Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Если подотчетное лицо не отчиталось». Также Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте.
Чтобы избежать данной проблемы, перечисляя средства через банк, не нужно упоминать, что это подотчётный возврат. Лучше всего указать деньги, как прочие поступления, или аннулировав приходный ордер, вернуть остаток средств работнику и провести возврат, как удержание задолженности из заработной платы.
О наличии дебиторской задолженности и в частности о полной сумме работника следует оповестить заранее и официально.
Но данное правило допустимо применять только в случае возврата наличности. При необходимости вернуть безналичные средства руководство организации должно установить с подотчетным работником отдельный график возврата. Каждый из процессов должен быть зафиксирован соответствующими нормативными документами организации.
Ответы на распространенные вопросы
Аванс не выдается из денег, полученных от граждан для оплаты в пользу третьих лиц (к примеру по договору поручения в счет оплаты за услуги связи).
От сотрудника, в зафиксированные в приказе сроки, запрашивается письменное объяснение для выяснения причины не предоставления авансового отчета за командировку и не возврата ранее выданных денежных средств.
Работнику были выданы денежные средства на командировочные расходы, за которые он не отчитался и денежные средства не возвратил. Какие документы оформить для возмещения причиненного сотрудником ущерба предприятию?
В тексте п.6.3 Указания ЦБ РФ от 11.03.2014г. №3210-У предусмотрена возможность выдачи подотчетных средств работнику компании. В Инструкции по применению плана счетов бухгалтерского учета (утв. Приказом Минфина от 31.10.2000г. №94н) подотчетными лицами тоже называются работники. В обоих документах не предусмотрена возможность выдачи денег лицам, с которыми не заключен трудовой договор.
Сумма аванса самостоятельно определяется организацией с учетом срока командировки, норм расходов по найму жилья, суточных расходов, а также стоимости проезда в место назначения и обратно. Размер суточных и нормативы должны быть прописаны в коллективном оговоре или же в локальных нормативных актах организации.
Например, приобрести хозяйственные или канцелярские товары. Такие денежные средства называются подотчетными, а работник, который их получил, является подотчетным лицом. Указанием от 19.06.2017г. №4416-У Банк России изменил порядок выдачи подотчетных сумм. Этот же порядок действует в 2019 году. Изменения в работе с подотчетными средствами показаны в таблице ниже.
И если он не представляет указанный документ, то с 22 июля за данным сотрудником числится задолженность.
Расходование денег, выдаваемых сотруднику авансом, подтверждается с помощью первичного учетного документа — авансового отчета. Бланк представляет собой унифицированную форму № АО-1, одну часть которого заполняет сотрудник, вторую — бухгалтер.
Как быть, если подотчетное лицо не отчиталось в срок
Деньги необходимо пересчитать присутствии кассира, ибо в противном случае претензии по отсутствующим суммам приниматься не будут.
Поскольку в законодательстве РФ прямо сказано, что визу на заявлении о выдаче подотчетных сумм проставляет именно руководитель, актуальным является вопрос, как передать данное полномочие другому сотруднику. После в кассовую книгу производится запись о полученном ордере и выданных средствах под отчёт. Ответственным за данный процесс является бухгалтер либо главный бухгалтер, если они отсутствуют на рабочем месте, то запись вносит директор.
Порядок и размеры возмещения расходов, связанных со служебными командировками, работникам, заключившим трудовые договоры о работе в федеральных государственных органах, работникам государственных внебюджетных фондов РФ, федеральных государственных учреждений определяются нормативными правовыми актами Правительства РФ.
В одном приказе может быть оформлена выдача подотчетных сумм нескольким лицам. Тогда в документе нужно привести перечень работников, а суммы и сроки необходимо указать отдельно для каждого работника.
Приказ Минюста России от 06.12.2019 N 279 «О внесении изменений в формы отчетности некоммерческих организаций, утвержденные приказом Министерства юсти…
Подписывает его так же бухгалтер или директор, в зависимости от того, кто из них есть на рабочем месте.
Постановление Правительства РФ от 03.12.2019 N 1579 «Об определении потребности в привлечении иностранных работников, прибывающих в Российскую Федера…
Подписывает его так же бухгалтер или директор, в зависимости от того, кто из них есть на рабочем месте.
Подобную дебиторскую задолженность бухгалтер на практике может долгое время вести формальными записями по кассе. Как будто подотчетник вернул деньги и тут же мы их выдали ему обратно под другие цели. Помните, что с начала 2012 приказ о выдаче денежных средств в под отчет должен утверждаться руководителем предприятия. Надеюсь, что подпись с директора вам будет проще получить, чем деньги в кассу.
Несоблюдение лимита расчетов наличными
Как правильно документально оформить возмещение ущерба работодателю, если работник не отчитался за авансовый отчет по командировочным расходам или не вернул денежные средства?
В соответствии с законом работодатель вправе удержать из заработной платы работника суммы для погашения задолженности по неизрасходованной части или несвоевременно возвращенного аванса, выданного в связи с командировкой.
Допустим, подотчетник и генеральный директор у нас – одно и то же лицо. Мы ему аккуратненько намекаем, что пора бы и честь знать, а он нам «потом когда-нибудь!» И ведь не очень-то и поспоришь. Все-таки директор. С другой стороны именно вы в организации отвечаете за правильность ведения бухгалтерского учета. Ответственность ваша.
Теперь о том, какую информацию работнику следует внести в соответствующие графы:
- 1 — номер п/п, присвоенный документу, подтверждающему траты;
- 2 — дата составления чека;
- 3 — номер чека;
- 4 — наименование документа, подтверждающего расходы;
- 5 — сюда вносится сумма произведенного расхода в рублях;
- 6 — заполняется при необходимости. В ней указывается сумма произведенного расхода в иностранной валюте;
- в строке «Итого» указывается общая величина расходов.
Выдача денежных средств под отчет регламентируется указанием Банка России «О порядке ведения кассовых операций юрлицами…» от 11.03.2014 № 3210-У.
Также стоит отметить, что, по мнению налоговых органов, на предприятии должен существовать приказ, в котором будут указаны все лица, имеющие право получать денежные средства под отчет, и сроки представления ими отчета.
Компании предоставляют сотрудникам под отчет деньги на расходы в командировках и проводят это через кассу либо при помощи зарплатной карточки работника. Имеет ли право работник сам выбрать, как вернуть деньги:
- В кассу;
- На расчетный счет или;
- При помощи удержания из его дохода.
На наш взгляд, более обоснованной является первая точка зрения и доверенность лучше оформить. В хозяйственной практике доверенности оформляются не только собственно для заключения сделок, но и для осуществления других «представительских» функций.
Законодательством не предусмотрена возможность направления работников в служебную командировку за счет средств самого работника.
Типичные ошибки при расчетах с подотчетными лицами
При пропуске месячного срока удержания или несогласии работника возвращать денежные средства, выданные ранее под отчет, взыскание задолженности осуществляется в судебном порядке.
Полагает, что ответчиком был нанесен прямой действительный ущерб организации. Получив в кассе организации денежные средства, ответчик эти средства в полном объеме обратно в кассу не внес, оправдательных документов, подтверждающих расходование средств, не представил.
Работу с подотчетными суммами в 2019 году можно упростить. Для этого нужно разработать и утвердить Положение о расчетах с подотчетными лицами или другой аналогичный документ. В нем предусмотреть, на основании какого документа (заявление или приказ) выдаются денежные средства, в каком порядке эти документы составляются, сроки и порядок предоставления отчета о расходах и т.д.
Тем самым отменен запрет выдавать подотчетные суммы при наличии задолженности у подотчетного даже если ранее выданная сумма в срок возвращена не была. Срок возврата сумм подотчета никто не отменял.
Возмещение расходов и возврат недостатка
Во-первых, возможность выдачи и возврата подотчетных денег через расчетный счет на или с зарплатных карт сотрудников или банковских карт привлеченных по гражданско-правовым договорам лиц необходимо закрепить в локальном акте предприятия — например, составить Положение о расчетах с подотчетными лицами или вписать в Учетную политику.
Программа, разработана совместно с ЗАО «Сбербанк-АСТ». Слушателям, успешно освоившим программу, выдаются удостоверения установленного образца.
Если работник не полностью израсходовал денежные средства, на израсходованную часть составляется авансовый отчет, в нем указывается сумма неизрасходованных денег — это и есть возврат подотчетных сумм по авансовому отчету. В рамках круглого стола речь пойдет о Всероссийской диспансеризации взрослого населения и контроле за ее проведением; популяризации медосмотров и диспансеризации; всеобщей вакцинации и т.п.
Что делать, если подотчетное лицо не отчиталось?
Проверив материалы дела, обсудив доводы апелляционной жалобы, выслушав объяснения явившихся участников процесса, судебная коллегия приходит к следующему.
Аванс выдается из следующих денежных средств:
- Поступления в кассу организации за реализацию товара (Услуг, работ).
- Полученных с расчетного счета.
Непредставление сотрудником авансового отчета в срок — вопрос больше внутренней дисциплины, чем нарушения бухгалтерских норм. При этом следует помнить, что отсутствие каких-либо «затратных» документов ставит под вопрос правомерность принятых к учету расходов.
В графу «отчет в сумме» вносим сумму, которую работник потратил на хоз нужды предприятия. Например, ему было выдано пять тысяч рублей, а он потратил четыре тысячи. Поэтому в этой графе он указывает четыре тысячи.
Бухгалтеру очень важно понимать, что подобные действия надо производить на основании приказа руководителя, а не по собственному желанию. Если локальными актами предприятия не предусмотрен способ возврата неизрасходованного аванса через онлайн-банк, а также возмещение комиссии банка по такой транзакции, то возвращать работнику сумму, уплаченную банку за операцию, работодатель не обязан.