Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Правила внесения записей в трудовую книжку в 2022 году». Также Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте.
\n\n
Сейчас все сведения в трудовую книжку (за исключением первоначальной записи о работодателе) разрешено вносить только вручную чернилами черного, синего или фиолетового цвета. С 1 сентября добавится возможность делать записи с использованием «технических средств путем переноса красителей или в виде оттиска штампа (печати)». То есть с помощью штампов и печатей.
\n\n
\n\n
Согласно Порядку № 320н, все записи о выполняемой работе, переводе на другую постоянную работу, квалификации, награждениях нужно будет вносить не позднее 5 рабочих дней. Сейчас для этого отводится неделя (п. 10 Правил, утв. постановлением № 225).
\n\n\n\n
Информацию об увольнении работника, как и ранее, необходимо вписать в книжку в день прекращения трудовых отношений. При этом в Порядке № 320н есть важное дополнение: при увольнении работника (прекращении трудового договора) записи заверяются только подписью работодателя или лица, ответственного за ведение трудовых книжек. Также проставляется печать при ее наличии. Заверять записи подписью увольняемого работника не понадобится.
\n\n
Заметим, что в настоящее время продолжают действовать Правила ведения и хранения трудовых книжек (утв. постановлением Правительства РФ от 16.04.03 № 225). В этом документе сохраняется требование о заверении записей в трудовой книжке подписью работника (п. 35 Правил).
\n\n
\n\n
При выдаче каждого вкладыша в трудовой книжке ставится штамп с надписью «Выдан вкладыш» и указывается его серия и номер. В комментируемом приказе уточняется, что такую запись необходимо делать на титульном листе трудовой книжки (стр. 1). А если там нет места, то этот штамп следует проставить на титульный лист первого вкладыша.
\n\n
При выдаче каждого вкладыша в трудовой книжке ставится штамп с надписью «Выдан вкладыш» и указывается его серия и номер. В комментируемом приказе уточняется, что такую запись необходимо делать на титульном листе трудовой книжки (стр. 1). А если там нет места, то этот штамп следует проставить на титульный лист первого вкладыша.
- Удобный и быстрый доступ работников к информации о трудовой деятельности.
- Минимизация ошибочных, неточных и недостоверных сведений о трудовой деятельности.
- Дополнительные возможности дистанционного трудоустройства.
- Снижение издержек работодателей на приобретение, ведение и хранение бумажных трудовых книжек.
- Дистанционное оформление пенсий по данным лицевого счета без дополнительного документального подтверждения.
- Использование данных электронной трудовой книжки для получения государственных услуг.
- Новые возможности аналитической обработки данных о трудовой деятельности для работодателей и госорганов.
- Высокий уровень безопасности и сохранности данных.
Формирование электронных трудовых книжек россиян началось с 1 января 2020 года. Для всех работающих граждан переход к новому формату сведений о трудовой деятельности добровольный и осуществляется только с согласия человека.
Единственным исключением станут те, кто впервые устроится на работу с 2021 года. У таких людей все сведения о периодах работы изначально будут вестись только в электронном виде без оформления бумажной трудовой книжки.
Россияне, выбравшие электронную трудовую книжку, получают бумажную трудовую на руки с соответствующей записью о сделанном выборе. Бумажная трудовая книжка при этом не теряет своей силы и продолжает использоваться наравне с электронной. Необходимо сохранять бумажную книжку, поскольку она является источником сведений о трудовой деятельности до 2020 года. В электронной версии фиксируются только сведения начиная с 2020 года.
При сохранении бумажной трудовой книжки работодатель наряду с электронной книжкой продолжит вносить сведения о трудовой деятельности также в бумажную версию. Для работников, которые не подадут заявление в течение 2020 года, несмотря на то, что они трудоустроены, работодатель также продолжит вести трудовую книжку на бумаге.
Информация о поданном работником заявлении включается в сведения о трудовой деятельности, представляемые работодателем, для хранения в информационных ресурсах Пенсионного фонда Российской Федерации.
За работником, воспользовавшимся своим правом на дальнейшее ведение работодателем бумажной трудовой книжки, это право сохраняется при последующем трудоустройстве к другим работодателям.
Работник, подавший письменное заявление о продолжении ведения работодателем бумажной трудовой книжки, имеет право в последующем подать работодателю письменное заявление о предоставлении ему работодателем сведений о трудовой деятельности.
Лица, не имевшие возможности подать работодателю одно из письменных заявлений, вправе сделать это в любое время, подав работодателю по основному месту работы, в том числе при трудоустройстве, соответствующее письменное заявление. К таким лицам, в частности, относятся:
1) работники, которые по состоянию на 31 декабря 2020 года не исполняли свои трудовые обязанности и ранее не подали одно из письменных заявлений, но за ними в соответствии с трудовым законодательством, иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права, коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами, трудовым договором сохранялось место работы, в том числе на период:
а) временной нетрудоспособности;
б) отпуска;
в) отстранения от работы в случаях, предусмотренных Трудовым кодексом Российской Федерации, другими федеральными законами, иными нормативными правовыми актами Российской Федерации;
2) лица, имеющие стаж работы по трудовому договору (служебному контракту), но по состоянию на 31 декабря 2020 года не состоявшие в трудовых (служебных) отношениях и до указанной даты не подавшие одно из письменных заявлений.
Электронная трудовая книжка сохраняет практически весь перечень сведений, которые учитываются в бумажной трудовой книжке:
- Информация о работнике;
- Даты приема, увольнения, перевода на другую работу;
- Место работы;
- Вид мероприятия (прием, перевод, увольнение);
- Должность, профессия, специальность, квалификация, структурное подразделение;
- Вид поручаемой работы;
- Код выполняемой функции;
- Основание кадрового мероприятия (дата, номер и вид документа);
- Причины прекращения трудового договора.
Новое в трудовых книжках. Практикум для кадровика
Переход на электронные трудовые книжки предусмотрен следующими нормативными правовыми актами:
— Федеральным законом от 16 декабря 2019 г. № 439-ФЗ «О внесении изменений в Трудовой кодекс Российской Федерации в части формирования сведений о трудовой деятельности в электронном виде», которым внесены изменения в Трудовой кодекс Российской Федерации и установлена возможность ведения информации о трудовой деятельности в электронном виде;
— Федеральным законом от 16 декабря 2019 № 436-ФЗ «О внесении изменений в Федеральный закон «Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования», которым введена обязанность работодателей с 1 января 2020 года представлять в ПФР сведения о трудовой деятельности;
— Федеральным законом от 24 апреля 2020 г. № 136-ФЗ «О внесении изменений в статьи 2 и 11 Федерального закона «Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования», которым Правительству Российской Федерации дано право устанавливать особый порядок и сроки представления в ПФР сведений о трудовой деятельности.
Порядок заполнения формы Сведения о трудовой деятельности зарегистрированного лица (СЗВ-ТД) предусмотрен следующими нормативными правовыми актами:
— постановлением Правления ПФР от 25 декабря 2019 г. № 730п «Об утверждении формы и формата сведений о трудовой деятельности зарегистрированного лица, а также порядка заполнения форм указанных сведений» (вместе с «Порядком заполнения формы «Сведения о трудовой деятельности зарегистрированного лица (СЗВ-ТД)», «Форматом сведений для формы «Сведения о трудовой деятельности (СЗВ-ТД) зарегистрированного лица» в электронном виде»).
С 1 сентября 2021 года работодатели могут вносить записи не только чернилами, но пастой, краской, гелем, использовать штампы или печати.
Если собираетесь использовать штамп с указанием названия организации, будьте аккуратны: он должен быть идеальным и точно попадать в раздел 3, чтобы у работника в дальнейшем не возникали проблемы с подтверждением стажа.
Даты следует писать только арабскими цифрами:
- число и месяц — двузначными числами;
- год — четырехзначным числом.
Это касается всех внутренних разворотов, титульного листа трудовой книжки и титульного листа вкладыша.
Появилось разделение сроков по видам записей. Не позднее пяти дней нужно фиксировать прием на работу, перевод, получение квалификации, награждения. Сведения об увольнении вносятся в день увольнения.
- Важно! Нельзя вносить запись об увольнении за несколько дней до самого увольнения — только день в день. Работник может отозвать свое заявление об увольнении, и придется отменять запись, которая уже внесена. В этом случае работник может потребовать оформить дубликат трудовой.
Приказ № 320н определяет порядок внесения записей о переводах. В трудовой фиксируется только постоянный перевод. Если временный перевод становится постоянным:
- в графе 2 ставится дата временного перевода — когда сотрудник фактически приступил к новым обязанностям,
- в графе 4 — дата, номера приказов, распоряжений или иных решений работодателя, на основании которых работник переведен временно, а затем на постоянную занятость.
Обратите внимание: это должны быть два документа — о временном и постоянном переводе.
До Приказа № 320н информация о работе по совместительству вносилась по желанию сотрудника основным работодателем на основании документа, который человек приносил с работы по совместительству.
- Важно! В качестве подтверждения совместительства нельзя принимать заверенную копию приказа о приеме, так как копия не является документом-основанием и в трудовой книжке нельзя ссылаться на копию — должен быть указан документ. Это может быть, например, справка с данными, когда принят сотрудник, номер приказа, должность и структурное подразделение. При оформлении внутреннего совместительства ссылка на приказ будет корректной, потому что оригинал документа у вас же.
Приказ № 320н расширил возможности:
- Сотрудник может обратиться к работодателю, у которого работал по совместительству, и тот вправе сделать запись в трудовой книжке.
- Информацию о совместительстве можно вносить двумя способами:
- в хронологическом порядке, как это делалось раньше,
- блоками, то есть записи о совместительстве (прием, увольнение) пойдут вне зависимости от времени записей по основному месту.
Совместители вправе выбрать любой из способов.
Порядок ведения и хранения трудовых книжек – что изменилось?
Приказ № 320н скорректирован с учетом требования ст. 84.1 ТК РФ: информация в трудовую книжку вносится в точном соответствии с формулировками Трудового кодекса РФ или иного федерального закона. При прекращении трудового договора по п. 1 ч. 1 ст. 77 запись вносится со ссылкой на статью, часть и пункт статьи ТК РФ.
Пример. Работник увольняется по соглашению сторон, значит, надо ссылаться на ст. 77, ч. 1, п. 1, по собственному желанию — ст. 77, ч. 1, п. 3.При увольнении по инициативе работодателя вносится запись с указанием соответствующего подпункта.
Пример. В случае увольнения за разглашение охраняемой законом тайны следует указать ст. 81, ч. 1, п. 6, пп. «в» Трудового кодекса РФ.
В случае приема сотрудника в порядке перевода обязательно зафиксируйте, что он «принят в структурное подразделение на должность в порядке перевода». А при увольнении в порядке перевода укажите правильное название юридического лица, куда уходит работник.
Если сотрудник решил отказаться от бумажной трудовой книжки, кадровый специалист должен отметить в графе 3: «Подано письменное заявление о предоставлении сведений о трудовой деятельности в соответствии со ст. 66.1 Трудового кодекса Российской Федерации». В графу 4 нужно внести данные заявления с указанием даты и номера регистрации.
Если сотрудник хочет отказаться от бумажной трудовой книжки одновременно с увольнением, вы должны сделать две записи: первую — об увольнении, вторую — о предоставлении сведений о трудовой деятельности в соответствии со ст. 66.1 ТК РФ с датой и номером регистрации. Эта запись также заверяется подписью уполномоченного лица и печатью работодателя (кадровой службы) при наличии печатей.
У работника появилось право обратиться к текущему работодателю за дубликатом трудовой книжки. Раньше его оформляла та организация, которая допустила ошибку. Это правило сохранилось в отношении записей о переводе и увольнении. Но теперь сотрудник может прийти к вам и попросить оформить дубликат, если прежнего работодателя больше не существует.
Кадровикам следует учесть следующие изменения в данном разделе.
Добавлено уточнение, касающееся удаленной работы. По желанию дистанционного работника сведения о его трудовой деятельности работодатель должен вносить в трудовую книжку. Но для этого необходимо, чтобы трудовая была в отделе кадров, в том числе ее можно направить по почте заказным письмом с уведомлением (п. 2 Порядка).
Согласно п. 3 Порядка записи в трудовой книжке с сентября 2021 года могут быть полностью или частично произведены с использованием технического средства – то есть штампа (печати).
В разделе 2 «Заполнение сведений о работнике» Порядка говорится только, что изменение (дополнение) на титульном листе трудовой книжки записей о полученном новом образовании осуществляется путем дополнения имеющихся записей (если они уже имеются) или заполнения соответствующих строк без зачеркивания ранее внесенных записей (п. 8 Порядка). Однако в разд. 5 «Особенности заполнения дубликата трудовой книжки» имеется уточнение: названия видов и уровней образования, вносимые в документ, приведены в соответствие с действующим законодательством об образовании (основное общее, среднее общее, среднее профессиональное, высшее (бакалавриат, специалитет, магистратура, подготовка кадров высшей квалификации)). Данные записи можно делать только на основании документов об образовании – аттестата, удостоверения, диплома (пп. «в» п. 28 Порядка).
А вот запись о незаконченном образовании соответствующего уровня вноситься не будет – информации об этом в Порядке нет.
Все записи о поступлении на работу, переводе на другую постоянную работу, квалификации, награждениях работодатель должен вносить в трудовую книжку не позднее 5 рабочих дней с момента события, а об увольнении – в день увольнения. Записи производятся на основании изданного до того приказа (о приеме, переводе, награждении и пр.) или документа о получении квалификации и должны точно соответствовать тексту этого приказа, документа (п. 9 Порядка).
К сведению: информацию о взысканиях в трудовую книжку вносить нельзя, это противоречит ч. 4 ст. 66 ТК РФ.
Пункт 11 Порядка регламентирует особенность заполнения «трудовика» совместителя. По желанию такого работника запись в документ сведений о работе по совместительству может производиться по месту основной работы – при условии, что будет предоставлен документ, подтверждающий работу по совместительству.
Если нужно внести запись о работе по совместительству и работник при этом не осуществляет трудовую деятельность, для внесения такой записи он может обратиться к работодателю, у которого он трудился по совместительству.
Записи о приеме на работу по совместительству, о переводе и об увольнении работодатель может вносить в трудовую книжку как в хронологическом порядке, так и блоками (одновременно о приеме и увольнении) после увольнения из каждой организации на основании документа, содержащего сведения о приеме на работу и о расторжении данного трудового договора.
Если работник трудился по совместительству на другом месте до того, как устроился на постоянную работу, то последний работодатель может внести запись об этом в трудовую книжку данного работника.
То есть «постоянный» работодатель имеет право делать записи о совместительстве в трудовую книжку штатного работника – при условии, что тот предоставил подтверждающие документы. Но и работодатель по месту совместительства вправе внести в «трудовик» соответствующую информацию.
Обращаем ваше внимание на п. 14 Порядка, регламентирующий ведение так называемых служебных трудовых книжек. Так, записи о профессиональной служебной деятельности в виде государственной гражданской и муниципальной службы вносятся в трудовую книжку по месту прохождения службы с учетом положений соответствующих федеральных законов, иных нормативных правовых актов, устанавливающих порядок прохождения службы.
Сведения о трудовой деятельности, за исключением сведений, составляющих государственную тайну, вносятся при увольнении со службы, если ведение (выдача) трудовых книжек предусмотрено соответствующими федеральными законами.
Уменьшилось количество «наградных» разворотов, зато тематика сведений о награждении (поощрении) за трудовые заслуги конкретизирована. В трудовую книжку вносится информация о награждении: государственными наградами, в том числе о присвоении почетных званий; наградами Президента РФ и Правительства РФ, федеральных и региональных органов власти, органов местного самоуправления, профсоюзов; почетными грамотами, нагрудными знаками, значками, дипломами, производимом работодателями, – а также о других видах поощрения, предусмотренных законодательством РФ, коллективными договорами, правилами внутреннего трудового распорядка, уставами и положениями о дисциплине (п. 25 Порядка).
Порядок также разъясняет ситуацию, когда организация была переименована, а запись об этом в трудовой книжке оказалась с ошибкой.
Итак, если запись об увольнении или переводе на другую работу признана недействительной, работнику по его письменному заявлению выдается дубликат трудовой книжки по месту работы, где была совершена ошибка. В этот дубликат переносятся все записи, за исключением неверной, а неточность заменяется правильной формулировкой.
При увольнении работника записи, внесенные в его трудовую книжку, заверяются подписью работодателя или лица, ответственного за ведение трудовых книжек, печатью работодателя (отдела кадров) при ее наличии (п. 36 Порядка). А вот условие об обязательном заверении внесенных сведений подписью работника отсутствует. Но помните, что согласно п. 41 Правил при получении трудовой книжки в связи с увольнением работник расписывается в личной карточке и в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них.
Статьями 34 – 36 Порядка установлены сроки, в которые работодатель обязан выдать работнику на руки трудовую книжку. При увольнении – в последний день работы (с внесенной в нее записью об увольнении). При получении от работника заявления о выдаче или заявления о переходе на электронный «трудовик» – в течение 3 рабочих дней.
Порядок не содержит правила, согласно которому для учета трудовых книжек используются приходно-расходная книга по учету трудовой книжки и вкладыша в нее и книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них. То есть учет трудовых книжек, бланков трудовой книжки и вкладыша в нее работодатель вести должен (п. 39 Порядка). Но он не обязан использовать приходно-расходную книгу и книгу учета движения книжек, вкладышей. Согласно п. 40 Порядка работодатель самостоятельно разрабатывает книги (журналы) по указанному учету.
Требования к таким разрабатываемым книгам (журналам) указаны в п. 40 Порядка. При учете движения фиксируются сведения о трудовых книжках, принятых от поступивших на работу, а также о трудовых книжках и вкладышах в них, выдаваемых работникам вновь, с указанием их серии и номера. В книгу (журнал) по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее вносятся сведения обо всех операциях, связанных с получением и расходованием бланков и вкладышей, с указанием серии и номера каждого бланка. Указанные документы учета должны быть пронумерованы, прошнурованы, заверены подписью руководителя организации, печатью организации (при наличии). Отметим, что сургучная печать или пломбиратор уже не требуются.
При этом использование учетных книг (журналов) допустимо – работодатели, не жалеющие тратить время на разработку новых бланков, могут вносить записи в имеющиеся привычные учетные документы.
При выдаче каждого вкладыша в трудовой книжке ставится штамп с надписью «Выдан вкладыш» и указывается серия и номер вкладыша. Указанную запись следует делать на титульном листе трудовой книжки, а если там места нет, то на титульном листе первого вкладыша (п. 33 Порядка).
* * *
Итак, количество разворотов в «трудовике» меняется. Порядок позволяет использовать технические средства для внесения записей. Сведения об образовании скорректированы, алгоритмы ведения трудовой книжки госслужащим, совместителям и «дистанционщикам» дополнены. В Порядке регламентированы действия в ситуации, когда сведения, внесенные в трудовую книжку, оказались ошибочными. Установлены новые сроки, в которые работодатель обязан выдать работнику на руки трудовую книжку. Разрешено не использовать приходно-расходную книгу и книгу учета движения при выдаче трудовых книжек и вкладышей, однако учитывать книжки и вкладыши необходимо.
В ст. 112 ТК указаны все праздники. Однако ежегодно Правительство РФ определяет переносы для того, чтобы выходные и праздничные дни использовались рационально.
Согласно Постановлению Правительства от 16.09.2021 г. № 1564 определены переносы в 2022 году. Новогодние праздники будут длиться с 31 декабря 2021 года по 9 января 2022 года.
На основании Постановления Правительства от 07.10.2021 г. № 1706 определена допустимая доля сотрудников-иностранцев на 2022 год.
В документе указываются такие виды деятельности как выращивание овощей, лесоводство и лесозаготовки, обработка древесины и производство деревянных изделий, строительство, оптовые продажи пиломатериалов, розничная торговля в нестационарных торговых точках и т.д.
На основании документа установлено, что хозяйствующие субъекты обязаны до конца 2021 года привести численность иностранных сотрудников в соответствие с положениями данного документа.
Рассматривается законопроект № 1258300-7, согласно которому планируется с 1 января 2022 года повысить МРОТ до 13 617 руб./мес.
В пояснительной записке к документу сказано, что увеличение МРОТ в 2022 году по отношению к 2021 году (12 792 руб./мес.) составит 825 руб., т.е. будет рост МРОТ на 6,4%.
Поправки по охране труда
На основании Федерального закона от 02.07.2021 г. № 311-ФЗ будут введены корректировки в ТК РФ, которые начнут действовать с 1 марта 2022 года.
В частности, изменения будут следующие:
- установят порядок управления профрисками на рабочих местах;
- запретят работать в опасных условиях;
- разрешат проводить видео-, аудио- и иные виды фиксации рабочих процессов;
- введут обязательное ведение работодателями учета микротравм;
- появятся конкретные статьи по несчастным случаям и микротравмам.
Рассматривается законопроект № 1256989-7, согласно которому планируется, что с 1 сентября 2022 года управлять легковыми такси и общественным транспортом смогут только те лица, у которых нет судимости за некоторые виды преступлений.
Соответствующие корректировки будут внесены в гл. 51 ТК РФ.
Сотрудники обязаны до 1 марта 2023 года подать работодателю справку об отсутствии (наличии) судимости и (или) факта уголовного преследования. При невыполнении данного требования работодатель обязан отстранить работника от выполнения трудовых обязанностей.
Изменения в трудовом законодательстве в 2022 году
О таких требованиях должны знать компании и ИП, осуществляющие коммерческие перевозки или перевозки для своих целей автобусами и грузовиками.
До 1 января 2027 года к таким работникам будет предъявляться больше требований, которые закреплены в Приказах Минтранса от 31.07.2020 г. и от 29.07.2020 г. № 264.
К примеру, водители легковых автомобилей должны понимать, как оказывать помощь при посадке и высадке пассажиров, в т.ч. при использовании специальных устройств для инвалидов.
На основании требований регламентируются новые правила профотбора и обучения работников, чья трудовая деятельность основана на эксплуатации автомобилей.
В соответствии с Постановлением Правительства от 14.09.2021 г. № 1552 с 25 сентября 2021 года действует обновленный порядок исчисления среднего заработка.
Установлено, что средний заработок рассчитывается делением доходов человека, на которые начислены страхвзносы на ОПС за расчетный период, на число месяцев в этом же периоде.
При этом учитываются такие виды выплат для исчисления:
- зарплата, начисленная по ставкам и тарифам, по сдельным расценкам и т.п.;
- зарплата в натуральной форме;
- разница в должностных окладах сотрудников, которые перешли на нижеоплачиваемую работу с сохранением размера должностного оклада по предыдущему месту работы;
- надбавки и доплаты;
- премии и вознаграждения.
Если у работодателя среднесписочная численность сотрудников от 25 чел. и больше, а также если юрлицо имеет в уставном капитале долю участия РФ, субъектов РФ или муниципального образования, то с 1 января 2022 года для них регламентировано требование — размещать данные о вакансиях на портале «Работа в России».
Эта информация будет содержать сведения о потребностях в сотрудниках, об условиях их привлечения к работе и наличии свободных мест.
На данный момент Минтруд подготовил проект приказа, предусматривающего формы, по которым нужно будет направлять информацию о потребностях в кадрах.
Заполнение трудовых книжек регулируется статьей 66 ТК РФ. Кроме того, действует новый приказ Минтруда № 320н от 19.05.2021. В нем подробно раскрыты нюансы внесения сведений в документ и исправления некорректных записей. Правила ведения и хранения трудовых книжек, утвержденные постановлением правительства № 225 от 16.04.2003, упразднены с 01.09.2021.
Подпись работника в трудовой книжке и карточке Т-2 с 1 сентября 2021
Правила устанавливают следующие обязанности работодателя:
- оформить электронную ТК при первом трудоустройстве (бумажные для поступающих на работу впервые больше не предусмотрены);
- вносить записи в строго установленный срок (5 дней), а при увольнении — в день увольнения;
- использовать точные формулировки из ТК РФ или федеральных законов со ссылкой на них, если делается запись в трудовой книжке о переводе на другую должность или другие записи;
- вносить сведения о поощрениях за заслуги в труде (госнаграды, звания, знаки, дипломы);
- вернуть книжку владельцу при увольнении в последний рабочий день, а если бланк пришел в негодность, выдать дубликат;
- заверить записи подписью ответственного лица, печатью организации (если есть);
- уведомить работника о необходимости забрать ТК, если по каким-то причинам работник не смог ее получить в день увольнения (в противном случае работодатель понесет ответственность за задержку выдачи);
- дополнить ТК вкладышем, если страницы закончатся;
- вести обязательный учет движения книжек и вкладышей.
За нарушение порядка ведения, учета, хранения и выдачи бланков должностные лица несут ответственность по ст. 5.27 и ст. 13.20 КоАП РФ.
Инструкция по заполнению содержит такие правила внесения записей:
- даты вписывают арабскими цифрами в формате ДД.ММ.ГГГГ;
- используют перьевую, гелевую или шариковую ручку черного, синего или фиолетового цвета, штампы (печати) или печатающую технику;
- не применяют сокращений;
- не зачеркивают записи при исправлении (это не относится к титульному листу), под некорректной записью пишут «Запись номер __ недействительна», ниже вносят правильную;
- Ф.И.О. пишут полностью, без замены инициалами, дату рождения — на основе паспорта;
- информацию о профессии и образовании указывают на основании соответствующих документов;
- подпись работника теперь не обязательно должна заверить сведения.
Титульный лист оформляем особо внимательно. Любые помарки и неточности приводят бланк в негодность.
На этой странице должна содержаться следующая информация:
- Ф.И.О. владельца;
- дата его рождения;
- образование (среднее, среднее специальное, высшее);
- наименование профессии, как в дипломе;
- дата открытия книжки;
- подпись лица, заполнявшего бланк;
- печать организации (если есть).
Эта страница заполняется только на основании документов, которые предоставил работник: паспорт, СНИЛС, документ об образовании (обычно диплом), свидетельство о заключении (расторжении) брака.
Каждая страница этого раздела состоит из 4 граф:
- Порядковый номер текущей записи.
- Дата приема на работу, увольнения, награждений и других событий.
- Сведения об организации, наименование должности и подразделения. Здесь же фиксируются факты принятия на работу, увольнения, перевода на другую должность.
- Подтверждение сделанной записи — наименование, дата и номер приказа, согласно которому сделана запись.
Переход с одной должности на другую отражается в разделе «Сведения о работе».
Различают два вида переводов:
- внутренний — работник меняет должность, находясь в той же организации;
- внешний — меняется работодатель, предыдущий договор разрывается, заключается новый.
При внутреннем переводе в третьей графе книжки пишут «Переведен на должность… » и указывают новую должность и название отдела, если он менялся.
Как правильно заполнить трудовую книжку
20.08.2021
С 01.09.2021 года вступает в действие Порядок ведения и хранения трудовых книжек, утвержденный Приказом Минтруда России от 19.05.2021 N 320н «Об утверждении формы, порядка ведения и хранения трудовых книжек».
При этом пункт 4 данного Порядка ничем не отличается от пункта 4 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденных Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225. Звучал и звучит данный пункт так:
«В трудовую книжку вносятся сведения о работнике, выполняемой им работе, переводе на другую постоянную работу и об увольнении работника, а также основания прекращения трудового договора и сведения о награждении за успехи в работе».
Это означает, что ни ранее, ни далее запись в трудовую книжку о временном переводе не вносилась и вноситься не будет.
Но это не относится к случаям, когда временный перевод становится постоянным. То есть у работодателя существует обязанность внести эту запись, но из-за отсутствия нормативных требований к такой записи и официальных разъяснений, существовали разные мнения, дискуссии и у практикующих кадровиков всегда существовали опасения, что эту запись вносят неправильно.
Законодатель устранил данный пробел, регламентировав это событие в абзаце 6 пункта 10 Порядка:
«10. …В случае признания временного перевода постоянным, в трудовую книжку вносится следующая запись: в графе 1 раздела «Сведения о работе» ставится порядковый номер записи, в графе 2 ставится дата фактичного начала исполнения работником обязанностей в связи с временным переводом, в графе 3 указывается наименование структурного подразделения организации с указанием его конкретного наименования, наименования должности (работы), специальности, профессии с указанием квалификации, в графу 4 заносятся дата и номер приказа (распоряжения) или иного решения работодателя, на основании которого работник был временно переведен и на основании которого работник переведен на постоянной основе».
Таким образом, уже сейчас можно пользоваться этой формулировкой, если в организации у кого-то из работников временный перевод стал постоянным.
Рекомендуем:
-
Всё про новый Порядок ведения и хранения трудовых книжек (доступ свободный)
-
Как согласно новому порядку ведения трудовых книжек будет теперь выглядеть запись о превращении временного перевода в постоянный? Приведите пример (доступ свободный)
-
Временный перевод стал постоянным. Что оформлять? Как отразить в СЗВ-ТД? (доступно подписчикам журнала «Кадровик-практик»)
Все записи о работе, переводе, квалификации, награждениях вносят в трудовую книжку на приказа, распоряжения или иного решения работодателя.
Все записи, кроме записи об увольнении, вносятся не позднее 5 рабочих дней со дня подписания распорядительного документа руководителем компании,
Запись об увольнении нужно внести в трудовую книжку в день увольнения в точном соответствии с причиной указанной в приказе.
В графе 3 раздела «Сведения о работе» трудовой книжки в виде заголовка нужно вписать полное наименование организации и сокращенное (при его наличии).
Ниже под заголовком в графе 1 ставится порядковый номер записи.
В графе 2 указывается дата приема на работу.
В графе 3 делается запись о том, в какое структурное подразделение принят работник с указанием наименования должности, специальности, профессии с указанием квалификации.
В графу 4 заносятся дата и номер приказа или иного решения работодателя, согласно которому работник принят на работу.
Если временный перевод станет постоянным, в трудовую книжку вносится следующая запись:
- в графе 1 раздела «Сведения о работе» ставится порядковый номер записи,
- в графе 2 ставится дата фактичного начала исполнения работником обязанностей в связи с временным переводом,
- в графе 3 – наименование структурного подразделения, наименование должности, специальности, профессии с указанием квалификации,
- в графе 4 – дата и номер приказа или иного решения работодателя, на основании которого работник был временно переведен и на основании которого работник переведен на постоянной основе.
По желанию работника в его трудовую книжку может быть внесены запись о работе по совместительству. Такая запись делается на основном месте работы на основании документа, подтверждающего работу по совместительству.
Если работник оказался безработным, запись о его прежней работе по совместительству может сделать непосредственно бывший работодатель.
Записи работе по совместительству, переводе и увольнении могут вноситься в хронологическом порядке или блоками (одновременно о приеме и увольнении).
Если за время работы меняется наименование организации, запись этом нужно внести отдельной строкой.
В графе 3 раздела «Сведения о работе». Запись должна выглядеть так: «Организация (наименование, дата переименования) переименована (новое наименование организации)».
В графе 4 проставляется основание переименования: приказ, его дата и номер.
Запись об увольнении нужно внести в трудовую книжку в день увольнения в точном соответствии с причиной указанной в приказе и со ссылкой на соответствующие статью, часть статьи, пункт статьи Трудового кодекса РФ или иного федерального закона.
Причина увольнения (прекращения трудового договора) вносится в точном соответствии с формулировками Трудового кодекса РФ:
- в графе 1 ставится порядковый номер записи;
- в графе 2 указывается дата увольнения (прекращения трудового договора);
- в графе 3 делается запись о причине увольнения (прекращения трудового договора);
- в графе 4 указывается наименование документа, на основании которого внесена запись, — приказ (распоряжение) или иное решение работодателя, его дата и номер.
Датой увольнения считается последний день работы, если иное не установлено трудовым договором или соглашением сторон.
В трудовую книжку вносятся сведения о награждении (поощрении) за трудовые заслуги:
а) о награждении государственными наградами, в том числе о присвоении государственных почетных званий;
б) о награждении наградами Президента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации, наградами федеральных и региональных органов власти, органов местного самоуправления, профсоюзов (в отношении членов профсоюзов);
в) о награждении почетными грамотами, нагрудными знаками, значками, дипломами, производимом работодателями;
г) о других видах поощрения, предусмотренных законодательством Российской Федерации, а также коллективными договорами, правилами внутреннего трудового распорядка, уставами и положениями о дисциплине.
Сведений о награждении носятся в следующем порядке:
- в графе 3 раздела «Сведения о награждении» трудовой книжки в виде заголовка указывается полное наименование организации, а также сокращенное наименование организации (при его наличии);
- ниже в графе 1 ставится порядковый номер записи (нумерация, нарастающая в течение всего периода трудовой деятельности работника);
- в графе 2 указывается дата награждения;
- в графе 3 записывается, кем награжден работник, за какие достижения и какой наградой;
- в графе 4 указывается наименование документа, на основании которого внесена запись, со ссылкой на его дату и номер.
Работники, потерявший трудовую книжку, обязан немедленно сообщить об этом своему работодателю и написать заявление о выдаче дубликата.
Работодатель обязан выдать дубликат трудовой книжки не позднее 15 рабочих дней со дня подачи работником заявления.
В дубликат вносятся следующие сведения:
а) фамилия, имя, отчество (при наличии), дата рождения работника;
б) образование, профессия, специальность — на основании документов об образовании, о квалификации или наличии специальных знаний (при поступлении на работу, требующую специальных знаний или специальной подготовки);
в) сведения о работнике, указываемые на титульном листе трудовой книжки, заполняются следующим образом:
- фамилия, имя и отчество указываются полностью, без сокращений или замены имени и отчества инициалами,
- дата рождения записывается полностью (число, месяц, год) на основании паспорта или иного документа, удостоверяющего личность;
- запись об образовании (основное общее, среднее общее, среднее профессиональное, высшее (бакалавриат, специалитет, магистратура, подготовка кадров высшей квалификации) осуществляется только на основании документов об образовании (аттестата, удостоверения, диплома);
- профессия и (или) специальность указываются на основании документов об образовании, квалификации или наличии специальных знаний (при поступлении на работу, требующую специальных знаний или специальной подготовки) или других надлежаще оформленных документов;
г) после указания даты заполнения трудовой книжки работник своей подписью на титульном листе трудовой книжки заверяет правильность внесенных сведений;
д) титульный лист трудовой книжки подписывает также лицо, ответственное за выдачу трудовых книжек, после чего ставится печать организации;
е) сведения об общем стаже работы работника до поступления к данному работодателю, подтвержденном документально;
ж) сведения о работе и награждении (поощрении), которые вносились в трудовую книжку по последнему месту работы.
Если ранее в трудовой книжке были записи, признанные в последствии недействительными, в дубликат они могут не вносится.
Если произошла массовая утрата трудовых книжек работодателем в результате чрезвычайных ситуаций, стихийных бедствий, стаж работников устанавливает комиссия, создаваемая органами исполнительной власти. В состав комиссии включают представителя работодателя, профсоюза или иных представительных органов и заинтересованных организаций.
По результатам работы комиссии составляется акт, в котором указываются периоды работы, профессия (должность) и продолжительность трудового стажа работника.
Работодатель на основании акта комиссии выдает работнику дубликат трудовой книжки.
Если документы не сохранились, стаж работы, в том числе установленный на основании свидетельских показаний, может быть подтвержден в судебном порядке.
В таком же порядке выдается дубликат трудовой книжки, если трудовая книжка (вкладыш) пришла в негодность (обгорела, порвана, испачкана).
При выдаче дубликата в правом верхнем углу первой страницы дубликата трудовой книжки делается надпись: «Дубликат». На первой странице (титульном листе) прежней трудовой книжки пишется: «Взамен выдан дубликат» с указанием его серии и номера.
Преимущества ЭТК для работников следующие.
- Доступность сведений из электронной трудовой книжки. Как известно, бумажная трудовая книжка хранится у работодателя. И если работнику нужны какие-либо сведения из нее, то он должен обращаться в отдел кадров с просьбой предоставить книжку, затем копировать нужные страницы и возвращать ее. А выписку из ЭТК можно получить за несколько минут, к примеру, на портале госуслуг при наличии учетной записи.
- Невозможность потерять электронную трудовую книжку (помять, испачкать или испортить иным способом). Ведь физического носителя у нее нет. То есть в теории после перехода на ЭТК можно меньше волноваться за сохранность сведений о трудовой деятельности. ПФР на своем сайте, кстати, прямо указывает на высокий уровень безопасности и сохранности данных.
- Возможность проверки сведений, переданных работодателем в ПФР. Ведение трудовой книжки в электронном виде позволяет работнику контролировать достоверность сведений о трудовой деятельности, представленных в ПФР. Если, ознакомившись со сведениями, сотрудник обнаружит в них неверную информацию, то он вправе будет обратиться к работодателю с заявлением, чтобы тот исправил или дополнил сведения и направил их в Пенсионный фонд.
- Упрощение процедуры трудоустройства на дистанционную работу. Вместо сканов бумажной трудовой достаточно будет выслать будущему работодателю выписку из ЭТК.
- Оформление пенсии дистанционно. По разъяснениям ПФР дополнительное документальное подтверждение (по всей видимости, речь идет о документах на бумаге) не потребуется.
О преимуществах и недостатках электронной трудовой книжки было сказано выше. Исходя из них и нужно делать вывод. Пока ситуация выглядит так, что безопаснее все же не отказываться от бумажной книжки. Ведь тогда сведения о трудовой деятельности работника будут попадать и в ПФР, и в бумажную трудовую.
Вместе с тем, если вы много работаете дистанционно и вам удобнее использовать именно ЭТК, то возможно имеет смысл полностью перейти на электронные сведения.
Трудовая книжка в электронном виде: как вести и как пользоваться
Доступ к электронным трудовым книгам будет открытым для владельцев. И получить сведения можно несколькими способами:
- У последнего работодателя, который предоставит информацию, относящуюся к рабочей деятельности в этой конкретной организации. Нужно обратиться к руководству с соответствующим заявлением.
- У бывшего работодателя, если потребовались данные с прошлого места работы.
- В клиентской службе территориального отделения ПФ.
- В одном из многофункциональных центров (МФЦ).
- Через единый портал Госуслуг (при наличии подтверждённой учётной записи).
- В личном кабинете пользователя официального сайта Пенсионного фонда.
Возможно запросить данные в электронном формате, например, на карту памяти или электронную почту. Но также можно заказать выписку на бумажном носителе. Предоставление сведений осуществляется без привязок к местам трудовой деятельности или проживания граждан.
А нет ли рисков утечки данных о работниках из ПФР, ведь «утекают» данные даже из крупных банков.
Иван Шкловец: За сохранность сведений о трудовой деятельности работников, об их пенсионных правах, хранящихся в информационных ресурсах ПФР, отвечают органы Пенсионного фонда. За сохранность персональных данных работников отвечают их работодатели.
Сведения, поступившие в ПФР и хранящиеся в их информационных ресурсах, защищены, их утрата невозможна.
Еще один вопрос, который часто встречается. В формах передачи информации в ПФР нет графы, где указываются награды работника за весь его трудовой путь. И что делать с этими наградами? Как передавать информацию о них?
Иван Шкловец: К сожалению, да, новые формы не предусматривают такую опцию, которую мы заносили в бумажную трудовую книжку. Если для работника это очень важно, он подаст заявление сохранить бумажную трудовую книжку, и туда придется все эти награды записывать. Они могут в дальнейшем пригодиться, например, для получения звания «Ветеран труда».
Если человек выбрал электронную книжку, то он сам должен собирать и хранить свои награды — грамоты, благодарности, приказы об их объявлении, чтобы в дальнейшем представить их в соответствующие государственные органы.
Марина, руководитель отдела кадров: Один сотрудник в феврале попросил отдать ему бумажную трудовую книжку. Какую запись в ней мы должны сделать и как быстро ее ему выдать?
Иван Шкловец: Я не рекомендую торопиться, потому что образец такой записи будет внесен в инструкцию по заполнению трудовых книжек, сейчас такие изменения готовятся. Давайте подождем, получим нужную запись, внесем ее в трудовую книжку, чтобы потом не признавать недействительными ранее внесенные записи.
Но если работник настаивает, то Трудовой кодекс предусматривает примерную форму записи, которую можно внести в трудовую книжку, — запись о том, что работником подано заявление о предоставлении ему сведений о трудовой деятельности в соответствии со ст. 66.1 Трудового кодекса. И в четвертой графе трудовой книжки, где основание для внесения записи, вы указываете номер и дату заявления работника. Но я еще раз рекомендую подождать.
Если человек выбрал электронную книжку, то он сам должен собирать и хранить свои награды, чтобы в дальнейшем представить их в соответствующие государственные органы
Похожие записи: