Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Порядок уничтожения документов в организации». Также Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте.
Согласно ст. 17 Федерального закона от 21.11.1996 N 129-ФЗ «О бухгалтерском учете» организация должна хранить первичные бухгалтерские документы не менее пяти лет.
Акт о выделении документов (носителей информации) к уничтожению составляется членами Экспертной комиссии и утверждается [указать наименование должности, отдела].
Отбор документов за соответствующий период к уничтожению и составление акта о выделении их к уничтожению (приложение N 31) проводится после составления сводной описи дел постоянного хранения за этот же период. Указанные описи и акты рассматриваются на заседании центральной экспертной комиссии одновременно.
Правила уничтожения документов, содержащих персональные данные
Кроме заполнения табличной части акта, в нём требуется указать и другую важную информацию: итоговые цифры единиц хранения, подлежащих уничтожению, с указанием временного периода дел; отметку о согласовании приведенной в акте информации с экспертной комиссией (в том числе отдельно указываются дата и номер протокола ЭК об утверждении описей дел постоянного хранения).
Если документы отправляются в утиль, то передача дел специализированной организации оформляется приемо-сдаточным актом или накладной. В них необходимо указать дату передачи, количество передаваемых дел и вес бумажной макулатуры.
Что для этого необходимо знать? Для этого важно точно знать, какие документы, в каком порядке и в течение какого времени следует хранить, как осуществлять их уничтожение, тем более что за нарушение правил хранения и уничтожения документов законодательно установлены определенные меры ответственности.
С момента заведения и до передачи в центральный архив Судебного департамента дела хранятся по месту их формирования — в структурных подразделениях Судебного департамента.
Документы, предназначенные для уничтожения, после утверждения актов о выделении их к уничтожению сдаются на предприятия вторсырья, имеющие соответствующую лицензию на выполнение данного вида работ.
Транспортный налог — это региональный налог. Нужно смотреть законодательство субъекта РФ, имеются ли у…
С помощью данной формы вы можете оставить заявку на оказание услуг, запросить коммерческое предложение или получить бесплатную консультацию наших специалистов.
Порядок уничтожения документов
Как назначить экспертную комиссию и провести экспертизу ценности документов? Как провести архивную обработку документов, выбранных для списания и уничтожения? Как оформить акт о выделении к уничтожению документов и дел? В каких случаях к нему необходимо приложить накладную и акт об уничтожении документов?
Тот факт, что ответчик не представил доказательств, подтверждающих уничтожение документов за 2006 год, не изменяет его обязанности хранить эти документы только в течение определенного времени.
В состав комиссии включаются, как правило, наиболее квалифицированные сотрудники организации в количестве не менее трех человек. Кроме того, в состав экспертной комиссии можно пригласить архивариуса из окружного архива. Если вся работа по отбору документов для хранения и уничтожения будет проходить в присутствии работника архива, то неприятностей с хранением документов у организации не будет.
Но чтобы не испытывать судьбу, проще провести процедуру уничтожения документов по правилам и тщательно ее задокументировать. Порядка уничтожения документов для обычных коммерческих компаний нет, поэтому можно воспользоваться тем, который действует для организаций госсектора.
Для оперативного поиска документов дела в шкафу располагаются в вертикальном положении корешками наружу в соответствии с номенклатурой дел. Номенклатура дел или выписка из нее помещается на внутренней стороне шкафа.
Настоящее Положение о порядке уничтожения документов (носителей информации) и сдачи макулатуры [наименование ОАО] (далее по тексту — Положение) разработано на основе Федерального закона «Об акционерных обществах» от 26.12.1995 г. N 208-ФЗ, Постановления Федеральной комиссии по рынку ценных бумаг от 16.07.2003 г. N 03-33/пс и других нормативных правовых актов.
Организация может поручить ведение собственного архива специализированной организации (частному или государственному архиву). Для этого необходимо заключить специальный договор хранения. В нем указывается срок, в течение которого архив обязуется хранить документы.
Настоящий Порядок уничтожения документов с истекшим сроком хранения, образовавшихся в процессе деятельности структурного подразделения администрации г.
Организация может поручить ведение собственного архива специализированной организации (частному или государственному архиву). Для этого необходимо заключить специальный договор хранения. В нем указывается срок, в течение которого архив обязуется хранить документы.
Экспертиза ценности документов – это изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их на постоянное хранение.
Уничтожение документов: когда и как
Расчет сроков хранения документов, установленных в Перечне, производится не от даты их составления, а с 1 января следующего года.
Порядок формирования дел, их хранение и выделение документов для уничтожения изложен в Основных правилах работы архивов организаций, одобренных решением коллегии Росархива от 6 февраля 2002 г. Экспертная комиссия ежегодно путем просмотра всех листов номенклатурных дел выделяет документы для уничтожения, составляет акты.
Состав экспертной комиссии утверждается приказом руководителя предприятия. В организации может быть создана постоянно действующая экспертная комиссия, но она может создаваться и каждый год. Экспертная комиссия (ЭК) устанавливает факт истечения срока хранения документов, составляет акт о выделении к уничтожению документов и в соответствии с ним (актом) готовит документы на уничтожение.
Когда документы подготовлены, комиссии нужно провести их экспертную оценку. Экспертиза ценности документов подтверждает то, что проводится уничтожение документов с истекшим сроком хранения, они не несут никакой ценности для предприятия и в них не содержится важная информация, касающаяся того или иного дела.
Таким образом, в 2017 году организация может готовить к уничтожению документы, законченные делопроизводством, у которых истекли сроки хранения. Например, в отношении документов, минимальный срок хранения которых составляет пять лет, это будут документы, датированные не позднее 2011 годом.
Правила уничтожения документов
Способ уничтожения документов организация определяет самостоятельно (химическое уничтожение, сжигание, измельчение (шредирование)).
Отбор документов (носителей информации) к уничтожению и составление актов о выделении к уничтожению производится после составления годовых разделов сводных описей дел постоянного хранения за тот же период.
Общество не отказывалось представить истребуемые Инспекцией документы, а не имело такой возможности в связи с уничтожением этих документов, о чем уведомило налоговый орган письмом…
При экспертизе комиссия просматривает документы, выделяет к уничтожению и фиксирует в акте те из них, сроки хранения которых истекли. Указанный акт утверждает руководитель компании, и после этого документы уничтожают. Напомню, что документы включаются в акт, если предусмотренный для них срок хранения истек к 1 января года, в котором составляется акт.
Уничтожение электронных архивов
Приложение N 1. Порядок уничтожения документов с истекшим сроком хранения, образовавшихся в процессе деятельности структурного подразделения администрации г.
Уменьшать сроки хранение нельзя. Если в нормативно-правовых актах закрепили, например, что приказы о направлении в командировку хранят 5 лет, то компания не вправе утвердить у себя срок 3 года. А вот при необходимости организация может продлить срок хранения документов. Делают это на заседании экспертной комиссии.
Сдача документов производится ответственным за центральный архив и оформляется приемо-сдаточными накладными, в которых указывается вес принятой бумажной макулатуры.
Расчет срока их хранения производится с 1 января года, который следует за годом окончания их делопроизводством. Например, исчисление срока хранения дел, законченных делопроизводством в 2004 году, начинается с 1 января 2005 года.
Любой документ (будь то черновик, заведомо неверная или поврежденная бумага и пр.) уничтожается в тот момент, когда становится неактуальным, т. е. все бумаги отгружаются в шредированном виде, а электронные носители проходят процедуру глубокого удаления данных.
Экспертизу ценности документов проводит параллельно с отбором документов на уничтожение, составлением описей дел постоянного и длительного хранения. Такими делами будут те, которые хранят свыше 10 лет. Краткий смысл экспертизы ценности документов в том, чтобы выявить бумаги для хранения по правилам на основании Перечня 2010 года и определения значимости документов.
Так можно попасть под ответственность за нарушение требований законодательства о хранении документов, и получить огромный штраф в несколько сотен тысяч рублей.
Дела временных сроков хранения – до 10 лет включительно – в архив не передают. Их хранят в структурных подразделениях организации, а по истечении сроков хранения уничтожают (п. 4.2. правил, утв. приказом Минкультуры от 31.03.2015 № 526). Однако в правилах 2015 и 2002 года чиновники не закрепили этот самый «установленный порядок».
Срок не истек, но больше хранить нельзя
Результаты экспертизы документов должны найти отражение в протоколе ЭК, форма которого законом не регламентирована. А при оформлении акта на уничтожение документов лучше использовать форму, приведенную в приложении № 4 к Основным правилам работы архивов организаций, одобренным решением коллегии Росархива от 06.02.2002.
Наша жизнь тесно связана с огромным количеством бумаг. Даже в обычной квартире можно обнаружить залежи разного рода макулатуры (к примеру, счета на оплату или копии личных документов). В компаниях и учреждениях бумажные завалы образуются в несравнимо больших объемах (распорядительные, административно-хозяйственные, бухгалтерские, кадровые и другие документы).
Утилизация документов требует создания специальной комиссии. Она должна состоять минимум из двух людей. Как правило, это работники из разных отделов организации, включая отдел, бумаги которого нужно уничтожить. Комиссия должна поставить свои подписи в акте об уничтожении документов.
В соответствии со сроками, установленными приказом о проведении экспертизы ценности документов, работниками службы архива организации и ДОУ совместно с ЭК ежегодно проводится экспертиза ценности документов, образующихся в деятельности структурных подразделений организации и находящихся на хранении в архиве организации.
Уничтожение указанных документов (носителей информации) производится на основании приказа руководителя Организации, с обозначением метода уничтожения документов (носителей информации).