Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Как правильно составить номенклатуру дел». Также Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте.
Разделами, подразделами и другими делениями номенклатуры дел являются названия структурных подразделений (например: канцелярия, бухгалтерия, отдел кадров и т. п.). Они создаются автоматически после заведения в систему структуры организации.
Служба ДОУ, в свою очередь, может включать в свою структуру такие подразделения, как общий отдел, секретариат, канцелярия, архив и пр. В таких организациях, как правило, вопросы делопроизводства и документооборота хорошо отлажены.
Какие дела входят в номенклатуру
Вы также можете воспользоваться Типовой инструкцией по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти.
Хранение документов компании лучше всего организовывать путем группировки их по различным признакам в дела. Делопроизводством на предприятии может заниматься отдельное должностное лицо, а при значительных объемах и работе с большим количеством документов – специальный отдел. Чтобы классифицировать, учитывать созданные дела, в организации используется бланк номенклатура дел.
Нужные документы содержатся в отделе. Остальные материалы отправляют в архив. Номенклатура позволяет упорядочить дела, систематизировать их. Ее особенности:
- Простота поиска.
- Индексация хранящихся документов.
- Установленный срок хранения материалов.
- Учет документов, которые хранятся меньше 10 лет.
- Учет и опись тех, которые хранятся свыше 10 лет.
- Уничтожение документов, хранение которых прекращено, истек срок.
- Составление актов на их уничтожение.
Составление номенклатуры дел — ответственная задача, требующая вдумчивого отношения к ее выполнению. Поэтому аналитическая работа, предшествующая подготовке номенклатуры, может и должна вестись в течение всего года.
Индекс дела обычно состоит из двух частей, первая из которых – индекс подразделения по номенклатуре, вторая – порядковый номер дела внутри раздела номенклатуры.
Указанный работник разрабатывает Положение об архиве организации, которое согласовывается с государственной архивной службой (архивом по личному составу при гор-, райисполкоме, администрации района) и утверждается руководителем.
Данная процедура исполняется в согласовании с наименованиями дел по предварительно сформированной номенклатуре организации либо по классификационным показателям.
Индекс дела состоит из цифрового индекса структурного подразделения и порядкового номера дела по номенклатуре в пределах раздела (подразделения). Индексы дел обозначаются арабскими цифрами.
Типовая и примерная номенклатуры дел разрабатываются для организаций, однотипных по характеру деятельности.
К примеру, дело не считается переходящим, если его весь год вели, а затем, в конце года, просто подписали последний указ — в таком случае дело будет считаться закрытым, а в следующем году его снова откроют.
Сначала указываются более значимые отделы производства, потом идут второстепенные органы с присвоением им номерных индексов.
Почему такое происходит, я поясню на отвлеченном примере. Человек со стороны сразу может понять, что речь идет, например, о бумаге. Но то, что имеется в виду наждачная, а вовсе не туалетная бумага требуется более глубокое изучение вопроса, хотя для вас это элементарно. Отсюда неудобства в использовании такой номенклатуры дел в текущем делопроизводстве и при подготовке документов к сдаче в архив.
Основное предназначение документа
Ответственность за своевременность и правильность составления номенклатуры дел структурного подразделения несет его руководитель.
Примерная номенклатура дел — номенклатура дел, образующихся в делопроизводстве определенных видов организаций с однородными функциями и однотипным составом образующихся в их деятельности документов.
Номенклатуру следует оформлять в любой организации, независимо от того, к какой ОПФ хозяйствующего субъекта данное предприятие принадлежит.
Однотипность состава документов, входящих в унифицированные системы, и сроков их хранения является основой унификации структуры формирования дел, т.е. построения примерных номенклатур дел.
Номенклатуру следует оформлять в любой организации, независимо от того, к какой ОПФ хозяйствующего субъекта данное предприятие принадлежит.
Можно отметить следующие виды номенклатуры дел: типовая, примерная и индивидуальная. Типовая относится к нормативным документам. В ней указывают типовой состав дел, их индексы и сроки хранения.
В этом помогут: уставы и положения об организации, ее структурных подразделениях, штатное расписание, классификаторы, справочные картотеки, номенклатуры дел за прошедшие годы, описи дел постоянного и долговременного хранения, регистрационно-учетные формы (журналы, картотеки).
Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.
Декабрь и январь для работников, ответственных за архивное хранение документов организации, – месяцы особенно активной работы с номенклатурой дел. Номенклатура – документ масштабный и требующий к себе особого внимания. При работе с ней возникает множество вопросов. В статье распишем порядок действий с номенклатурой дел организации – от составления до утверждения на следующий год.
Номенклатура дел — понятие, сущность и функции
Форма номенклатуры дел приведена в Приложении № 25 к Правилам 2015. Она едина для всех организаций (Таблица 2).
Руководители и сотрудники служб ДОУ организаций, на которые распространяются положения примерной номенклатуры, несут должностную ответственность перед руководителями организаций за нарушение ее принципиальных положений при разработке номенклатур дел организаций и установлении сроков хранения.
Даже если вы работаете в небольшой фирме, я советую все равно разработать для себя номенклатуру дел, чтобы рационально вести делопроизводство и тем самым облегчить себе работу по вопросам основной деятельности. И рост объема документальной массы не станет в один прекрасный день проблемой.
Прежде всего, необходимо определить состав образующихся документов. Изучают устав или положение об организации, ее структуру, положения о структурных подразделениях, другие имеющиеся документы, определяющие деятельность организации (положения, регламенты, правила и т.д.), плановые и отчетные документы организации, полезно просмотреть номенклатуру дел за предыдущий год.
Типовая номенклатура дел разрабатывается государственными органами, возглавляющими те или иные отрасли деятельности. Следовательно, такая номенклатура дел является нормативным документом и устанавливает состав дел, заводимых в делопроизводстве однотипных организаций.
Таким образом, назначив ответственное за архив лицо, создав ЭК, разработав и утвердив в установленном порядке Положение об архиве организации, Положение об ЭК, можно приступать непосредственно к разработке номенклатуры дел.
Разработка номенклатуры дел на предстоящий календарный год ведется в последнем квартале текущего года. Новая номенклатура дел разрабатывается в том случае, если произошли коренные изменения функций и структуры организации.
СОГЛАСУЕМ ПРОЕКТ НОМЕНКЛАТУРЫ ДЕЛ
Организации, независимо от сферы деятельности, формы собственности и иных особенностей, имеют аналогичные типовые управленческие функции и соответственно типовые управленческие системы документации.
К вышеперечисленному перечню не относятся учетные журналы, заявления работников, внутренний оборот бумаг. Когда профсоюз является самостоятельным юридическим лицом, образованные в нем дела в таблицу не входят.
Деканаты и кафедры, общеуниверситетские кафедры переносят заголовки в свою номенклатуру в той последовательности и под теми номерами, под которыми они помещены в типовой номенклатуре дел деканата, кафедр и диссертационных советов.
Важно! Для дел, ведущихся в электронном виде, рекомендуется оставить отдельный раздел или собственную номенклатуру.
Номенклатура дел организации оформляется по установленной Правилами хранения форме, которая заведена в «1С:Документообороте». Она разрабатывается и подписывается лицом, ответственным за документационное обеспечение управления. Номенклатура дел визируется лицом, ответственным за архив.
После этого номенклатура дел передается на согласование с экспертной комиссией организации, которая должна быть создана в каждой организации.
Одна из самых важных задач документационного обеспечения управления — организация хранения и использования документов, что предполагает их обязательную систематизацию. Обеспечение сохранности документов, их быстрого поиска для решения самых разных управленческих проблем возможно только при наличии в организации номенклатуры дел.
Опросный лист может иметь и расширенную форму. Так, не помешает выяснить, имеются ли скан-копии документов и как часто обращаются работники к их оригиналам. Это нужно для того, чтобы знать, как долго документ будет находиться в отделе после завершения в делопроизводстве. Некоторые дела могут быть переданы на хранение сразу после закрытия, но есть и такие, которые востребованы в течение многих лет.
Как заполнить форму номенклатуры дел бюджетной организации
Номенклатура состоит из обязательных реквизитов учреждений и самой таблицы с перечнем этих дел. Рассмотрим детально образец ее заполнения.
- Вводная часть. Здесь указывается название предприятия целиком, город, где оно зарегистрировано, дата подписания бланка, год, на который рассчитан документ. Отдельно планируется место для данных руководителя: его должности, ФИО, подписи.
- Таблица. В ней отражены номер дела, его заголовок, количество отдельных томов, срок хранения (с пометками «ЭПК» и прочими). Заключительным столбцом идут примечания, где можно указать форму ведения дела (электронную или печатную), место хранения оригиналов и ксерокопий и так далее.
- Заключение. Здесь вводятся данные сотрудника, ответственного за составление документа. Он ставит свою подпись, а затем передает бланк на утверждение руководителю.
Принятие решения о разработке примерной номенклатуры дел оформляется приказом о разработке примерной номенклатуры дел, в котором указывается, кем разрабатывается примерная номенклатура дел, под чьим руководством, в какой срок, определяются даты промежуточного контроля, ответственность и пр.