Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Перечень документов для архивного хранения». Также Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте.
В перечнях документов, образующихся в процессе деятельности федеральных органов государственной власти и подведомственных им организаций, с указанием сроков их хранения, через «а», «б», «в», » … » применяются все сроки хранения, указанные в звеньях настоящего Перечня.
Таким образом, ненужные документы постоянного хранения могут быть уничтожены после десяти лет хранения. Делать ли это с абсолютно всеми «постоянками» или выборочно, пусть уже решает сама организация.
1.4. Правовое обеспечение деятельности
Как организовать архив в организации с нуля: пошаговая инструкция создания архива с нуля на предприятии.
Для начала определимся, что будем понимать под термином научно-техническая документация. Научно-техническая документация — это основа любого производственного процесса, в ней закрепляется информация, необходимая в процессе осуществления каких-либо работ, а также при последующей эксплуатации возведенных объектов. Научно-технические документы подразделяются на подвиды, имеющие свою специфику.
Ведомственные перечни устанавливают состав документов и сроки их хранения для определенной отрасли деятельности, например учреждений образования, здравоохранения и т.д.
Организация подшивки бухгалтерских документов зависит от структуры и штатной численности организации, количества образующихся документов.
ГОТОВИМ ДОКУМЕНТЫ К ОФОРМЛЕНИЮ
Документы, разделенные на блоки по алфавиту, отделяют друг от друга, например, цветными разделителями. Это необязательно, но существенно облегчает работу с томом. При нумерации листов разделители получают номера в общем порядке.
Помогите пожалуйста разобраться: в этом году составляю опись по личному составу за 2015 год.У меня возник вопрос в том, что дел уволенных за 2015 год у отдел кадров нет. Зато у них нашлись личные дела уволенных за 2006-2007 годов. Подскажите, как мне правильно оформить опись? (P.S. я работаю в госслужбе, кадры передают в архив личные дела уволенных через 10 лет).
Перечень построен по функциональному принципу и включает разделы, отражающие основные направления деятельности организаций, свойственные им, как правило, независимо от уровня в системе управления, вида деятельности, форм собственности. Разделы имеют подразделы по более узким вопросам.
Ответственность в виде наложения штрафа в размере до 5 базовых величин (БВ) предусмотрена за прием на работу без документов, подлежащих обязательному предъявлению при заключении трудового договора (ст. 23.15 КоАП).
ФОРМИРУЕМ И СИСТЕМАТИЗИРУЕМ ДЕЛА И ДОКУМЕНТЫ
Потому лучше на начальном этапе побеспокоиться и обеспечить структурированное хранение документов в организации.
Документы в разделах и подразделах Перечня расположены по степени значимости вопросов и видов в логической последовательности. Статьям в Перечне присвоена единая сквозная нумерация (графа № 1). Перечень не содержит в статьях конкретные наименования документов, а дает обобщенное наименование каждого вида документа (графа № 2). Документы, отражающие специфические функции организаций (присущие определенному виду деятельности), предусматриваются в соответствующих ведомственных перечнях, примерных номенклатурах дел.
Источники комплектования полного приема — это организации, находящиеся в зоне комплектования государственного, муниципального архива, от каждой из которых поступление ценных документов в этот архив осуществляется непосредственно в полном комплексе**.
1. Организация системы управления
Более строгие правила хранения предусмотрены для документов, имеющих срок хранения свыше 10 лет (порядок закреплен в разд. IX Правил работы архивов государственных органов и иных организаций, утвержденных постановлением Минюста Республики Беларусь от 24.05.2012 № 143; далее – Правила № 143).
Документы по основным средствам и инвентаризационные описи, которые не касаются ТМЦ, придется хранить постоянно.
Второй — содержит типовые архивные документы о разработке и внедрении технологических процессов в разных отраслях экономики.
Для пятилетнего срока хранения большинства этих документов предусмотрено условие – проведение проверки или ревизии, а иногда еще и исключения. Например, 75 лет следует хранить документы о зарплате, если отсутствуют лицевые счета.
Второй — содержит типовые архивные документы о разработке и внедрении технологических процессов в разных отраслях экономики.
Совокупность всех этих документов отражает суть юридических основ создания и обеспечение архивного хранения. К тоже они являются обязательными к применению для организаций всех форм собственности.
Ежегодно в делопроизводстве организаций проводят отбор документов на постоянное и временное хранение, а также для уничтожения. Этот отбор проводит персонал структурных подразделений под методическим руководством сотрудников архива организации.
Хранить документы вне своей организации, довольно дорогостоящая услуга, плюс быстро получить доступ к требуемой бумаге будет проблематично. Потому многие выбирают архивное хранение внутри своей компании — создают под архивное хранение отдельный кабинет, а иногда и целое помещение.
Сроки хранения документов не зависят от того, в какой форме они созданы: бумажной или электронной. Возможность и длительность использования документов определяется значением заключенной в них информации. Поэтому назначение экспертизы состоит в том, чтобы определить, какие документы с наибольшей полнотой могут обеспечить государство, общество, науку, отдельных граждан необходимой информацией.
В деятельности каждой организации образуется специальная категория дел – дела постоянного хранения. В статье мы расскажем, как оформить такие дела для передачи в архив.
Таким образом, если организация не является источником комплектования государственного (муниципального) архива, она должна хранить документы со сроком «постоянно» как минимум 10 лет, а затем вольна их уничтожить в штатном режиме наравне с делами, у которых к этому времени истечет срок хранения. Документы постоянного срока хранения образуются в деятельности любой организации. Это, в сущности, самые важные ее документы, поэтому им и предписано существовать столько же, сколько существует сама организация.
Организации — источники комплектования архива делятся на две группы: источники комплектования полного приема и источники комплектования выборочного приема.
Пятый — содержит типовые архивные документы о разработке, учете и охране объектов интеллектуальной собственности.
Экспертные комиссии определяют совместно с архивом и делопроизводственной службой предприятия порядок отбора документов на хранение и уничтожение, организуют экспертизу ценности документов и осуществляют контроль за ее проведением.
Проект «Отличный секретарь — Работаем с документами правильно!» не является юридической консультацией.
При этом для организаций, согласовывающих документы, в разделах 1-3, 5-8, 10-13 (звено 1/графа 3), установлен в основном срок хранения типовых архивных документов «До минования надобности»; сроки хранения типовых архивных документов для согласовывающих организаций по разделам 4 и 9 (звено 1/графа 3) установлены в постатейных примечаниях.
Место архива в делопроизводстве
Закона от 6 декабря 2011 № 402-ФЗ сказано, что первичные учетные документы, регистры бухучета, бухгалтерскую отчетность, а также аудиторские заключения о ней нужно хранить в течение того периода, который установлен правилами архивного дела.
В приведенном в таблице 1 перечне документов, образующихся в процессе кадрового делопроизводства, к таким документам относятся перечисленные в следующих статьях Перечня: 5а, б, д, ж, 6а, 10а, 13а, 14, 15, 16, 24, 26, 35а, 36, 47, 48, 50, 74а, 84, 85, 275, 311, 319, 320, 322а, 337а, 349, 350а, 489.
Ответственность за утрату или незаконное уничтожение документов постоянного или временного хранения, а равно за причинение им непоправимых повреждений предусмотрена в виде наложения штрафа в размере от 10 до 30 БВ (ст. 23.37 КоАП).
Сроки хранения документов, данные в Перечне, распространяются на все организации, независимо от того, поступают их документы на хранение в государственные, муниципальные архивы или нет, однако применяют их организации по-разному. Временные сроки хранения являются общими для всех организаций.
Новый перечень документов, подлежащих архивному хранению, вступил в силу еще 1 октября 2010 г. С тех пор прошло более 4 лет, однако по-прежнему остаются организации, которые не до конца разобрались с действующими нормативами и изменениями. Именном поэтому в этой статье мы решили рассказать об актуальном перечне документов, подлежащих архивному хранению.
Уже на стадии приема входящего документа или создания исходящего нужно понимать, в какое дело будет помещен документ и каковы особенности формирования этого дела.
Но есть документы, содержащие ценную для научных и практических целей информацию. Такие документы должны храниться постоянно.
Зачастую напуганные возможными санкциями сотрудники кадровых служб, ударяясь в противоположную крайность, предпочитают на всякий случай складировать всю документацию, так или иначе отражающую трудовые отношения между работниками и работодателем. В результате на «вечное поселение» в организации обрекаются могучие кучи всех без разбора документов.
Упакованные в опечатанные мешки копии использованных бланков строгой отчетности (корешков), подтверждающих суммы принятых наличных денежных средств, храните не менее пяти лет. После того как закончится этот срок и пройдет хотя бы один месяц со дня последней инвентаризации, копии использованных бланков можно уничтожить на основании акта об их списании.