Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Как личные дела сдавать в архив». Также Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте.
Описи папок «Дело», в свою очередь, подлежат отдельному учету. Их нужно включать в архивное хранение также по отдельной описи.
Формированием дел называется группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел.
Приложения к документам, независимо от даты их утверждения или составления, присоединяются к документам, к которым они относятся.
Хранение личных дел уволенных работников: как формируется дело, сроки хранения
Употребление чернил и цветных карандашей для нумерации листов запрещается. Листы внутренней описи документов дела нумеруются отдельно. Листы дел, состоящих из нескольких томов или частей, нумеруются по каждому тому или части отдельно.
Шаг 2. Составляем график передачи дел в архив и согласовываем его с руководителями структурных подразделений. А теперь внимание! Очень часто в личное дело подшивают копии документов, предоставляемых работником при трудоустройстве: паспорта, документа о СНИЛС, свидетельства об ИНН, дипломов и т. д. Все эти документы содержат персональные данные человека. Поэтому хранить их просто так (чтобы были) нельзя.
Работники отдела кадров предприятий и организаций, работа в которых не связана с прохождением государственной службы, не обязаны вести личные дела сотрудников.
Протоколы, приказы, распоряжения, постановления и другие организационно-распорядительные документы организации группируются в дела по видам и хронологии с относящимися к ним приложениями в соответствии с номенклатурой дел.
Кадровикам при выходе из помещения не рекомендуется оставлять на рабочих столах какие-либо документы или работающий компьютер.В конце рабочего дня все документы и дела должны быть разложены по местам хранения, шкафы следует запереть.
Сами дела нумеруются и регистрируются в журнале учета личных дел работников (форму журнала можно разработать самостоятельно).
Личные дела уволенных сотрудников
В период работы в организации дело пополняется другими материалами, связанными с выполнением трудовой деятельности: приказами (копиями) о переводе, поощрении, дисциплинарных взысканиях; договорами материальной ответственности, дополнительными соглашениями, документами по аттестации, о повышении квалификации и др.
ВНИМАНИЮ ПРАВООБЛАДАТЕЛЕЙ! ВСЕ МАТЕРИАЛЫ РАЗМЕЩЕНЫ НА САЙТЕ СТРОГО В ИНФОРМАЦИОННЫХ И УЧЕБНЫХ ЦЕЛЯХ! ЕСЛИ ВЫ СЧИТАЕТЕ, ЧТО РАЗМЕЩЕНИЕ КАКОГО-ЛИБО МАТЕРИАЛА НАРУШАЕТ ВАШИ АВТОРСКИЕ ПРАВА — ОБЯЗАТЕЛЬНО СВЯЖИТЕСЬ С НАМИ ЧЕРЕЗ ФОРМУ КОНТАКТОВ И ВАШ МАТЕРИАЛ БУДЕТ УДАЛЁН!
Когда документооборот компании небольшой, все документы можно хранить в той же комнате, где проходит рабочий процесс. Если же документации много, необходимо выделить отдельное помещение под архив.
Также узнаете, как восстановить кадровое делопроизводство после предшественников; узнаете все об архиве кадровых документов: от формирования дел до уничтожения документов.
Но лучше вообще отказаться от собирания копий личных документов. Получили документы, зафиксировали всю нужную для оформления трудовых отношений информацию и вернули всё работнику. Это исключит риск претензий при проверках.
Поскольку законодательные акты не обязывают работодателей вести такой документ, как опись в личное дело, бланк может быть разработан ими самостоятельно. Либо можно использовать бланк, который находится в Приложении 10 к Правилам работы архивов.
Документы организации — ценный ресурс информации. Чтобы он не был использован против вас, стоит придерживаться правил хранения документации, которые прописаны в законодательстве. Но законодательная система определяет порядок создания архива. А какую методику хранения документов выбрать и как расположить документы в архиве, каждое предприятие решает самостоятельно.
Поскольку законодательные акты не обязывают работодателей вести такой документ, как опись в личное дело, бланк может быть разработан ими самостоятельно. Либо можно использовать бланк, который находится в Приложении 10 к Правилам работы архивов.
Все папки «Дело» размещаются на специальных нумерованных стеллажах, длительного хранения — в коробках или футлярах, менее ценные (до 10 лет) можно размещать в связках. Запрещено класть отдельные папки «Дело» на пол или подоконники.
Персональные дела уволенных подлежат сдаче в архив по истечению трех лет после их закрытия, а муниципальных служащих — по истечению 10 лет хранения по последнему месту службы.
Вместе с увольнением сотрудника его личное дело закрывается. Для этого необходимо произвести проверку его оформления: сверить наличие и расположение внесенных в опись материалов, нумерацию листов.
Суммарный учет дел фиксируют в итоговой записи к описи, которая помещается в ее конце. Каждое изменение количества дел в описи, если происходило их выбытие или поступление, отражают в итоговой записи.
Подшивая личное дело сотрудника, одновременно составляйте опись подшиваемых документов. В личное дело для передачи в архив подшейте все имеющиеся документы: анкету или резюме, копии документов об образовании, копии приказов о приеме на работу, увольнении и иных приказов, которые издавались в процессе работы сотрудника.
2.4. Составление внутренней описи (к п. 2.1.4 )
Также приложите все справки, которые когда-либо предъявлял сотрудник в вашу организацию, копию трудового договора, дополнительные соглашения, нормативные акты, относящиеся к работе сотрудника.
Контроль года увольнения вы можете проводить по одному работнику либо по нескольким, уволившимся в один год. Если вы проводите контроль по нескольким работникам, то сложите все папки личных дел в одну всеобщую папку и подпишите год увольнения на переплете. В одной папке дозволено беречь не больше 250 листов. Всякое комплексное дело формируйте не только по году увольнения, но и по алфавиту фамилий.
В соответствии с пунктом 3.6.4 Правил, одобренных решением коллегии Росархива от 6 февраля 2002 г., документы личного дела подшейте на четыре прокола в твердую обложку из картона (скоросшиватель) или переплетите таким образом, чтобы можно было прочитать текст всех документов, в том числе даты, визы и резолюции. Перед тем как подшить (переплести), удалите скрепки со всех документов.
В отделе кадров храните личные дела только работающих сотрудников. Дела уволившихся сотрудников передайте на хранение в архив. Документы личного дела подшейте на четыре прокола в твердую обложку из картона (скоросшиватель) или переплетите таким образом, чтобы можно было прочитать текст всех документов, в том числе даты, визы и резолюции.
Личное дело состоит из следующих бумаг, оригиналов либо копий:
- копии основных документов (паспорт, ИНН, СНИЛС, диплом и т.д.);
- документы, с помощью которых оформляется прием на должность (заявление о приеме, копии приказов по личному составу, трудовой договор и т.д.);
- документы, образующиеся в ходе трудовой деятельности (приказы о наказании, поощрении, повышение квалификации и т.д.);
- прочие бумаги (медкомиссии, удостоверения, дающие право на льготы и т.д.)
- документы, которыми оформляется расторжение трудовых отношений (заявление, копия приказа, служебное расследование и т.д.).
Передать личное дело в архив необходимо не позднее 12 месяцев после увольнения работника. Требования к архивации личных дел в организации утверждены Правилами, одобренными решением Коллегии Росархива от 06.02.2002.
Лицевые счета служащих и личные дела уволенных сотрудников группируются в отдельные дела и располагаются в них в алфавитном порядке.
Таким образом составляются описи папок «Дело» постоянного и временного хранения и «Дело» по личному фонду.
В соответствии со статьей 17 Федерального закона 125-Ф3, дела уволившихся работников подлежат передаче в архив. Перед сдачей документов их нужно подшить, пронумеровать, произвести опись и оформить обложку. Делать это должен уполномоченный работник отдела кадров.
Вам понадобится
- – папка;
- – все документы;
- – карандаш;
- – опись;
- – сдаточная опись.
Личное дело после увольнения руководителей, членов руководящих, исполнительных, контрольных органов организации, сотрудников, имеющих государственные и иные звания и награды, необходимо хранить постоянно. Информацию о том, сколько хранить личное дело после увольнения сотрудника, мы представили в таблице.
Годовые разделы формируют в хронологической последовательности, составляя сводную опись дел по личному составу. В организациях с небольшим объемом дел по личному составу вместо годовых разделов разрешено составлять сводную опись дел за несколько лет. Это делают также в организациях, в которых по каким-либо причинам не составлялись годовые разделы.
По общему правилу организации не обязаны вести личные дела сотрудников. Исключение – государственные и муниципальные служащие (ст. 30 Закона от 02.03.2007 № 25-ФЗ, ст. 42 Закона от 27.07.2004 № 79-ФЗ, ст. 2 Закона от 28.03.98 № 53-ФЗ).
Документы внутри дела формируют по хронологическому признаку – первым документом будет самый ранний, например, согласие на обработку персональных данных, а последним документом будет приказ об увольнении.
Сдача документов в архив является одним из ключевых этапов делопроизводства. Речь идет о внутреннем архиве организации. Самыми сложными вопросами являются временной промежуток и правила хранения архивных документов, поскольку требования и положение разбросаны по разным нормативно-правовым актам.
При формировании личных дел работников необходимо соблюдать требование Трудового кодекса РФ (статья 65) о конкретном перечне документов, предоставляемых работниками при заключении трудового договора.
Поиск работы – занятие не из легких, особенно в условиях переполненности баз данных соискателей. Выделиться…
3. ОПЕРАТИВНОЕ ХРАНЕНИЕ ДОКУМЕНТОВ
Какие установлены сроки для архивирования и хранения документов? Кто освобожден от ведения личных дел работников?
Подшейте дело в папку скоросшивателем, пронумеруйте все листы в правом верхнем углу. Делать это нужно простым карандашом. Сверху подшейте опись, подпишите папку, поставьте буквенный код по исходной букве фамилии работника, а также на переплете папки огромными цифрами год увольнения с вашего предприятия.