Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Учет трудовых книжек в отделе кадров». Также Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте.
Книга учета трудовых ведется исключительно от руки, т. к. в ней отражаются, кроме всего прочего, подписи владельца трудовой книжки и ответственного лица. При ведении книги на компьютере такое невозможно.
Все они требуют участия сразу нескольких сотрудников отдела кадров, а также самого непосредственно работодателя.
Подпишитесь на «Упрощенку» на полгода, а читайте 12 месяцев!
Выбор той или иной формы зависит от того, насколько далеко подразделения находятся от головной организации, какой состав и количество сотрудников в подразделениях. Также это зависит от сложности производственного процесса на местах и можно ли наладить оперативную доставку документов и т. п.
Трудовые книжки работников удаленных подразделений могут вести назначенные сотрудники подразделений на местах. Закон не регулирует, как вести кадровое делопроизводство в обособленных подразделениях. Этот вопрос решает сама организация.
В журнал учета движения трудовых книжек (образец заполнения представлен ниже) вносится информация о всех трудовых книжках, которые приняты от работников. Если у работника нет свободного места в трудовой и ему выдается вкладыш, об этом также нужно внести запись в журнал регистрации трудовых книжек.
Структурное подразделение (отдел, департамент и др.), где трудится принятый работник, вносится в графу 8.
Первым делом вам необходимо провести переучет трудовых книжек. Осмотрите все хранящиеся у вас документы. Экземпляры, которые имеют презентабельный внешний вид трогать не нужно, отложите их в сторону.
Также можно завести такой журнал самостоятельно, но он должен строго соответствовать унифицированной форме, утвержденной Постановлением Российского Министерства Труда.
Необходимость в ведении бухучета трудовых книжек не возникает, если работник приносит форму для хранения в кадровом органе. После трудоустройства в документе производится соответствующая запись с последующей регистрацией в журнале учета. При этом действия ограничивается кадровым учетом.
Порядок учета и хранения трудовых книжек
Работница Х. обратилась в суд с иском к ООО «С.» с требованиями обязать ответчика выдать трудовую книжку и взыскать заработную плату за время задержки выдачи трудовой книжки. Свои требования мотивировала следующим.
Сотрудника бухгалтерии, ответственного за трудовые книги и их первичный учет, уведомляют приказом о своей ответственности за данный вид документации, указывают перечень лиц, которым они могут быть выданы и с какой целью. В последние дни каждого месяца работник отдела кадров, получивший трудовые книги, должен отчитаться об их сохранности.
Этот журнал – своего рода регистр, накапливающий информацию о получении в отдел кадров трудовых книг с последующим их возвращением. Он может быть приобретен уже в готовом виде, прошит, пронумерован, а затем отдан на подпись руководителя, подтвердить которую следует гербовой печатью предприятия.
Книжки, пришедшие на смену старым образцам в 1974 году, имели серийный номер, состоящий из римских цифр и двух букв и семизначный номер.
Отверстия должны располагаться друг над другом, в линейку. Затем в отверстия необходимо продеть нить, скрепив между собой листы, концы нити вывести не на титульный лист книга учета движения трудовых книжек, а с обратной стороны, к внутренней стороне задней обложки и поставить на них сургучную печать или пломбу.
Поскольку бланки трудовых книжек приравниваются к бланкам строгой отчетности, они должны соответственно учитываться и храниться. Аналогичные требования установлены для хранения трудовых книжек работников.
Поступившие работодателю трудовые книжки с уже вшитыми в них вкладышами учитываются как один документ.
В статье напомним, как обеспечить должный учет и хранение трудовых книжек в организации и какие документы в связи с этим оформить.
Для внесения исправлений никаких специальных правил в нормативно-правовых актах, посвященных трудовым книжкам, не предусмотрено. Поэтому принято руководствоваться обычным порядком, когда неверная надпись аккуратно зачеркивается, рядом вносятся верные значения, делается запись «Исправленному верить», которая заверяется подписью ответственного лица.
Нормативными актами установлены строгие правила учета и хранения трудовых книжек. Кадровику важно знать и соблюдать эти правила, чтобы не получить штраф.
Закон не регулирует, как вести кадровое делопроизводство в обособленных подразделениях, в частности в филиалах и представительствах. Этот вопрос решает сама организация. Есть три формы организации кадрового делопроизводства в организациях, которые имеют в своей структуре обособленные подразделения.
Из пояснений Х. следует, что при приеме на работу она передала свою трудовую книжку учредителю ООО «С.» Д.; оформлением трудовых книжек занимался главный бухгалтер; ее трудовая книжка в период ее работы хранилась в помещении офиса организации, однако при увольнении ей выдана не была. На ее просьбы о выдаче трудовой книжки работодатель ответил отказом.
На прошивку устанавливается пломба с указанием стандартного текста о количестве листов, наименовании предприятия и данных о удостоверяющем лице.
Для осуществления такого учета предусмотрен специальный внутренний журнал учета трудовых книжек, который официально именуется книгой учета трудовых книжек.
Правильное ведение книги учета движения трудовых книжек сотрудников
Типовой образец журнала движения трудовых книжек состоит из 13 граф, которые и следует заполнять работодателю при каждом случае перемещения любой книжки.
Помимо старости основанием для списания является и иная порча документов – сырость в помещении, неаккуратное обращение – все это свидетельствует о том, что судьба трудовой книжки решена – она подлежит только списанию.
Прошить журнал учета трудовых книг можно при помощи шнура или толстой нитки, которую следует продеть в отверстия, заблаговременно проделанные степлером или обычным шилом.
Книга учета движения трудовых книжек образец
- в графу 7 вносится запись о должности, согласно существующему штатному расписанию, на которую был принят сотрудник;
- в следующей, 8-й графе, указывается наименование отдела организации, или ее подразделения, в которое принят на работу сотрудник;
- 9-я графа содержит информацию об основании принятия работника на указанную должность: номер и дата приказа о зачислении в штат;
- в десятой графе расписывается ответственный сотрудник, принявший документ на регистрацию;
- в следующей, одиннадцатой, графе указывается сумма, полученная от сотрудника за бланк, выдаваемый ему предприятием, в случае, если оформление осуществляется впервые. Если организация полностью берет на себя расходы по приобретению бланков, в этой графе ставится прочерк. Помимо ведения журнала регистрации трудовых книжек, имеется журнал выдачи трудовых книжек. Это отдельная приходно-расходная книга, в которой вносится информация о приобретении чистых бланков книжек и вкладышей.
- последние две колонки – 12-я и 13-я, предназначены для внесения даты выдачи документа сотруднику при увольнении и его подписи, подтверждающей, что документ он получил.
В небольших организациях ответственность за ведение журнала движения трудовых книжек специальным приказом возлагается на любого сотрудника, например, секретаря или работника бухгалтерии.
Минфин хочет ввести единый авансовый платеж для юрлиц (деньги перечисляются на единый КБК, а затем налоговики «раскидывают» его по налогам). Удобно ли это?
Сведения о количестве трудовых книжек работников компании нуждаются в систематизации и учете. Учет трудовых книжек на предприятии – важная задача, которую должен организовать каждый работодатель. Для учета книжек разработана форма документа, которая помогает оформить реестр трудовых книжек в простой и доступной форме.
Порядку организации учета трудовых книжек на предприятии отведен раздел VI Правил ведения и хранения трудовых книжек, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225.
Практика ведения трудовых книжек знает множество случаев в соответствии с которыми трудовые просто напросто списывались с учета.
Заполняется только при регистрации трудовых книжек, оформленных впервые, или при регистрации выданных вкладышей. В остальных случаях ставим в графе прочерк.
На предприятиях трудовые книжки учитываются как бланки строгой отчетности (БСО). Несмотря на распространенность документа в рознице, единственно законным способом приобретения является покупка форм БСО у законных представителей Гознака. Предприятия организовано на базе федерального учреждения, с 2014 года является акционерным обществом.
Переписываем серию и номер из титульного листа трудовой книжки. Если в книжку уже вшит оформленный другим работодателем вкладыш, он отдельно не регистрируется, поскольку является уже частью трудовой книжки.
Как прошить журнал учета трудовых книжек
Каждый работодатель, нанимающий сотрудников, заключает с персоналом трудовые договора и оформляет записи в трудовых книжках.
Ведите журнал учета трудовых книжек в программе БухСофт. Программа подскажет, как заполнить трудовые книжки, в том числе электронные, и заполнит журнал в автоматическом режиме.
Поскольку лицо, осуществляющее хранение трудовых книжек, несет за это ответственность, на руки работникам в течение их трудовой деятельности трудовые книжки не выдаются. В исключительных случаях, в частности, для предоставления трудовой книжки в ПФР, на свой страх и риск кадровики могут их выдать.
Далее в графе 7 необходимо отразить сведения о должности лица, являющегося хозяином трудовой книжки. При этом вносимая информация должна дословно повторять наименование его должности согласно штатному расписанию.
Что собой представляет книга учёта и какие задачи выполняет?
Для осуществления записей используется журнал – приходно-расходная книга по учету бланков и вкладышей.
Форма Книги учета также имеет утвержденную форму (приложение 3 к постановлению Минтруда России от 10.10.2003 № 69). Эту книгу заполняет сотрудник, назначенный ответственным за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек.
Но помимо природных катастроф существуют также катастрофы техногенные. В результате столкновения с ними человек рискует остаться и вовсе без упоминания о том, где работал. Техногенные катастрофы включают в себя ядерные взрывы и иные аварийные ситуации.