. Так как налоговая инспекция может сделать запрос документа в любой момента. А установленный действующим законодательством срок подготовки ответа составляет всего десять рабочих дней. И обеспечить своевременную подготовку данных невозможно без правильной организации номенклатуры дел – вся документация сразу распределяется по видам и срокам хранения. Такой подход позволит избежать не только начисления штрафных санкций, но и лишних трудовых затрат.
Понравилась статья? Поделитесь с друзьями!
Кандидат исторических наук, ведущий специалист Государственного архива Российской Федерации, консультант по документационному обеспечению управления и архивному делу
Выбирайте удобную форму обучения, подходящую именно Вам:
Каковы правила и сроки хранения бухгалтерских документов в компании
слушатель в реальном времени дистанционно присоединяется к группе очного обучения,
видит презентацию, слышит преподавателя, имеет возможность задавать вопросы и получать ответы.
Материалы курса он получает на электронную почту, документ об обучении — почтой России.2 онлайн урока
начать обучение Вы можете в удобное время 24 часа 7 дней в неделю из любой точки мира. Отправляйте заявку на обучение и получайте доступ к личному кабинету на портале дистанционного обучения и личного куратора. Документ об обучении можно забрать лично или получить почтой России
1 неделя
если Вы планируете обучить трёх и более сотрудников, мы готовы организовать его исключительно только для сотрудников Вашей компании в удобное Вам время!
Количество часов обучения и учебный план курса могут быть адаптированы под Ваши пожелания и специфику.
У нас большой опыт организации обучения и доступная ценовая политика.После успешного прохождения итоговой аттестации в форме тестирования слушателям выдаётся Удостоверение о повышении профессиональной квалификации в твёрдом переплёте, оформленного в соответствии с требованиями законодательства
Все наши слушатели обеспечиваются тщательно подобранным раздаточным материалом, который в дальнейшем они используют в практической деятельности.
Занятия проводятся в центральном административном округе города Москвы по адресу:
1-й Щипковский переулок, дом 1, 1 этаж, Центр ДИТАД.(7 минут пешком от стации метро «Серпуховская»)
Как правильно хранить документы
- Перечень типовых управленческих архивных документов с указанием сроков хранения (Cкачать)
- Порядок хранения кадровой и бухгалтерской документации
- Ответственность за сохранность документов организации
- Сводная таблица: «Сроки хранения документов»
В Федеральном законе от 22.10.2004 №125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» в ст. 17 говорится:
Государственные органы, органы местного самоуправления, организации и граждане, занимающиеся предпринимательской деятельностью без образования юридического лица, обязаны обеспечивать сохранность архивных документов, в том числе документов по личному составу, в течение сроков их хранения, установленных федеральными законами, иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, а также перечнями документов, предусмотренными частью 3 статьи 6 и частью 1 статьи 23 настоящего Федерального закона.
В список «иных нормативных правовых актов Российской Федерации» входят:
- Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения», утв. Приказом Минкультуры РФ от 25.08.2010 № 558;
- Перечень типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утв. Приказом Минкультуры РФ от 31.07.2007 № 1182;
- Перечень типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций, предприятий, с указанием сроков хранения, утв. Главархивом СССР от 15.08.1988.
Сроки хранения документов акционерных обществ определены в Положении о порядке и сроках хранения документов акционерных обществ, утв. Постановлением ФКЦБ РФ от 16.07.2003 № 03-33/пс.
За нарушение сроков и порядка хранения документов установлена административная ответственность согласно КоАП РФ.
Ответственность за хранение бухгалтерских документов несет руководитель компании.
При этом ответственность за организацию хранения первичных учетных документов, регистров бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в организации будет нести руководитель организации:
Статья 7. Организация ведения бухгалтерского учета
1. Ведение бухгалтерского учета и хранение документов бухгалтерского учета организуются руководителем экономического субъекта.
2. В случае, если индивидуальный предприниматель, лицо, занимающееся частной практикой, ведут бухгалтерский учет в соответствии с настоящим Федеральным законом, они сами организуют ведение бухгалтерского учета и хранение документов бухгалтерского учета, а также несут иные обязанности, установленные настоящим Федеральным законом для руководителя экономического субъекта.
3. Руководитель экономического субъекта, за исключением кредитной организации, обязан возложить ведение бухгалтерского учета на главного бухгалтера или иное должностное лицо этого субъекта либо заключить договор об оказании услуг по ведению бухгалтерского учета. Руководитель кредитной организации обязан возложить ведение бухгалтерского учета на главного бухгалтера. Руководитель субъекта малого и среднего предпринимательства может принять ведение бухгалтерского учета на себя.
За нарушения правил хранения кадровой документации также предусмотрена ответственность, которая регламентируется КоАП РФ. Это может быть или предупреждение, или штраф в размере 300-500 рублей:
Статья 13.20. Нарушение правил хранения, комплектования, учета или использования архивных документов
Нарушение правил хранения, комплектования, учета или использования архивных документов, за исключением случаев, предусмотренных статьей 13.25 настоящего Кодекса, — (в ред. Федерального закона от 09.02.2009 N 9-ФЗ) влечет предупреждение или наложение административного штрафа на граждан в размере от ста до трехсот рублей; на должностных лиц — от трехсот до пятисот рублей. (в ред. Федерального закона от 22.06.2007 N 116-ФЗ).
До утверждения новых Правил архивы органов государственной власти, органов местного самоуправления, организаций (далее – архивы организаций) руководствовались в своей работе Основными правилами работы архивов организаций[1], а некоторые архивы организаций использовали совсем старый документ – Основные правила работы ведомственных архивов[2]. Оба документа не являлись нормативными документами, а определяли свой статус как нормативно-методический документ. При этом Основные правила 1985 г. действительно имели статус нормативного документа, поскольку были утверждены приказом Главархива, а Основные правила 2002 г. не утверждались Росархивом, поэтому статуса нормативного документа не имели.
По какой причине, при наличии Основных правил 2002 г., возникла необходимость в разработке нового, причем именно нормативного, документа по организации хранения документов в архивах организаций?
Дело в том, что в 2004 г. был принят Федеральный закон от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (далее – Федеральный закон № 125-ФЗ), который ввел множество новаций в организацию архивного дела в стране:
Извлечение
из Федерального закона № 125-ФЗ
Несоблюдение сроков хранения документов бухучета и «первички» может обернуться для компании немалыми штрафами, поскольку документ, уничтоженный раньше установленного срока, невозможно предоставить инспекторам в случае налоговой проверки.
Приведем сроки хранения первичных документов в таблице вместе со сроками для бухгалтерской документации.
Похожие записи: